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退職時にやるべきことは？手続きの流れやトラブルを避けるポイントを解説
更新日
この記事のまとめ
- 退職時は上司へ退職したい旨を伝えて、引き継ぐ内容や会社への返却物を確認しよう
- 退職時に会社へ返却するのは、健康保険証や制服のほか、社員証や定期券などがある
- 退職時は雇用保険被保険者証や離職票、源泉徴収票などを忘れずに受け取る必要がある
- 給料制度や退職金は、企業ごとに規定が異なるので注意が必要
- 退職時のトラブルを避けるために就業規則を確認し、スケジュールを立てることが大切
「退職時にやるべきことが分からない」と不安な方もいるでしょう。退職時は、「上司へ退職する旨を伝える」「退職届を提出する」「業務の引継ぎを行う」「会社への返却物の確認する」「退職日に事務手続きを行う」といった流れで行うのが基本です。
このコラムでは、退職時に必要な手続きの流れを解説。また、会社に返却するものや退職時のトラブルを避けるためのポイントもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
退職時に必要な手続きの流れ
退職時に正しい手順を踏むことで、周囲への迷惑を最低限に留め、円満退職につながります。以下で、退職時に必要な手続きの流れを解説するので、チェックしてみてください。
上司へ退職したい旨を伝える
仕事を辞める決意をしたら、上司へ退職したい旨を伝えましょう。直属の上司へ伝えるタイミングは1～3ヶ月前が一般的です。
ただし、就業規則に退職する旨を伝える時期が定められている場合は、それに従いましょう。急な退職は後任者の手配が間に合わず、引継ぎがうまく行えなかったり、引き止められたりする可能性があります。円満退職するためにも、就業規則を守りつつ希望退職日から余裕をもって申し出ましょう。
「退職はいつまでに伝える？退職届を出す時期や必要な手続きも詳しく解説」もコラムでも、退職までの流れとスケジュールの目安や申し出るときの注意点をまとめているので、参考にしてみてください。
退職届を提出する
上司へ退職したい旨を伝えて退職日が決まったら、退職届を提出しましょう。退職届の提出先は、直属の上司です。企業によっては、退職届の提出が不要な場合もあるので、上司に確認しておきましょう。
就業規則で退職届に規定がなければ、一般的なフォーマットを使用しても問題ありません。倒産や整理解雇などの会社都合で退職するときは、退職届の提出は不要な場合が多いでしょう。
しかし、提出を求められた場合は退職理由を「一身上の都合」と記載せずに、「部署縮小のため」「退職勧奨に伴い」など、具体的な内容を記載してください。退職理由を「一身上の都合」とすると、失業保険の申請時に「自己都合の退職」と判断されて受給開始日が遅れる可能性があります。
「失業保険は会社都合と自己都合退職で給付金額や期間が違う？手続き方法は？」のコラムでは、退職理由で失業保険の受給内容が左右されることを解説しているので、チェックしてみてください。
業務の引継ぎを行う
退職時には、業務の引継ぎを行うことも大切です。退職日から逆算して、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。あらかじめ任されているタスクをリスト化し、マニュアルを作成しておくと、スムーズに引継ぎができます。
業務を引き継ぐときは、区切りの良いところまで自分が担当し、これまで行った業務内容と今後の予定を後任者に伝えましょう。残った人や関係者に掛かる迷惑を最低限にすることで、退職時のトラブルが起きにくくなります。
有給消化と照らし合わせてスケジュールを調整しよう
退職日までに有給消化をする場合、有給の日数と照らし合わせて引継ぎのスケジュールを調整しましょう。「退職日までに何日残っているからまだ大丈夫」と思っていても、有給消化に数日あてると「引継ぎを行う日がない」といった状況になりかねません。有給の残日数を正確に把握し、余裕をもって引継ぎができるよう調整しましょう。会社への返却物の確認する
