「仕事の進め方が上手いのはどんな人？」と気になる方もいるでしょう。効率の良い仕事の進め方ができる人には、「完璧主義ではない」「タスクに優先順位をつけている」などの特徴があると考えられます。また、自分のキャパシティ以上の業務を抱えているときには周囲の人を頼ることも大切です。このコラムでは、仕事の進め方が上手い人の特徴を紹介。効率の良い仕事の進め方についても解説しています。

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仕事の進め方が上手い人の特徴

効率の良い仕事の進め方ができる人には、以下のような特徴があると考えられます。仕事の進め方が下手だと感じている人は、ぜひ参考にしてください。

完璧主義ではない

効率良く仕事ができる人は、完璧主義ではない傾向があります。1つの仕事を完璧にこなそうとすると、その分時間がかかってしまい、ほかの仕事に手が回らなくなってしまうでしょう。あえて完璧主義のやり方を捨てて、自分の中で妥協できるラインを決めたうえで業務にあたることで、効率良くこなしていると考えられます。

業務の全体像を確認してから取り組む

仕事の効率的な進め方として、全体像を把握することが大切です。仕事の進め方が上手い人は、全体の流れを俯瞰的に見る力に優れています。全体像を把握すると、ゴールまでの道筋が明確になり、効率的な進行が可能です。

上司から受けた指示をただこなすだけではなく、「なぜこの作業が必要なのか」「どのような結果を出せば良いのか」を意識しながら取り組むのがポイント。段取りをきちんと考えているため、次に何をすべきか迷うことがなく、スムーズに仕事を進められるのです。

周囲と積極的にコミュニケーションをとっている

仕事の進め方が上手い人は、周囲とのコミュニケーションを大切にしている傾向があります。業務自体は一人で進める場合でも、他のメンバーや上司との意見交換が欠かせません。周囲からのアドバイスを積極的に取り入れることで、認識のズレやトラブルを未然に防げます。問題が発生した際には、早い段階で周囲と相談し、最適な解決策を見つけることで、大きな問題に発展するのを防ぐことも大切です。

また、仕事の進め方が上手い人は、チームメンバーが困っているときには、自ら声をかけて協力を申し出る姿勢をもっています。信頼関係を築くだけでなく、職場全体のチームワークがよくなり、個々の力を最大限に引き出しながら、チーム全体での成果を向上させられるようになるのです。

タスクに優先順位をつけている

タスクに優先順位をつけてから取り組むことも、仕事の進め方が上手い人の特徴の1つとして考えられます。優先順位をつけて取り組めば、次にやるべき業務が明確になり、手が止まるのを防げるでしょう。また、期限があるタスクの優先順位を高くつけておくことで、締め切りを守ることにもつながります。仕事の進め方がうまい人は、このようにタスクに優先順位をつけて仕事の全体像を把握し、目の前の業務に集中することで、効率を上げているといえるでしょう。

デスク周りやデータフォルダがきちんと整理されている

デスク周りやパソコン内のデータフォルダが整理整頓されている人は、仕事の進め方が上手い傾向があります。必要なものや情報がすぐ取り出せる環境が整っていると、探す時間のロスが減り、効率よく業務をこなせるでしょう。また、定期的に整理整頓することは、頭の中の整理にもつながります。タスクのリスト化や優先順位付けをする際に、情報が整理されているとスムーズに組み立てができるでしょう。
業務を効率的に進めるためのテクニックについては、「仕事の効率化に効果的な3つのテクニックをご紹介！」で紹介しているため、進め方が上手い人の特徴とあわせて参考にしてください。

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仕事を上手く進められない人の特徴

ここでは、仕事が上手く進まない人の特徴を紹介します。仕事を上手く進められないと感じる原因の多くは、効率的な進め方や計画の立て方に問題がある場合がほとんどです。仕事を上手く進められない人に見られる特徴を把握し、改善に取り組むことで、効率的に仕事を進められるようになるでしょう。

