仕事の締め切りに間に合いそうになく「どうしよう…」と悩んだこと思ったことはありませんか。また、間に合わないことが辛いと感じる人もいるでしょう。期日に遅れそうなときは、早めに上司や関係者に報告することが大切です。このコラムでは、仕事に間に合わないときの対処法や遅れる原因を解説します。さらに、間に合わないという事態を回避する方法もご紹介するので、仕事に悩んでいる方はぜひ参考にご覧ください。

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仕事の納期に間に合わないときは報告しよう

仕事をしていて「納期に間に合わない」と分かったときは、早めに上司や関係者に報告しましょう。納期は、すべての仕事の工程を滞りなく進めるために設けられています。そのため、自分が与えられた仕事が納期までに終わらないと、次の作業を控えている関係者やクライアントにも迷惑をかけることに。報告する際に大事なポイントについては、以下で見ていきましょう。

納期が過ぎてからの報告は意味がない

大切なのは「間に合わないと思った時点で報告する」ことです。締め切りギリギリのタイミングや納期が過ぎてから「間に合わない」と報告されても、相手は対応のしようがありません。何かトラブルが発生した場合は早めに上司に相談し、解決策や今後の進め方を一緒に考えることが大切です。

たとえ仕事の納期に間に合うよう頑張っても、結果的に遅れれば周囲に迷惑がかかります。あなたに対する評価も下がってしまうでしょう。

納期に間に合わないと報告するときは謝罪も忘れない

報告の際に忘れてはいけないのが、謝罪の言葉です。仕事の納期に間に合わないという事態は、ときには起こり得るもの。しかし、遅れてしまうのはスケジュール調整ミスやスキル不足、また、それらを相談しなかったという自分側の責任なので、しっかりと謝ることが大切です。

相手に「迷惑をかけて申し訳ない」という気持ちをきちんと表しましょう。そして、早めに原因を分析し、再発防止策を考えることが重要になります。

納期に間に合わないと報告するときは状況も説明する

職場の上司や関係者に「間に合わない」と報告する際は、「なぜ遅れているのか」「いつまでに終わらせられるのか」という状況を説明しましょう。遅れている原因を説明すれば、上司から適切な指示を受けられる可能性があるからです。また、状況を把握できれば、相手も納期を調整しやすいでしょう。早めに報告すると、周囲も対応を検討する時間が生まれます。

間に合わせるための代替案も伝える

「自分1人では締め切りに間に合わない」と思ったら、代替案を提案するのも相手の信頼を失わないためのポイントです。社内に仕事を依頼できる人がいればその人のリソースを確保したり、外部委託したりできないか検討しましょう。仕事の進め方を見直すことで、効率化を図ることも可能です。

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仕事の納期に間に合わないときの対処法

仕事の納期に間に合わないときは、ただがむしゃらに取り組むのではなく、状況を冷静に分析して少しでも早く終わらせる方法を考えましょう。以下で、納期に遅れそうなときに間に合わせる方法をご説明します。

仕事が間に合わないと分かってもパニックにならない

仕事が間に合わないと気づいた時、焦ってパニックになる気持ちはよく分かります。しかし、焦れば焦るほど状況は悪化する可能性があるため、大切なのは冷静さを保つこと。一旦手を止めて、深呼吸をするなど心を落ち着かせることが有効でしょう。

仕事の完了までに必要な作業と工数を洗い出す

仕事を完了するまでに何の作業が必要で、どれだけ時間がかかるのかを書き出してみましょう。一つの作業を終えるたびに次にすべきことを考えていると、時間のロスが発生するので非効率的なうえ、いつ終わるか分からない状況で仕事をしていれば、精神的にストレスを感じることも。

仕事の進め方やタスクごとにかかる作業時間を明確に洗い出しておけば、ゴールに向けてスムーズに作業がすすむでしょう。

仕事を間に合わせるために優先順位をつける

何ができていれば「仕事の完了」といえるのかを明確にし、やるべきことに優先順位をつけましょう。大きなタスクを小さなタスクに分割して、外せないポイントと、なくても良い・あとで付け足せるポイントを分類することで、納品までのスケジュールを立てやすくなります。

たとえば、クライアント向けの資料を作る場合、口頭で説明する予定があるならば、すべての情報を資料に記載する必要はないでしょう。大事なポイントは資料に記載して、口頭で補足できる情報は載せないなどと優先順位をつければ、不要な作業と時間を削減できます。

仕事の優先順位のつけ方については、「仕事の優先順位のつけ方とは？効率的に業務を進めるコツを紹介」でも詳しくご紹介しています。締め切りに間に合わないと諦める前にぜひご覧ください。

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仕事が納期に間に合わない原因

一生懸命仕事に取り組んでいるのに、なぜ納期に間に合わないのだろうと悩む人もいるでしょう。ここでは、仕事が遅れてしまう原因を解説していきます。

納期までのスケジュールの立て方が甘いから

仕事が納期に間に合わない原因として、スケジュールの立て方が甘いことが考えられます。何の作業にどれくらいの時間がかかるかを正確に想定できていなければ、納期に間に合わないという事態は起きてしまうでしょう。

また、仕事にトラブルはつきものなので、想定外の作業が発生した場合の時間も考慮して、余裕をもったスケジュールを立てる必要があります。職場の先輩や上司に相談し、過去のデータなどを参考にするほか、「仕事の段取りを上手に組むためには？必要なスキルや効率的な進め方を解説！」のコラムもご覧ください。

やりたくないことを先送りにしているから

やりたくないことを後回しにした結果、仕事の締め切りに間に合わない場合もあるでしょう。自分の気分で仕事に取り組む順番を決めていると、大事な作業の時間が足りなくなってしまうことがあります。優先順位を明確にし、仕事の進め方を計画的に立てましょう。

