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事務職への面接で質問されることは？おすすめ回答例や受かるコツを解説
この記事のまとめ
- 事務職を目指す際は、面接で保有資格やスキルについて質問されることがある
- 面接での逆質問の内容から、事務職に必要なコミュニケーションスキルを確認されることもある
- 面接に臨む前に事務職に必要なスキルを把握しておくと、自己PRに役立てやすい
- 事務職への就職を成功させるためには、一般的な面接の流れやマナーを理解しておこう
あなたにおすすめ！
事務職を希望している方のなかには、事前に企業からの質問を把握して面接に臨みたいと考える方もいるでしょう。事務職の面接では、就職・転職を考えた理由や志望動機のほかに資格やスキルに関する質問をされる傾向があるようです。
このコラムでは、事務職へ就職・転職する際の面接でよく聞かれる質問を解説しています。回答例や逆質問のポイント、面接に受かるためのコツなどもまとめました。面接の対策を立てるための参考にしてみてください。
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事務職の面接で聞かれる質問と回答例
事務職に限らず、面接では就職・転職の目的や志望理由を質問される傾向があります。また、事務職の仕事内容にフォーカスした質問をされることもあるようです。面接で好印象を残すためには、事前に質問内容を想定し、回答を用意しておくのが望ましいでしょう。
以下では、事務職に就職・転職する際の面接で聞かれやすい質問を12問ご紹介します。回答例も参考に、面接準備を始めてみてください。
事務職の面接で聞かれる質問と回答例
1.「なぜ就職・転職をするのですか」
企業の面接官が就職・転職理由を聞くのは、働くことへの意欲を確認したり、転職の場合は同じ理由で早期退職してしまわないかを見極めたりすることが目的のようです。
「なんとなく」といった消極的な就職理由を伝えたり、前職の不平不満ばかりを挙げたりすると、面接官に「嫌なことがあったらすぐに会社を辞めてしまうのでは」と懸念を抱かれる恐れがあります。
回答例
前職では慣例的な仕事のやり方を重視しており、あえてIT化を控える業務もありました。すべてをIT化することが良いとは思わないものの、手書きなどアナログな作業では効率が悪く、残業やミスも多く発生していました。
改善を求めてIT化を提案したものの受け入れられず、より自分に合った働き方が叶う会社で業務貢献がしたいと考えて転職を決意しました。
例文のように、就職・転職理由はできるだけ前向きな内容に言い換え、仕事への熱意をアピールするのがポイントです。転職理由をポジティブに言い換える方法は、「転職理由は本音を伝えるべき？答え方やポジティブに言い換える例文を紹介」のコラムをご覧ください。
2.「志望動機を教えてください」
企業の面接官は志望理由から、入社意欲の高さや会社とのマッチ度を確かめたいと考えています。そのため、志望動機は「なぜ志望先企業の事務職を選んだのか」が面接官に分かりやすく伝わるような内容にしましょう。
回答例
私が御社を志望するのは、業界のなかでも特に海外とのやり取りが多いからです。私は学生時代に中国語を専攻しており、3年生のときには休学して北京の△△大学への留学も経験しました。留学先では中国籍以外の仲間もいたため、中国語に加えて英語も身についています。
また、御社は社員の挑戦を非常に重視しており、実績や社歴、年齢を問わずやりたいことにチャレンジできる社風に魅力を感じております。
自己分析によって自身のスキルを洗い出し、企業研究をして企業の採用ニーズを把握すると、盛り込むべきポイントを見つけやすくなります。
事務職の志望動機の例文については、「事務職の志望動機はどう書く？未経験のアピールポイントや例文を紹介」でも解説しているので、参考にしてみてください。
3.「事務職で活用できるスキルや資格はありますか」
事務職は資格なしから目指せる可能性のある職種です。ただし、即戦力となる業務経験やスキルがあると面接官から評価されやすい傾向があります。
そのため、事務経験がない場合も、事務職で活用できるスキルや資格があれば積極的に伝えましょう。
回答例
ワード・エクセル・パワーポイントなど、オフィス系ソフトは問題なく使用できます。また、ワードとエクセルはMOSのエキスパートを取得しています。そのほか、前職では営業事務を行っていたので書類や請求書、プレゼン資料の作成も得意です。
例文では、即戦力になることをアピールするために、自分のもつ資格やスキルを具体的に説明しています。