優先順位をつけず目の前の仕事から取り組む

複数のタスクが同時に進行しているとき、目の前の業務や手を付けやすいものから始めて重要な仕事を後回しにしてしまう人は、仕事を効率よく進められない傾向があります。優先順位をつけずに目に入った業務から始めてしまうと、段取りが不十分で作業効率が低下してしまうでしょう。

効率を上げるには、まずすべてのタスクを書き出し、重要度や締め切りにもとづいて優先順位をつける習慣を身につけることが大切です。スケジュール管理アプリを活用するのも一つの手。経験豊富な同僚や上司に相談してアドバイスを受けるのもよいでしょう。

自分が取り組める業務量を把握できていない

自分のキャパシティを正確に把握していないと、こなせない量の業務を抱え込んでしまうおそれがあります。また反対に業務量が少なく手持無沙汰になることもあるでしょう。自分が取り組める業務量を把握していないと、非効率的な状況に陥ってしまうため、まずは作業時間を記録してみることが大切です。自分がどれだけの量の業務をどのくらいの時間でこなせるかを理解すれば、適切な量の業務を受けて、効率よく成果を出せるようになるでしょう。

周囲に頼らず一人でやろうとする

周囲に頼らずすべてを一人でこなそうとすると、業務量が自分のキャパシティを超えて、期日通りに完了できなくなってしまうおそれがあります。責任感が強い人は業務を一人で抱え込んでしまいがちです。業務量が増えてしまったとき、周囲の人の協力を得られれば、業務全体の効率が大幅に向上する可能性があります。

困ったときに周りに助けを求められるよう、日ごろから積極的に職場の人たちとコミュニケーションを取っておくことが大切です。上司や同僚との信頼関係が築けていれば、困ったときに気軽にサポートをお願いできるようになります。

必要以上にこだわり時間をかけてしまう

こだわりをもって仕事をすることは大切ですが、必要以上に時間をかけすぎると、全体の進行を妨げる原因になります。全体のスケジュールを把握し、タスクごとにどの部分に力を入れるべきかを整理することが大切です。

また、進捗に不安がある場合は、納期や優先度を再確認し、上司や同僚に相談しましょう。他者の意見を取り入れることで、不要なこだわりを手放し、より効果的に仕事を進めるためのポイントを得られるかもしれません。

目標を持って仕事を進めている

仕事を効率良く進められる人は、目標を決めて業務に取り組んでいるという特徴も挙げられます。目標を設定すると、達成するのに必要な工程やタスクの優先順位を考えられるようになり、仕事の効率化が図れると考えられるでしょう。

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効率の良い仕事の進め方とは？

ここからは、今すぐに実践できる効率の良い仕事の進め方をご紹介します。タスク管理の仕方や目標設定の方法などを見直してみましょう。仕事の進め方に関する基本的な考え方を押さえ、自分にあった方法を実践することが大切です。

100％を求めない

効率の良い仕事の進め方をするには、妥協できる部分を探すことが大切です。100％の完成度で仕事をこなそうとすると、それだけ多くの時間がかかってしまいます。もちろん、タスクによっては正確さや完成度が重要になりますが、時間をかけすぎて締め切りに間に合わなくなったり、残業が増えたりするのは考えものです。一つ一つのタスクに時間がかかり過ぎている場合は、「この仕事は100％ではなく80％を目指せば良い」というように自分なりの基準を定め、業務を進めると良いでしょう。

期間別に目標を決める

長期・中期・短期という期間別に、仕事の目標を設定するのも良い方法です。たとえば、まず1〜2年で達成を目指す長期の目標を設定します。次に、それを達成するために必要な1ヶ月単位の目標を考えましょう。そこから、さらに1週間単位の目標を考えていきます。長期の目標をすぐに達成するのは難しいですが、中期・短期のものがあることで日々の達成感を得られ、仕事のモチベーションにつながるでしょう。

