仕事の段取りを上手に組むためには？必要なスキルや効率的な進め方を解説！

「仕事の段取りを上手く組めるようになりたい」と考えたことがある方は多いのではないでしょうか。仕事の段取りを上手に組むためには、「目的や目標を明確にする」「事前準備をする」「優先順位をつける」などの方法が有効です。このコラムでは、仕事の段取りの重要性や上手に組むポイントを紹介。また、段取り上手な人の特徴などもまとめています。

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段取りとは？

「段取り」とは、「目標を達成させるための順序を考える」ことです。ビジネスシーンでは「段取り八分、仕事二分」という言葉が使われることもあり、仕事の成功には事前準備と過程が非常に重要であることを示しています。また、段取りは計画性が大きく影響するものです。たとえば「今日やること」を決めていても、別のことで手が回らなかったり時間がとれなかったりして、やむを得ず諦めてしまうこともあるでしょう。物事を順序良く運ばせるためには、先読みする力や想像力などを働かせて、良い計画を立てることがポイントです。段取りの良い仕事の進め方については、「効率の良い仕事の進め方を知りたい！業務が早い人は何をしている？」のコラムでも詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

仕事の段取りが上手く組めないと損をする？

仕事における段取りは、「目標達成のための道筋を考え、リスクを最小限にする方法を実践する」ことです。そのため、段取りの良し悪しが仕事の効率を左右するといえるでしょう。どんなに高いスキルをもっていても、段取りを上手く組めないと、「この人は仕事ができないのかもしれない」「この人に仕事を任せて良いのか」といった印象を周囲に与えかねません。自分自身を正当に評価してもらうためにも、与えられた仕事に対しての段取りはしっかりと把握することが重要です。
「要領が悪いとは？仕事が遅いと悩む方に向いてる仕事と改善法」のコラムでは、段取りが苦手な方の特徴や改善方法について解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

仕事の段取りを上手に組む人の4つの特徴

仕事の段取りが上手な人は、広い視野で物事を見ている傾向にあります。以下で、段取り上手な人が持っている特徴を4つ紹介します。

1.柔軟な対応ができる

段取り上手な人は、どのような状況下においても適切な対応が可能です。仕事で起こりがちなトラブルは事前に想定し、その都度対応できるようにしています。また、仕事をスケジュールどおりに進めることだけにこだわらず、「目標の達成」を念頭に置き、段取りを組み直せるのも優れたポイントの1つといえるでしょう。

2.情報感度が高い

段取り上手な人は、普段から視野を広げ、さまざまな情報を集めています。また、その時々で「今の自分に必要な情報が何か」を理解しているので、有益な情報を蓄えられるようです。さらに、情報収集が上手い分、コミュニケーションスキルがあり、傾聴力に優れている人が多い点も特徴。常に新しい情報をインプットできる力は、良い段取りを組み立てるための必須要素といえるでしょう。

3.周囲に配慮できる

周囲に配慮できる人は、職場環境や仕事状況の小さな変化にも気づくことができます。また、コミュニケーションスキルが優れている人が多いのも特徴。声掛けや業務割振りの見直しなど、さりげないやり取りから信頼関係を築くことで、チームの団結力は向上するものです。つまり、気配りの結果が良い段取りの形成につながっていると考えられます。段取り上手な人は、「仕事は仲間との協力で進めるもの」と理解しているといえるでしょう。

4.見通しを立てられる

段取り上手な人は、目標の達成に必要な過程を構成することができます。「段取りとは？」でも解説したように、物事を順序良く進めるには、先読みする力が重要です。起きる可能性があるトラブル回避はもちろんのこと、トラブルが起きた際の対策を事前にきちんと立てられるのも、段取り上手な人の特徴といえるでしょう。

仕事の段取りを上手に組むための7つの方法

段取り上手になるためには、自分がどのような仕事をしなければならないのかを整理する必要があります。仕事で信頼を得られるよう、以下の7つの項目に取り組んでみましょう。