4.「事務職が担う役割は何だと思いますか」
この質問には、会社のなかで事務職が担う役割について聞くことで、応募者がどのような意識を持って仕事に取り組んでいるのかを知ろうとする意図があります。
前職が事務職の場合は、自分が携わっていた業務が会社にどのような影響を及ぼしていたのかを考えてみましょう。未経験から事務職に挑戦する場合は、志望先企業の求人情報をよく読み込んだうえで、自分なりの意見を述べると効果的です。
回答例
事務職は、会社の業務がスムーズに進むようにサポートする役割を担っていると思います。データ入力や書類の管理などの日々の業務の蓄積が、会社で働いている人々の役に立っていることにやりがいを感じています。
上記はあくまでも例文のため、必ずしも同じように回答する必要はありません。自分が大事だと感じる事務職の役割を、率直に答えてみましょう。
面接では、明確な答えのない質問をされることもあります。正解・不正解ではなく自分なりの意見をハッキリと述べることを重視して、回答を考えてみてください。
5.「事務の仕事で感じた課題と改善策を教えてください」
上記のような質問は、事務職から事務職へ転職する場合にされることがあるでしょう。
企業の面接官は、応募者に自ら課題を特定し、対処できる能力があるかを知りたいと考えています。事務職は定型業務が中心と思われがちですが、突然の電話や来客、緊急の依頼などにも柔軟に対応できる力が必要だからです。
回答例
事務職として働き出した当初は、タスク管理の仕方に課題を感じていました。仕事を順番にこなすだけでは効率が悪く、予定が滞ってしまいます。そこで、締め切りや業務量によってタスクに優先順位を付けることを徹底しました。優先度の高いものから進めることで、効率的に業務を遂行できるようになったと感じています。
例文のように、前職で困難だと感じた事例と、状況改善のために自分が取った行動をできる限り具体的に伝えるのがポイントです。
6.「事務職で楽しいと感じる仕事はどのようなことですか」
事務職の経験者の場合、「楽しいと感じる仕事」について問われることもあるようです。事務職を通して感じる楽しさを挙げて、それに基づく具体的なエピソードを添えると説得力が増すでしょう。
回答例
事務職の仕事で楽しいと感じることは、多くの人から感謝されることです。前職では、営業事務で会議の資料作成や企画の立ち上げなどを担当し、同じ部署の社員から直接感謝の言葉をもらう機会が多くありました。社内の仕事をスムーズに進められるようサポートする業務は、人の役に立つ仕事としてやりがいを感じています。
楽しいと感じた経験がない場合は、やりがいやちょっとした満足感を感じた瞬間を考えてみるのがおすすめです。コツコツと業務に取り組み、最後の作業が終わったときの少しの達成感も、楽しさの一つと捉えられるでしょう。
7.「事務職をするうえで重要なスキルは何だと思いますか」
企業の面接官は、この質問をとおして求職者が考える重要なスキルを知るだけでなく、そのスキルをどのように活用してきたのかを知りたいと考えています。事務職未経験の場合は、「事務職が担う役割は何だと思いますか」の質問と同様に、事務職の仕事内容や応募先の求人情報をよくリサーチしたうえで自分なりの見解を述べましょう。
回答例
事務職をするうえで重要なスキルは、臨機応変な行動力とスケジュール管理能力だと考えています。私は前職で人事事務を担当しており、常に正確な作業が求められる現場におりました。そこで、各種手続きの期日を厳守できるようスケジュール管理ツールで進捗状況を把握し、個別にやり取りをしたい社員には、社内チャットを使用してすぐに連絡がつくよう効率化を図っていました。
また、状況によっては対面でのやり取りも行い、申請漏れや対応ミスなどを未然に防いでいました。御社でもこのスキルを活かし、スムーズな業務に貢献したいと思っています。
ここでは、「事務職にとって重要なスキルをこれまでどう仕事で活用してきたか」「そのスキルをどのように活かして応募先企業に貢献できるか」について答えましょう。具体的に答えることで仕事への取り組み方や働きを面接官にイメージしてもらいやすくなり、評価につながる可能性があります。
8.「仕事で不十分な指示を受けた場合どう対処しますか」
仕事に対して十分な指示が受けられなかったとき、求職者がどのような対応をするのかを知るための質問です。また、周囲にサポートや説明を求めることに抵抗がないかも判断されます。
回答例
仕事で明確な指示がなかった場合、まずは自分の力で解決できる方法を探します。自社の業務マニュアルを確認したあと、インターネットを使って必要な情報が得られるかどうかを調査します。時間を掛けすぎず、短時間で検索作業を行います。