退職日が近づいてきたら、会社への返却物を確認しましょう。返却し忘れることがないように、デスク周りの整理整頓を行っておくことも大切です。コラム内の「退職時に会社に返却するもの」で会社へ返却するものの解説しているので、確認してみてください。
退職日当日は事務手続きが中心になる
退職日当日は業務の引継ぎや片付けが終わっている状態のため、事務手続きが中心になるでしょう。有給消化をする必要がある場合、退職日と最終出勤日が異なる可能性があります。退職日が最終出勤日にならない場合、最終出勤日に手続きを行うことを留意しておきましょう。
退職時に会社に返却するもの
勤めている会社を退職する際、保険証や貸与物など、会社から支給されているものは返却しなければなりません。以下で、退職時に会社に返却するものをまとめたので、返却し忘れたものがないよう、退職の手続きを始める前に確認しておきましょう。
健康保険被保険者証
会社から渡された保険証は退職の翌日以降は使用できないので、退職当日に会社に返却します。企業は、従業員が退職した日から5日以内に加入組合に返却する必要があるため、退職日には扶養家族の分もまとめて提出しましょう。
最終出社日と退職日が異なるときは？
最終出社日と退職日が異なる場合、退勤日になったら郵送で会社へ保険証を返却しましょう。あらかじめ退職日を決めるときに、上司へ保険証を郵送で返却する旨も伝えておくと安心です。最終出社日のあとに有給休暇を消化する場合、退職していないため保険証は有給消化中でも使用可能。有給消化中にケガや病気で病院にかかることも考えられるので、最終出社日と悩んだら有給消化後に返却したほうが良いでしょう。
有給消化後に保険証を郵送で返却する場合は、送り状を添付することが大切です。また、保険証は個人情報なので、普通郵便ではなく簡易書留で郵送しましょう。
制服
業務で着用する制服を貸与されていた場合も返却が必要です。クリーニングに出してからの返却を求められることが一般的なので、制服は退職当日ではなく後日返却となるでしょう。
保険証と同様、直接の返却が難しい場合は郵送も可能です。その際も、郵送での返却で問題ないか会社へ事前に確認しましょう。
パソコンや業務資料、マニュアルなど
業務で使用していたパソコンや業務資料、マニュアルなども返却の対象です。ほかにも、社用携帯電話やタブレットを使用していた場合も、忘れずに返却しましょう。
また、パソコン内にあるデータや業務資料、マニュアルも企業の保有物のため、指示がない限り勝手に削除や廃棄をしないようにしてください。情報の取り扱いを間違えると、情報漏洩の疑いをかけられるといったトラブルにつながるので注意しましょう。
社員証や身分証明書、名刺などの備品
社員証や身分証明書、名刺などの備品も返却対象です。会社から発行された、その会社の社員であることを証明するものは退職日に返却しましょう。
また、自分の名刺だけでなく、会社の業務で受け取った取引先の名刺も返却するのが一般的です。
通勤定期券
会社から定期券の現物を支給されている場合は、そのまま返却します。定期券の有効期間が残っているときは、手続きをすれば鉄道会社で払い戻し可能な場合も。戻ってきた金額を会社に返却するか、給料から差し引かれますが、残りの期間が短い場合は返金されないこともあるので、会社に相談しましょう。
退職時に会社から受け取るもの
退職時は借りていたものを忘れずに会社へ返却する必要がありますが、会社から受け取るものもあわせて確認しましょう。受け取るものは退職当日に貰うものや後日受け取るもの、依頼しないと発行されないものなどさまざま。以下でそれぞれ解説するので、退職前に確認しておきましょう。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを証明する書類です。退職時に直接渡されるか、後日離職票と一緒に郵送されるかどうかは会社に確認しておきましょう。郵送の場合、退職後2週間程度で送られてくるのが一般的です。
雇用保険被保険者証は、ハローワークで失業保険の受給手続きをしたり、職業訓練を受講するときに求められたりする書類の一つ。転職先が決まっている場合は、新しい会社へ提出する必要もあるため、紛失しないよう大切に保管しておきましょう。
離職票
離職票は退職したことを証明する書類です。離職票は退職後10日以内に会社がハローワークに発行申請し、ハローワークから交付されるので、約10日～2週間程で会社から郵送されてくるでしょう。
