仕事の優先順位のつけ方とは？効率的に業務を進めるコツを紹介

「仕事の優先順位のつけ方を知りたい」と思う方は多いのではないでしょうか。仕事の優先順位をつけるときは、まず「緊急度」「重要度」に分けてから細かく分類していきましょう。また、あわせてToDoリストを活用することで効率よく業務を進められる可能性があります。このコラムでは、仕事の優先順位のつけ方を紹介。ToDoリストの作成方法や活用する際の注意点なども紹介しています。

仕事の優先順位のつけ方

業務を効率的に進めるためには、あらかじめ仕事の優先順位をつけておくことが大切です。順番が1つ違うだけで、そのあとの業務にも大きな影響を与えることがあります。では、どのように優先順位をつけたら良いのでしょうか。以下で解説していきます。

仕事の優先順位をつけるときは「緊急度」と「重要度」から考える

仕事の優先順位をつける際は、まずは担当する業務の中から、「緊急を要するもの」「重要度が高いもの」に分けましょう。緊急度と重要度別に分けたら、さらに以下のように4つに分類します。

• 1）緊急度・重要度がともに高い
  2）緊急度が高く、重要度が低い
  3）緊急度が低く、重要度が高い
  4）緊急度・重要度がともに低い

上記のように、「緊急度が高いもの」を優先して順位をつけていきましょう。

「難易度」と「効果性」をプラスしてさらに絞り込む

緊急度・重要度で業務を分けたら、次に「難易度」と「効果性」をプラスして優先順位を考えていきます。

• 1）難易度が低く効果性が高い
  2）難易度・効果性ともに高い
  3）難易度・効果性ともに低い
  4）難易度が高く効果性が低い

上記のように絞り込むことで細かく優先順位をつけることができます。なお、急に追加で業務が舞い込んできて、取り組む順番を判断できない場合は、上司に確認を取ってみましょう。また、上記の4番目のように「緊急度・重要度がともに低く、難易度が高く効果性が低い」といった業務は、本来やるべきことなのかどうかを今一度考え直してみるのがおすすめです。成果が出ない業務をいつまでも続けるより、新たな業務に着手した方が、より事業に貢献できる可能性があります。「終わりにする」という選択肢もあることを念頭におき、業務の効率化を図ることも大切です。仕事の優先順位をつける方法については、「仕事を効率化させるには？改善方法をご紹介します」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。

仕事の優先順位をつけたらToDoリストを活用しよう

仕事の優先順位をつけたあとに、急にほかの業務が入ったり、新しい仕事を任されたりすることもあるでしょう。そのようなときは、ToDoリストを作成してみるのも1つの方法です。ToDoリストとは、タスクに優先順位をつけて書き出したリストのことを指します。ToDoリストを作成すると、タスクが可視化されることで、効率良く仕事に取り組めるようになるでしょう。

ToDoリストを作成するタイミング

ToDoリストを作成するタイミングは、1日の業務終わりや始業後などがおすすめです。始業後や業務終わりに作成することで、その日の進捗や流れをまとめられるだけでなく、翌日のタスクが可視化されて効率良く業務が進められるでしょう。また、仕事の内容をある程度整理してから取りかかるのも効果的です。

ToDoリストの作成方法

ToDoリストを作成する際は、「今日中にやらなければいけないこと」「1週間以内にやるべきこと」「重要なこと」といった括りでリストアップしていきます。そのあとに、緊急度・重要度・難易度・効果性を反映させ、仕事の優先順位をつけていきましょう。なお、直近に担当する業務だけでなく、中長期的な業務に関してもリストアップしておくことで、先の仕事にも気を配ることができます。また、作成したリストは、手帳やスケジュールの管理ツールなど、いつでも見られる場所に管理しておくのがおすすめです。常に仕事の優先順位を把握しておくことで、急な追加業務が発生した際にもすぐに書き換えを行うことができるでしょう。

ToDoリストを活用する際の注意点

ToDoリストを活用する際は、リストに振り回され過ぎないように注意しましょう。ToDoリストは、あくまでも優先する指標であって、必ずしもそのとおりに実行しなければならないわけではありません。急に緊急性の高い業務が舞い込んできた場合も臨機応変に対応できるようにしておくことが大切です。また、周りの業務の進行具合や自分自身の作業効率の良し悪しなど、その時々に応じて対応する判断力も重要といえます。

仕事の優先順位をつけても業務を上手く回せないときは

ToDoリストを作成しても、「そもそもの業務量が多い」「納期までの期間が短く、完了できそうにない」など、場合によっては業務を上手く回せないこともあるでしょう。そのようなときは、1人で背負い込まずに周りの人に助け舟を出すことも大切です。優先順位の低いものを同じチームの人に割り振ったり、チームで成果を上げる機会を作ったりするなど、全体的にプラスになる方法を考えてみると良いでしょう。もし、周りの人に手伝ってもらっても業務に終わりが見えないときは、上司に相談して解決の糸口を見つけてみることをおすすめします。仕事の割り振り方については、「仕事を振るってどういうこと？任せるとの違いとは」のコラムでも紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。

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