それでも解決できなかった場合は、業務を担当している上司や同僚に説明してもらえるよう声掛けをします。すべてを聞くのではなく、要点のみに絞って簡潔に質問し、回答をもとに業務を進めます。
この質問の回答では、課題に対する具体的な解決方法や、必要であれば周囲に協力を求める姿勢があることを伝えると、問題解決力を評価してもらいやすいでしょう。
9.「慎重な業務を求められた際の対応を教えてください」
事務職は、社外秘や顧客情報など、重要な秘密情報を扱うことが多い職種です。そのため、面接官はこの質問から、情報の取り扱い方や慎重な業務にどう対応するのかを判断します。
回答例
前職では法務事務を担当していたため、顧客との契約書を取り扱う場面が多く、常に情報の取り扱いに慎重な対応が求められていました。契約書のチェックや特許管理など法律に関する業務が多かったため、どんなに慣れた業務でもダブルチェックを徹底し、些細なことも見逃さないよう慎重な対応に努めていました。
前職の別部署には知り合いも多くいましたが、業務時間外に仕事内容について話すようなこともありませんでした。実際に影響がなかったとしても、さまざまな秘密情報に関わる仕事を担当している以上、自覚をもって行動することが不可欠であると考えています。
回答では、慎重な行動が求められたときのエピソードを挙げ、どのように対応したのかを具体的に解説するのがポイントです。
10.「事務職で最も難しいと感じることは何ですか」
面接で事務職の難しさを聞くのは、求職者の弱点を知るためです。この質問の回答から、自分の弱点を把握し、改善策を立てられるかどうかを判断します。
回答例
事務職で最も難しいと感じることは、業務の優先順位を把握することです。前職の営業事務では社員のサポートが重要になるため、多職種連携を行いました。関わる人が多いぶん、「どのタスクを先に対応すべきか」といったことが曖昧になってしまい、苦労したことがありました。
この経験から、タスクの整理をするためのスケジュールツールを活用するようになり、自分の業務の優先順位をしっかり把握できるようになりました。この方法を行うようになってからは、仕事中も頭の中がクリアになり、「どのタスクにどれくらいの時間が掛かるか」といった時間の調整もしやすく、余裕をもって業務に取り組めるようになりました。
自分がこれまで難しいと感じたことを述べたうえで、その状況を乗り越えるために何をしているのかを具体的に答えましょう。
11.「チームサポートを任された際、どう対応しましたか」
この質問から企業の面接官が知りたいことは、求職者のマネジメント能力です。過去に自分がチームをサポートした経験を述べ、対応力や努力したことをアピールしましょう。
この質問では、事務職の経験の有無は問われませんが、事務職の業務に役立つエピソードを交えて回答すると、面接官に好印象を与えられます。
回答例
高校生のとき、3年間バスケットボール部に所属していました。自分は周りと比べて体力がなく、プレーでチームに貢献することがあまりできなかったのですが、2年生の頃「何か自分にできることはないか」と考え、チームを優勝に導くための分析を始めました。
視野の広さや観察することが得意だったので、チームメンバーのプレースタイルの把握や、対戦校の選手の特徴やフォームの研究などを行いました。試合前には、メンバーからの意見もまとめながら、自分の指揮で具体的な戦術を練りました。
その結果、県大会で優勝することができました。私は自分の新たな強みに気づけたとともに、チーム全体を一つの目標に導くことができたという自信がつきました。このスキルを御社でも活かし、業務に貢献していきたいと思います。
このように、マネジメント能力を試された過去のエピソードを含めて回答しましょう。会社でのマネジメント経験がない場合は、学生時代のエピソードを伝えることも可能です。
12.「事務職でやりがいがあると感じたことを教えてください」
事務職の経験者に対して、事務職をするうえで良かったことや、やりがいを感じたことについて確認する質問です。応募者が培ってきた経験やスキルなどをどのように活かし、会社に貢献できるのかを把握する意図があります。
回答例
事務職でやりがいがあると感じたことは、自分で業務の効率化を図れるところです。前職では経理事務として、伝票処理や経費計算などを行っていました。数字を扱う仕事のため、正確性が求められることに加え、業務量の多さからスピーディーな作業が必要でした。