雇用保険被保険者証同様、ハローワークで失業手当の受給手続きをする際に求められますが、すでに転職先が決まっている場合は必要ありません。そのため、離職票の発行は、申請がない限り手続きをしない企業もあるため注意しましょう。
退職時に離職票の話題が出なかった場合、会社に発行手続きをお願いしておくと安心です。「離職票の期限は？10日過ぎたのに届かないときの対処法や発行の流れを解説」のコラムでは、10日過ぎたのに離職票が届かないときの対処法を解説しているのでチェックしてみてください。
退職証明書
退職証明書とは、前職を退職したことを証明する書類です。退職証明書は公的文書ではないため、企業ごとにフォーマットは異なり、従業員が雇用期間や業務内容、退職理由など記載する内容を指定できるのが特徴といえるでしょう。
離職票が届く前に国民健康保険や国民年金の切り替え、失業保険の手続きなどの公的手続きを行う必要があるときは、代替書類として退職証明書を使用できます。
また、転職先が履歴書の内容に相違がないか確認するために、提出を求められる場合があります。退職証明書の発行期限は、退職後の2年間です。発行に2週間程度かかる場合があるので、申請しておくのが無難でしょう。
源泉徴収票
源泉徴収票は年末調整や確定申告に必要な書類なので、必ず受け取りましょう。その年のうちに転職する場合は、転職先に提出します。年末調整に間に合わない場合やその年のうちに転職しないときは、確定申告の際に必要となるでしょう。
所得税法の「第二百二十六条」によって、会社側は従業員が退職した日から1ヶ月以内に源泉徴収票を発行することが義務化されています。退職時が繁忙期と重なって発行の対応が遅れる場合もあるため、余裕をもって依頼をしておきましょう。
「転職先への提出が必要！源泉徴収票がない場合の対処法とは？」のコラムでは、届かないときの対処法を解説しているので参考にしてみてください。
参照元
e-Gov法令検索
昭和四十年法律第三十三号 所得税法
年金手帳
会社が年金手帳を保管している場合は、忘れず退職前に受け取りましょう。転職先で厚生年金に加入する際に必要になるので、手元にあるか確認するのがおすすめです。
退職時に行うべき公的手続きと順番
ここでは、退職時に行うべき公的手続きとその順番を解説します。退職が決まったら何からすべきか分からない方は、参考にしてみてください。
退職時に行うべき公的手続きと順番
- 住民税の支払い
- 失業保険の申請手続き
- 年金の手続き
- 健康保険の切り替え
- 確定申告
1.住民税の支払い
住民税は前年の1月1日から12月31日までの所得に対し、翌年の6月から翌々年の5月に渡って12回に分けて支払います。住民税の支払い方法には、「特別徴収」と「普通徴収」の2種類があります。
会社員は給与から天引きされる「特別徴収」なので、会社が手続きを行うのが基本です。「普通徴収」は個人事業主や無職の人など、会社に属していない方が確定申告後に自分で住民税を支払う方法のこと。退職するタイミングによって、納める方法が異なるので納税漏れがないよう注意しましょう。
退職が1～5月の場合
1～5月に退職する場合、退職月から5月までの住民税を給与や退職金から一括で支払われる場合があります。住民税額が退職月の給与や退職金より大きい場合は、自分で納付手続きをする「普通徴収」に切り替えることも可能です。
退職が6～12月の場合
退職した時期が6～12月の場合、自動的に「普通徴収」に切り替わります。自治体から送られてきた納税通知書に記載された額を、金融機関やコンビニなどで納付しましょう。
自分で支払いに行くのが手間に感じる人は、会社に申し出れば退職月から翌年5月までの支払い分を一括で納めることも可能です。
2.失業保険の申請手続き
退職したら、失業保険の手続きを行いましょう。失業保険は退職理由によって受け取れる条件やタイミングが異なります。以下で解説するので、チェックしてみてください。
自己都合の退職になる場合
転職や独立など「一身上の都合」という理由で自ら退職を決意した場合は、自己都合の退職になります。自己都合で退職した場合、離職日前の2年間のうち、雇用保険への加入期間が通算で12ヶ月以上あることが受給条件です。
