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退職手続きに必要な書類とは？用意する方法や提出のタイミングを解説
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この記事のまとめ
- 退職手続きで必ず受け取るべき書類は「雇用保険被保険者証」と「源泉徴収票」
- 退職手続き後に書類が届かないときは、まず前職の担当者に確認しよう
- 退職後の公的手続きの種類によって用意するべき書類は異なる
- 健康保険と年金の変更手続きは退職日の翌日から14日以内に行おう
退職手続きの前に、必要な書類を確認しておきたいという人は多いでしょう。退職するときは会社側とやり取りするものだけでなく、公的手続きのための書類も事前に準備する必要があります。このコラムでは、退職時にもらう書類の一覧や、転職する際に用意するべき書類を紹介。退職手続き後に手元に届かないときの対応や書類を提出するタイミングなどについてもまとめました。退職手続きの準備をするための参考にしてみてください。
退職手続きの際に会社から受け取る5つの書類
退職手続きの際には、以下の5つの書類を会社から受け取ります。
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
・年金手帳
・離職票
・厚生年金基金加入員証
上記のうち、「雇用保険被保険者証」「源泉徴収票」は必ず受け取りましょう。「年金手帳」や「離職票」、「厚生年金基金加入員証」などの書類は、状況によって必要になる場合があります。受け取り忘れがないように、以下を読んで自分がそろえるべき書類を確認してみてください。
1.雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを証明するための書類です。会社で保管していることが多いため、退職手続きの際に必ず受け取ってください。転職先でも雇用保険に加入する場合は、受け取った雇用保険被保険者証を新たに入社する会社に提出します。派遣やパートなど就労形態にかかわらず、雇用保険に加入している方は必ず発行してもらいましょう。
雇用保険被保険者証が会社で保管されておらず、自分も持っていない場合は、再発行手続きが可能です。現住所がある地域を管轄するハローワークで再発行申請手続きを行いましょう。
2.源泉徴収票
源泉徴収票とは、1年間のうち会社から支払われた給与や賞与、納めた所得税の金額が記載されている書類のこと。転職先の会社での年末調整や、再就職しなかった際の確定申告などの手続きで必要になるため、必ず受け取っておきましょう。源泉徴収票は最後の給与が支給されてからでないと発行できないため、後日郵送されます。
3.年金手帳
年金手帳は公的年金の被保険者である旨を証明する書類で、20歳になると交付されるものです。記載されている基礎年金番号を使用することで年金の手続きができるため、転職する際にも必要。自身で管理する方法のほかに会社が保管している場合もあるので、どちらに当てはまるのかを退職日前に確認し、確実に手元に揃えておきましょう。
4.離職票
離職票は、退職したことを証明するための書類で、後日送付されます。離職票は失業保険の申請手続きをする際に提出するため、退職の時点で転職先が決まっている人は受け取る必要がありません。そのため、会社によっては希望者のみに配布する場合も。転職の予定がない人は、確実に受け取れるように前もって会社へ発行申請をしておきましょう。
5.厚生年金基金加入員証
厚生年金基金加入員証は、厚生年金基金の加入歴を証明するための書類です。会社が厚生年金基金に加入していれば、退職手続きの際に返却されます。該当者は将来受け取れる年金に基金からの支給額が上乗せされるため、厚生年金基金加入員証を受け取ったら大切に保管しておきましょう。
退職に関する書類はいつ届く？
退職手続きの進捗具合によっては、退職時に受け取る書類が後日郵送されることもあります。一般的にかかるとされる期間は、離職票は退職日から2週間前後、源泉徴収票は退職から1ヶ月以内。雇用保険被保険者証や年金手帳は退職日には用意できることが多いため、「間に合わない書類は後日」といった対応になる可能性もあるでしょう。なお、源泉徴収票は所得税法によって退職日から1ヶ月以内に離職者に交付する義務が定められています。前職の会社に発行を依頼しても1ヶ月以上手元に届かない場合は、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出しましょう。
退職手続き後に書類が届かないときはどうする？
こちらでは、退職手続き後の書類がもらえない場合の対処法を解説します。退職後の書類は、役所やハローワークなど公的期間の手続きに必要です。速やかに対処して、発行してもらいましょう。