そのため、キータッチが素早くできるよう工夫をしました。元々一般的なショートカットキーしか知らなかったのですが、作業効率につながるよう新たに操作を覚えました。また、エクセルの関数についても独学で勉強し、作業時間の大幅な軽減も実現しました。
事務職は、数値的な成果を出す仕事ではないものの、自分の取り組み方次第で効率化を図ったり達成感を生み出せたりするのは、大きなやりがいだと感じています。
回答では、自分が業務に対してとった行動やその結果などを踏まえたうえでやりがいについて述べると、効果的なアピールにつながるでしょう。
事務職の種類と仕事内容を把握しよう
ひとくちに「事務職」といっても、契約書の作成や電話対応などを行う一般事務、営業職をサポートする営業事務、税関での手続きや海外とのやり取りを行う貿易事務など、さまざまな種類があります。所属する企業や部署によって担当する業務や必要なスキルは異なるので、求人内容をよく確認しましょう。
事務職を目指す方は、「既卒が事務職に正社員就職するには？仕事内容やおすすめの資格も紹介」で事務職の種類を把握しておくのがおすすめです。
「ハタラクティブ」は、20代に特化した就職支援サービスです。専任のキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性を踏まえた求人提案や選考対策を行い、自己分析だけでなく就活準備までを丁寧にサポートします。
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事務職の面接では逆質問の対策も重要
事務職を目指す際、面接対策として、逆質問の対策もしっかりと行っておきましょう。逆質問とは、応募者から面接官に質問をすることで、面接の終盤で「何か質問はありますか」と聞かれるのが一般的です。
以下で、面接官が逆質問をする意図と好印象な逆質問例をそれぞれ解説しているので、参考にしてみてください。
面接官が逆質問をする意図
面接官が逆質問をするのには、以下のような意図があるといわれています。
- ・入社意欲の高さを確認したい
- ・自社の社風や方針と合う人材か見極めたい
- ・円滑なコミュニケーションが取れるか確かめたい
- ・応募者の疑問を解決して志望度を上げたい
面接官は、逆質問をする応募者の姿勢や発言内容から、入社意欲の高さを確認したいと考える傾向があります。また、応募者の価値観が社風や方針とマッチしているかもチェックポイントです。そのため、魅力的な経歴や高度なスキルを持っていても熱意を感じられなかったり、面接官に「自社とは合わない」と判断されたりした場合は、内定を得ることは難しいでしょう。
さらに、社内外と連絡を取ることが多い事務職の面接では、逆質問を通してコミュニケーション力を確かめられている場合もあるため、受け答えには十分注意する必要があります。言葉遣いや質問内容だけでなく、面接官の話を聞く姿勢も意識しましょう。
逆質問をする面接官の意図は、「中途採用面接の逆質問で好印象を与えよう！例文や6つの注意点を紹介」のコラムで詳しく紹介しているので、ぜひご一読ください。
面接で好印象な逆質問例
事務職の面接で好印象な逆質問例は、以下のとおりです。
- ・前職でMOSの資格を取得しましたが、配属部署ではこのスキルを活かせますでしょうか
- ・御社で事務職として活躍している方の共通点を教えてください
持っている資格やスキルを、入社後にどのように活かせるか聞くことで、自分の強みを面接官に印象付けられます。志望先企業が求める人物像をよく調べたうえで、採用ニーズに合った強みをアピールしましょう。
また、同じ業務分野で実際に活躍している人の特徴を聞くのも効果的です。「自分も同じような働きをして会社に貢献したい」という熱意を示せるでしょう。
事務職の面接で評価されるポイントは？
事務職の面接で評価されるポイントは、業務に対する熱意や誠実さです。これまでの経験や実績を通じて、どのように業務を進めてきたのかを具体的に伝えることで、仕事への姿勢をアピールできるしょう。
ほかにも、「縁の下の力持ち」として活躍する場面が多い事務職には、十分なコミュニケーションスキルがあることも重要です。未経験から事務職を目指す場合は、部活動やアルバイト、前職などの経験を根拠にコミュニケーション能力をアピールすることをおすすめします。
コミュニケーションスキルについて伝える際は、周囲とどのようなやり取りを行ったかを説明しましょう。「チームが一つになった」「業務の効率化につながった」といった成果があれば、積極的にアピールするのがおすすめです。