また、失業保険を受け取るには、7日間の待機期間を待つのが基本。さらに、2～3ヶ月後の給付制限期間が終わらないと受給できないので注意しましょう。
会社都合の退職になる場合
会社が倒産したり、整理解雇されたりして自分の意思とは関係なく退職した場合、会社都合の退職となるでしょう。やむを得ない理由で退職して失業保険を受給する条件は、雇用保険への加入期間が「離職日前の1年間で通算6ヶ月以上」へと短縮されます。
自己都合の退職と異なり、会社都合退職の場合は給付制限期間はありません。手続きを行って待機期間の7日間が過ぎたら振り込まれます。
「退職後の手続きは？ハローワークでの失業保険の受給条件や給付までの流れ」のコラムでは、失業保険の受給額や所定給付日数を解説しているのでチェックしてみてください。
3.年金の手続き
退職日の月内に転職する場合は、転職先の会社が切り替え手続きを行うので自分でする必要はありません。年金の切り替え手続きには、基礎年金番号かマイナンバーが求められる可能性があるでしょう。また、家族の扶養に入る際は切り替えの手続きは不要ですが、扶養に入れる側は勤務先で手続きが必要となります。
転職までに失業期間があったり、独立したりする場合は国民年金への切り替え手続きが必要です。基礎年金番号かマイナンバーが分かる書類、印鑑、離職票や退職証明書など退職日を確認できる書類を持参して、移住地の役所で手続きを行いましょう。
なお、国民年金への切り替えは、退職日から14日以内に移住地の役所で行う必要があるので、早めに手続きしておくのがおすすめです。
4.健康保険の切り替え
退職日の翌日から健康保険が適応外になるため、切り替える必要があります。日本に住む人は「国民皆保険制度」によって健康保険への加入は年齢問わず義務化されているため、自分の状況に合った方法を選びましょう。
健康保険を切り替えるときの選択肢は、以下のとおりです。
- ・転職先の社会保険に加入する
- ・国民健康保険に加入する
- ・前職の健康保険を任意継続する
- ・家族の扶養に入る
転職先が決まっている場合、新しい会社で健康保険へ加入するのが基本です。条件を満たせば、家族が加入している健康保険に扶養として入れるので家族の勤務先へ申し出ましょう。
再就職が未定だったり、独立したりする場合は、国民健康保険へ加入します。国民健康保険への加入手続きは、退職日から14日以内に移住地の役所で行いましょう。
健康保険の任意継続は正式には「任意継続被保険者制度」と呼ばれ、加入条件を満たせば最大2年間前職の健康保険に加入し続けられます。「健康保険の任意継続とは？国民健康保険との違いや手続き方法」のコラムでも、任意継続被保険者制度の概要や手続き方法を解説しているので、チェックしてみてください。
参照元
厚生労働省
我が国の医療保険について
5.確定申告
退職したあと年内に再就職しない場合は、確定申告を行いましょう。確定申告とは、1年間で得た収入を申告して金額に応じた所得税を収める手続きです。
確定申告は必要な書類を作成して、翌年の2月16日～3月15日の期間に税務署へ提出するのが一般的。確定申告をし忘れると、無申告加算税や延滞税などの追徴課税が行われる可能性があるので注意しましょう。
「フリーターは確定申告が必要？やり方や準備すべき書類を紹介」のコラムで確定申告のやり方を解説しているので、参考にしてみてください。
退職時の給与と退職金に関する注意点
退職時は、会社への返却物や受け取るもの、公的手続きはもちろん、最後の給与と退職金も確認しておきたい事項の一つです。以下で、退職時の給与と退職金に関する注意点を解説するので、仕事を辞める前に確認しておきましょう。
給与制度の確認する
退職日までに、給与制度を確認しておきましょう。退職日までの未払い給与は、基本的に給与支払日に精算して支給されます。たとえば、退職日が給与締め日でないときは、日割り計算で支給されるのが一般的。通常であれば、退職した翌月の給与支払日に最後の給与が振り込まれるでしょう。
ただし、前倒しで固定給を払う会社の場合、退職月の給与がその月の給与支払日にすでに振り込まれているため、翌月に振り込まれるのは残業代などの手当のみになります。たとえば、4月に入社した場合、3月はその会社で働いていないため、4月の給与支払日には給与がもらえないのが一般的です。しかし、前倒しで支払われる場合は、月入社であっても4月に働いた給与が4月に支払われるでしょう。