1.目的・目標を明確にする

段取り上手になるには、目指すゴールを明確にしましょう。たとえば「〇〇円以上の売り上げを目指す」など、数字を盛り込んで具体的な目標を立てると効果的です。また、「◯日までに仕事を完遂する」といった期日の設定も重要。不測の事態が発生する可能性を考慮し、ある程度の余裕をもって期日を設定しましょう。目的をはっきりさせることで、業務の軸がブレるのを防ぎます。

2.作業の事前準備をする

作業をスムーズに進めるためには、事前準備が重要なポイントです。作業手順やTODOの作成、トラブル回避の対処法などを準備しておきましょう。また、目標に対してどのような作業をしなくてはならないのかをリスト化することで、より快適に業務を進行できる可能性があります。さらに、目的別の分類も大事です。早く終わるものなのか時間がかかるものなのか、重要度は高いか否かなど、最終的なゴール地点を考えながら分けていきましょう。

3.スケジュールをしっかり組む

目的と共に設定した仕事の期日は厳守しなくてはなりません。また、実際に必要だと感じる日数より長めのスケジュールを確保しておくと、ギリギリになって焦らずに済みます。仕事量や取り掛かる人数などを把握し、適切な日程が組めるよう段取りを立てましょう。

4.作業の優先順位をつける

事前準備の際に分類した作業に、スケジュールと照らし合わせながら優先順位を付けます。優先度の高い作業から着手することで、仕事の効率的な進行が可能です。しかし、目標の達成時期や重要性などによって作業の優先順位は変化するもの。段取り良く進めるためには、まず作業それぞれに優先順位をつけて、仕事の全体像を掴みましょう。一度すべてに目を通すことで、納期遅れや対応漏れなどを防げます。

5.計画を実行する

段取りよく計画を実行するには、完璧を求めるのではなく前に進むことが大事です。うまく進められない場合は、早めに上司や関係者に相談し、優先する作業を再度練り直します。また、業務の依頼者に負担をかけないよう、報連相はしっかりと行うことが重要です。

6.評価する

予想と実績を比較し、良かったポイントや反省点などを分析するのも段取り上手になるポイントです。段取りの評価を積み重ねることで、次の仕事をより効率的に進められるようになります。予定よりも早く作業を終了できれば、「仕事が早い」というプラスの評価に繋がるでしょう。効率的な段取りを組み、生産性を向上させることが大切です。

7.メモを取る

思考の整理やミスの防止のために、こまめにメモを取りましょう。また、メモを見返すことで頭の中の考えや記憶をすぐに呼び戻すことができます。仕事中にメモをとる習慣がなかった場合、初めは苦痛に感じることもあるでしょう。しかし、この先仕事で役立ちそうなことを記録する癖をつけておけば、必要な場面が来たときに「事前準備」として活かせるので、段取り上手を目指す場合はおすすめの方法です。

仕事が早くなるためのコツについては、「仕事が早い人の特徴とは？効率的に作業するコツについて」のコラムでも詳しくご紹介しています。ぜひご覧ください。

仕事の段取りを上手に組むためには日々の工夫が重要

段取りのスキルを身につけるには、日々の訓練が大切です。たとえば、業務のすべてを1人でやろうとせず、任せられる業務は周りにお願いしてみるのも一つの方法。つい遠慮してしまうこともあるかもしれませんが、タスクを任せることで仕事を任せた相手とのコミュニケーションが深まることもあります。また、通勤の際に隙間時間があれば、メールの確認や情報収集に当ててみるのもおすすめです。わずかな時間でも活用できれば、1日の生産性が高まります。

「仕事の段取りがなかなか上手く組めない」「業務がスムーズに進まず、自信をなくしている」という場合は、仕事内容が自分に合っていない可能性もあります。自分の適職に就くことで段取り上手になれる場合もあるので、悩みが解決しなくて困っている場合は、転職を考えてみるのも良いでしょう。

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