タスクリストをつくる

仕事の優先順位を明確にするために、タスクリストをつくるのも有効です。まずはやるべき仕事をすべてリストアップして全体像を把握し、各タスクを「必ずやるべき仕事」「やらなくても良い仕事」「優先して進める仕事」などの項目別に分けます。そこから「習慣になっているけどやらなくても良い仕事」や「目的が明確でない仕事」を思い切ってタスクリストから外しましょう。残ったタスクは、基本的に「期日が近い仕事」や「関わる関係者が多い仕事」から順に手を付けていくと、効率良く業務を進められると考えられます。

逆算して計画を立てる

期日のある仕事では、締め切りから逆算して、「いつまでにどの程度のタスクを終わらせれば良いか」「1日にどのくらい業務を進めれば良いか」を考えましょう。あらかじめ細かくスケジュールを決めておけば、仕事の進みが遅いときにすぐに気付いてペースアップを図れます。また、逆算して計画を立てることで、確実に仕事を進めていけるでしょう。

メリハリをつけて仕事をする

仕事を効率的に進めるには、しっかりと休憩をとって頭を休めることも大切です。「この仕事は◯時までに終わらせる」というように時間を区切って業務を進め、休憩を取るようにすれば、頭がリフレッシュしてそのあとの仕事にも集中できるでしょう。また、区切って仕事をすることで、時間を効率良く使ったり、妥協できる部分を探したりする意識も生まれます。「終わらなくても残業すれば良い」と考えるのではなく、業務時間内に仕事を終わらせる意識を持って取り組みましょう。

ツールを活用する

スケジュールやタスクの管理方法も見直してみましょう。ツールを活用することで仕事の種類や期日などが可視化され、抜け漏れを防ぐことにつながります。紙の手帳やノートで行っても良いですが、データで管理するとどこからでもすぐに確認でき、仕事仲間との情報共有も簡単です。特に、整理整頓が苦手で紙のメモをなくしてしまうという場合は、ツールで管理すると良いでしょう。

仕事の振り返りをする

仕事が終わったあとに振り返りをすることも、効率を上げるのに有効な方法の1つです。仕事が速く進んだときは、どのような点が良かったのかを明確にし、別の機会にも取り入れます。反対に、予想よりも時間がかかったときはその原因を洗い出し、反省を次に活かしましょう。
上記のほか、「PC作業ではショートカットキーを活用する」「使用するツールの習熟度を上げる」「テンプレートを取り入れる」なども、効率の良い仕事の進め方として挙げられます。効率良く仕事を進めるコツについては、「仕事を早く終わらせるコツとは？できる人はどうしてる？」のコラムでも解説しているので、こちらもあわせてご覧ください。

仕事の進め方を改善するためのフレームワーク

仕事の進め方を改善するためには、業務を体系的に整理し、計画的に進められる仕組みを取り入れることが大切です。ここでは、代表的なビジネスフレームワークを3つ紹介します。

PDCAサイクル

PDCAサイクルは、計画から実行、確認、行動の流れを何度も繰り返すことで、仕事の質を高めるためのフレームワークです。まず明確な目標を設定し、達成するための具体的な計画を立てます。計画を実行した後は、進捗や成果をチェックし、問題点を洗い出しましょう。改善すべき点をもとに次の行動を計画することで、効率的かつ柔軟に業務を進められるようになります。

5W1H

5W1Hは、情報を整理して的確に伝えるためのフレームワークです。「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」の6つの視点から情報を整理していきます。報告や提案、問題解決の場面で、必要な情報を漏れなく明確に伝えられるようになるでしょう。プロジェクトの進捗を報告する際に5W1Hを用いれば、聞き手が必要な情報を簡単に理解でき、質問や確認の手間を省けます。

ECRS

ECRSは、業務の無駄を発見し、効率化を図るためのフレームワークです。排除、結合、入れ替え、簡素化という4つの視点から業務の進め方を検討することで、仕事の効率を大幅に向上させられます。業務の中で本来必要のないタスクを取り除いたり（排除）、関連する作業を一元化して処理を効率化したり（結合）することで、全体の流れを改善できるでしょう。また、また、手順を見直して作業を合理化したり（入れ替え）、自動化を進めて手作業を減らしたり（簡素化）することで、さらなる生産性向上が期待できます。