すでに転職先が決まっている場合でも、新しい会社の給与制度が翌月払いであれば、収入を得られない期間が1ヶ月間になる可能性があることになります。退職前に、勤務している会社の給与制度を就業規則などで再度チェックしておきましょう。
退職金は支払われるとは限らない
退職金がもらえるかどうかは、勤めている会社の制度によるため必ず支払われるとは限りません。退職金は義務ではないため、会社によって退職金制度がなかったり、制度があっても「勤続△年以上」などといった規定があることも。自分が退職金の対象になるか、給与制度と同じく退職前に就業規則などで確認しておきましょう。
退職金の算出方法
退職金の算出方法は「退職時の基本給×支給率」がほとんどで、支給率は勤続年数により変動するのが一般的です。また、退職理由が自己都合か会社都合かによって変わる会社もあるようです。退職金が定額制の場合は、勤続年数によって定額で支払われるため勤続年数が長くなるほど金額も高くなる傾向があるでしょう。
企業によっては、在職中の貢献度などによってポイントをつけ、そのポイントによって退職金が増額されたり、定年の年齢よりも早く退職すると、通常の退職金よりも割増された金額が支給されたりする制度を取り入れる企業もあります。
退職後、特に転職先が決まっていない場合は、収入が途絶えるうえに転職活動などで出費がかさむことも考えられます。あらかじめ貯金をしておいたり、退職後にどれくらいの金額が振り込まれるか確認しておいたりと、計画的に退職・転職できるよう準備しておきましょう。
「何年働いたら退職金はもらえる？退職金制度の種類と相場を徹底解説！」のコラムで退職金の相場や計算方法を解説しているので、あわせてチェックしてみてください。
退職時にトラブルを避けるための4つのポイント
退職時はスムーズに転職できるようトラブルを避けて、円満退職を心掛けましょう。以下で、退職時にトラブルを避けるためのポイントを4つ解説するので、参考にしてみてください。
退職時にトラブルを避けるためのポイント
- 退職に関する就業規則を確認しておく
- 退職日までのスケジュールを立てる
- チェックリストを作成しておく
- 自分で用意するものを準備する
1.退職に関する就業規則を確認しておく
会社を辞めるときは、就業規則で退職に関するルールを確認しておきましょう。就業規則には上司に退職を申し出る期間が定められていたり、給与や退職金に関する内容も記載されています。
たとえば、「退職を決意したことを△日前に伝えれば大丈夫だろう」とルールを確認しないと、後任者が決まらず引継ぎがうまく行かずに退職を引き止められる可能性も。周囲への迷惑を最低限に抑えることで、円満退職につながりやすくなるでしょう。
2.退職日までのスケジュールを立てる
退職日までのスケジュールを立てることも、トラブルを避けるために大切なポイントの一つです。退職日までに担当する業務の引継ぎをしたり、取引先へ挨拶したりする必要があります。スケジュールを立てることで余裕をもって引継ぎを行うことができ、周囲へかかる負担を軽減できるでしょう。
また、スケジュールを立てるうえで、有給が残っている日数を確認することも大切です。人によっては、退職日と最終出勤日が異なる場合があります。会社へ返却し忘れたり、デスクに私物を置いてきたりするのを避けるためにも、具体的なスケジュールを立てましょう。
3.チェックリストを作成しておく
退職時のトラブルを避けるためにも、チェックリストを作成しておくのがおすすめです。時系列ごとにやるべきことをリスト化しておけば、スムーズに退職の準備を行えるでしょう。
4.自分で用意するものを準備する
退職時に必要な手続きには、自分で用意するものがあるので準備しておきましょう。たとえば、身分証明書やマイナンバーカード、印鑑、通帳やクレジットカードなどが挙げられます。
手続きによって必要なものは異なるため、余裕をもって準備できるよう確認しておくと安心でしょう。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