就職・転職エージェントのハタラクティブでは、サービスの一環として、あなたの魅力を十分にアピールするための面接対策も行っています。キャリアアドバイザーとマンツーマンで進めていくので、疑問点もすぐに質問することが可能です。「うまく伝えられるかな…」と不安な方も、自信をもって面接に挑めるようになりますよ。
ハタラクティブアドバイザー後藤祐介からのアドバイス
「ハタラクティブ」は、20代に特化した就職支援サービスです。専任のキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性を踏まえた求人提案や選考対策を行い、自己分析だけでなく就活準備までを丁寧にサポートします。
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事務職の面接に受かるコツ
事務職への面接に受かるコツは、「マナーを理解しておく」「必要なスキルを知る」などです。面接官に好印象を与えるためのポイントを理解して、面接の成功を目指しましょう。
面接時のマナーを把握しておく
求職活動において、面接のマナーを把握しておくことは大切です。質問への対策をしっかり行って面接に臨んだとしても、マナーから外れた行動をすると面接官に良くない印象を与える恐れがあります。
身だしなみに乱れがないか、必要な持ち物はすべて持ったかなどをよく確認したうえで、面接開始の10分前には受付を済ませるようにしましょう。面接中は受け答えの内容だけでなく、姿勢やお辞儀の仕方などにも気を配る必要があります。
事務職の面接の流れ
一般的な面接の流れは以下のとおりです。
- ・入室
- ・挨拶
- ・自己紹介
- ・志望動機を尋ねる質問
- ・持っているスキルや経験などの質問
- ・採用条件や募集要項などの説明
- ・業務内容や給与に関する説明
- ・逆質問
- ・退室
細かい質問内容や順番などは会社によって異なるものの、事務職に限らず、面接は上記のような流れで進んでいきます。自己紹介や志望動機、自己PRなどの基本的な質問には円滑に答えられるように準備しておきましょう。
面接の基本的な流れについては、「面接の流れやマナーを場面別に解説！よくある質問も確認しよう」のコラムもあわせてご参考ください。
事務職で必要なスキルをアピールする
事務職では、複数のタスクを並行してこなす能力や、部署や社内外を問わずさまざまな人と連携を取りながら業務を進める力が求められます。そのため、面接では業務処理能力やコミュニケーション力のアピールがポイントになるでしょう。
また、人をサポートすることにやりがいを感じるという場合も、事務職には適性があると考えられます。ほかにも、志望する事務職の種類によっては専門的な知識や資格が必要になることも。求人情報をよく確認して仕事に求められるスキルを把握し、自己PRに活かしましょう。
事務職で役立つ資格は、「事務系資格のおすすめ16選！選考で有利に働く検定や未経者向けも紹介」のコラムで紹介しているので、ぜひご一読ください。
スキルのアピールは具体的にするのがポイント
保有スキルは、入社後に担当する業務や研修内容を決める判断材料になります。そのため、面接で自分のスキルを具体的にアピールすることで、より自分の希望や能力に合った仕事を割り振ってもらえる可能性があるでしょう。
たとえば、パソコンスキルをアピールするときは、「どのようなソフトウェアをどの程度使えるのか」を具体的に説明するのがポイントです。必要な資格やスキルは、求人情報に応募条件として載っている場合もあるため、事前によく確認しておきましょう。
詳細な勤務条件はやむを得ない事情がある場合に伝える
面接では、「勤務地の希望はあるか」や「繁忙期に休日出勤できるか」など、勤務条件に関する確認をされることもあります。入社後にミスマッチを感じるリスクを避けるためにも、勤務に影響するようなやむを得ない事情がある場合は、あらかじめ理由とともに伝えておきましょう。たとえば、「家族の看病のため自宅近くの勤務地を希望します」「持病のため月に一度通院する必要があります」などです。事前に伝えておくことで、会社側も配慮しやすくなるでしょう。
特別な理由がなければ、「自宅から通える範囲だと助かりますが、できるだけ多くの経験を積みたいので勤務地の希望は特にありません」のように前向きな姿勢を示すのがおすすめです。
「面接練習をして就活・転職を成功させよう！一人で行う方法やよく聞かれる質問も紹介」では面接対策の方法を解説しているので、就職・転職で面接を控えている方はぜひ参考にしてみてください。
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