効率の良い仕事の進め方をしたいなら周りに協力を求めることも大切

効率の良い仕事の進め方をするには、周囲の人に協力を求めることも大切です。「どんなときに人に頼ったら良いの？」と疑問に思う方は、以下を確認していきましょう。

キャパシティを超える仕事を抱えているとき

仕事量が多すぎるときは上司に相談するか、同僚や部下、チームのメンバーに手伝ってもらいましょう。自分のキャパシティを超える仕事をこなそうとすると、ミスが増えて仕事の質が落ちたり、進め方の工夫以前にどう頑張っても期日に間に合わない事態に陥ったりする可能性が高まります。「人に頼るのは申し訳ない…」と思うかもしれませんが、ほかの人が困っているときに進んでサポートすれば問題ありません。お互いに助け合うことで、良い人間関係も築いていけるでしょう。

分からないことがあるとき

仕事で分からないことがあれば、一人で悩まず周囲の人に尋ねて効率のよい進め方を確認しましょう。人に聞くと簡単に解決したり、トラブルにつながるのを防げたりします。誰かに質問するのを躊躇してしまう場合は、「20分調べて分からなければ人に頼る」「マニュアルを読んでも解決できない場合はすぐに聞く」といったように、自分なりの基準を設けると良いでしょう。
上記のように、自分の業務量が多かったり、不明点が多く、なかなか仕事が捗らなかったりする場合は、周囲の人やチームで協力して進めることが重要です。職場でのチームワークの重要性については、「仕事のチームワークとは？重要性や向上させる方法を紹介！」のコラムでも解説しています。こちらも参考に、周囲の人と協力して、仕事を進めていきましょう。
効率の良い仕事の進め方をどれだけ意識しても改善されない場合は、今の担当業務が自分に合っていない可能性があります。「自分の適性に合った仕事で力を発揮したい」という場合は、転職を検討するのも一つの手です。
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効率の良い仕事の進め方に関するFAQ

最後に、「仕事が遅くて悩んでいる」「効率良く仕事を進めたい」という人に役立つ内容をQ＆A形式でまとめました。

仕事が遅い原因は何でしょうか？

「完璧に仕事を仕上げようと時間をかけ過ぎている」「時間を決めずに業務に取り組んでいる」などの原因が考えられます。また、「疑問点を一人で抱えて悩んでいるうちに、時間が過ぎている」ということもあるでしょう。仕事が遅い原因については、「「仕事が遅い」と怒られる…原因や対策を知って対処しよう！」のコラムでも紹介しています。こちらもチェックしてみてください。

仕事の効率を上げるにはどうすれば良いですか？

タスクの優先順位を決めたり、「◯時までに終わらせる」と時間を意識して取り組んだりすると良いでしょう。また、仕事が早い上司や同僚のやり方を観察したり、アドバイスをもらったりするのもおすすめです。仕事の効率的な進め方は、このコラムの「効率の良い仕事の進め方とは？」でも紹介しているので、ぜひご覧ください。

仕事量が多すぎるときはどうすれば良いですか？

仕事量自体が多く、仕事が終わらないときは、上司に相談して業務量を調整してもらいましょう。ほかの人に仕事を割り振ったり、助けを求めたりすることも必要です。チームのメンバーと日頃から業務の進捗を共有しておくと、トラブルがあったときに協力を求めやすくなるでしょう。また、個人のスキル不足が原因で仕事量が多いと感じている場合は、「仕事が多すぎるのでこなせない！原因と対処法などを解説」のコラムで対処法を解説しているので、参考にしてみてください。

どうしても仕事のスピードが上がりません…。

いろいろな工夫をしたり、他人のアドバイスを取り入れたりしてもスピードが上がらない場合は、その仕事が合っていない可能性があります。「仕事が精神的な負担になっている」「これ以上改善の余地がない」と感じるときは、転職も視野に入れましょう。自分に合った仕事が知りたい方は、ぜひ「ハタラクティブ」までご相談ください。