仕事の安請け合いをしているから

現在のタスク量や新しい仕事に要する時間を考えず、安易に依頼を引き受けた結果、締め切りに間に合わないということも。また、「相手の気分を害すのではないか」「期待を裏切ってしまうのではないか」という不安から仕事を断れず、無理に引き受けて間に合わないこともあるようです。職場で円滑に仕事を進めるためには、自分のキャパシティを理解し、無理のない範囲で仕事を請け負いましょう。

仕事が締め切りに間に合わない理由は、上記のほかにも複数あります。

「仕事が間に合わない」という事態を避ける3つの方法

仕事が間に合わないという事態を避けるためには、業務の進め方を変える必要があります。今後同じような状況を繰り返さないためにすべきことを、以下でチェックしていきましょう。

1.ラストスパートを信じない

「追い込まれないと仕事をしない」「ギリギリにならないと手を付けない」という人がいますが、納期ギリギリまで動かないのはリスクがあります。自分が思っていたよりも時間がかかる可能性があるほか、締め切りが迫る中、緊急で別の仕事が入るといった、予期せぬ出来事が起こる恐れも。仕事は予期せぬ自体を考慮したうえで、できるだけ早く着手することが大切です。

もし、仕事に取り組む意欲が湧かないという方は、「仕事がめんどくさいと思う理由は？やる気が出ないときの対処法をご紹介」をご覧ください。仕事に前向きに取り組む方法をご紹介しています。

2.計画的に仕事をこなす

上記に通じることですが、仕事を引き受けたらまずは無理のないスケジュールを立てて、タスクを着実にこなしていくことが大切です。特に、自分以外の人が関わっている仕事であれば早めに対応することで全体の進みが良くなることも。

また、納期ギリギリに完了すれば、仕事に不備がないか見直す時間もなくなってしまいます。最終確認の時間もとれるように、余裕をもっての計画を立てましょう。仕事を早く終わらせる方法については、「仕事を早く終わらせるコツとは？できる人はどうしてる？」でもご紹介しています。締め切りを守りつつクオリティを担保した仕事がしたい方は、ぜひ参考にご覧ください。

3.許容量を超える仕事を引き受けない

自分が今抱えている仕事をこなし、なおかつ、頼まれた仕事を納期までに終えられるという自信がない場合は、仕事を断ることも大切です。

引き受けるべきかどうか自分で判断するのが難しい場合は、上司に相談してみるのも良いでしょう。上司が部下の仕事量や状況を把握していない可能性もあるので、相談することで適切なタスク量に調整してくれたり、補助役の人員を追加してくれたりする可能性があります。

なお、仕事が間に合わないと判断し断る際は、伝え方に注意が必要です。「仕事の断り方のコツって？印象を良くする4つのポイント」では、印象を悪くしない伝え方を紹介しているので、ぜひあわせてチェックしてみてください。

仕事が間に合わないことがストレスで逃げたいときは

「仕事量が多く締め切りに間に合わない」「仕事の内容が自分に合わず思うように進まない」と悩んだときは、前述した方法を試してみたり人に相談したりして、自分に合った仕事の仕方を見つけるのもおすすめです。特に、新人の方や初めての仕事に着手する方は、最初は締め切りに間に合わないことがあっても、やり方を変えることで改善していく場合があります。

一方で、さまざまな工夫を試みても締め切りに間に合わなかったり、ほかの人より仕事の進捗が遅いと感じたりする場合は、その仕事が向いていない可能性も。ストレスを感じながら無理に仕事を続けても、成果が出ずに評価を受けられないこともあるでしょう。仕事が間に合わないのは、自分の能力が足りないからと落ち込まず、適性のある職場への転職を検討してみてください。

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仕事の納期に関するFAQ

仕事をするうえで、「納期に間に合わなかったらどうしよう」と不安になることも多いのではないでしょうか。ここでは、想定される仕事の納期に関するお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

仕事の納期の重要性を教えてください。

仕事上の納期とは、頼まれた商品やサービス、作業を完了させる期間を指します。
顧客との信頼関係や、勤務先の業績にも関わる重要なことだといえるでしょう。また、「仕事ができる人によくある特徴を解説！業務への意識や取り組み方を知ろう」でもご説明しているように、納期を守ることは自身の評価にも影響します。

仕事が遅くなる原因を知りたいです。

仕事が遅くなる理由は、「段取りが悪い」「何でも引き受ける」「時間を気にしていない」などが挙げられます。「仕事を人任せにする人の特徴とは？できる人になる方法をご紹介」でも解説しているように、スケジュールを立てずに取り掛かってしまったり、残業ありきの考えがあったりすると、トラブルが起きやすくスムーズに進まないでしょう。

業務を円滑に進める方法を知りたいです。

仕事を的確にスピーディーに進めるには、後回しにせず、重要なこととそうでないことを整理して取り組むことです。また、業務の状況を把握して仕事の優先順位を決めることもポイント。これらを意識することで無駄を省き、スピーディーにタスクをこなせるでしょう。業務の進め方について詳しくは、「仕事が終わらない人は必見！原因・理由と解決法まとめ」をご覧ください。

納期のない仕事に就きたいです。

納期のない仕事として、警備員や販売などが挙げられるでしょう。
しかし、「納期がない＝仕事がラク」というわけではありません。。重要なのは、自身がモチベーションを維持し、納得して働ける職場かどうか。そのためには、適正に合った仕事選びが大切です。ハタラクティブでは、専任の就活アドバイザーがマンツーマンであなたのお悩みをヒアリング。職場の雰囲気や仕事内容などを詳しくお聞きし、あなたにとって最適な職場探しをサポートします。

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