前職の担当者にコンタクトを取る
退職手続き後に書類が届かないときは、まず前職の担当者に問い合わせてみましょう。書類の準備に時間がかかって発送が遅れていたり、会社側が手配するのを忘れていたりする可能性があります。
ハローワークに相談する
会社側への連絡後も書類をもらえない場合は、ハローワークに相談しましょう。退職手続き後にもらえる離職票がないと、失業保険の申請手続きができません。退職後に離職票が届かない場合の対応は「離職票の期限は？10日過ぎたのに届かないときの対処法や発行の流れを解説」でも紹介しているので、ご一読ください。
退職後の転職手続きで必要になる書類
転職先に提出する書類として挙げられるのは、「扶養控除等（異動）申告書」「健康保険被保険者（異動）届」「給与振込先届」の3つです。ここでは、退職後に転職する場合に必要な書類について解説します。転職手続きをスムーズに進めるための参考にしてみてください。
1.扶養控除等（異動）申告書
扶養控除等（異動）申告書は、給与に関する扶養控除や配偶者控除などを受けるための書類です。所得税を算出する基準になるため、退職後の転職手続きの際に提出する必要があります。扶養家族がいない場合も、「いない」旨を記入して提出してください。
会社から指定されたフォーマットがある場合は、必要項目をすべて埋めて提出しましょう。特に指定がない場合は、国税庁のホームページからのダウンロードも可能です。
2.健康保険被扶養者（異動）届
健康保険被扶養者（異動）届とは、被扶養者の追加や削除、結婚による氏名変更などの手続きを行うための書類を指します。退職後の転職において、切り替わった健康保険で被扶養者の認定を受けるために必要な書類です。
必要事項は、配布される書類、もしくは日本年金機構のホームページからダウンロードしたフォーマットに記入します。ただし、扶養家族がいない場合は提出する必要はありません。
3.給与振込先届
給与振込先届は、給料の支払い先となる口座を転職先に申告するための書類です。会社から渡された書類に記入・押印して提出してください。銀行を指定している企業もあるので、新しい会社に入社するごとに手続きが必要です。
退職前に使っていた銀行が使えないと、急遽口座開設をしなければならない恐れもあるため、事前に確認しておきましょう。
企業によって求められる可能性がある書類
以下の3つは企業によって求められる可能性がある書類です。事前に把握しておけば、突然手続きが必要になっても慌てずに済むでしょう。
1.健康診断書
転職先の企業によっては、前職の退職から入社までに受けた健康診断の診断書の提出を求められることもあります。入社後に健康診断の機会が設けられている場合もあるので、自身の転職先の状況を確認しておきましょう。
また、バスやタクシー運転手のように人命を預かる仕事では、面接段階で診断書の提出が必要になることもあるため、転職先の指示に従って必要な書類を用意し、手続きを行ってください。
2.内定承諾書
内定承諾書は、応募者が内定を承諾し入社を誓約するための書類です。提出すると入社の意思が固まったものとみなされ、受け入れに向けた手続きが進められます。内定承諾書に法的な拘束力はないものの、提出後に辞退すると企業に多大な迷惑や損害を与えるため、慎重に考えたうえで返信しましょう。
3.退職証明書
退職証明書は退職の事実を証明するための書類で、勤めていた会社に依頼すれば発行してもらえます。応募書類に記載されている情報に間違いがないか調べたり、退職理由を書面で確認したりするために提出を求められるようです。
退職証明書の発行期限は退職から2年間。依頼から発行までは2週間程度を要するので、必要になるか分からない場合でも申請しておくのが無難でしょう。
退職後の公的手続きのために用意するべき書類
退職後の公的手続きの種類によって、用意するべき書類は異なります。以下では「年金」「健康保険」「失業保険」の3つの公的手続きで必要な書類を紹介しているので、参考にしてみてください。
年金の種別を変更するための書類
日を空けずに転職しない場合、会社を退職すると、年金種別を厚生年金から国民年金もしくは家族の被扶養者に変更する必要があります。それぞれの手続きのために用意するべき書類を確認しておきましょう。
国民年金の場合
国民年金に変更する場合に必要な書類は以下のとおりです。
・年金手帳
・退職証明書や健康保険喪失証明書など退職日が確認できるもの
・印鑑
・身分証明書
・委任状（代理人が手続きを行う場合）
上記の書類を用意したうえで、居住地の市区町村役場で手続きを行いましょう。
厚生年金の被扶養者になる場合
退職後、厚生年金に加入している家族の扶養に入るための手続きでは、以下の書類を用意します。
・国民年金第3号被保険者関係届
・源泉徴収票
・戸籍謄本や住民票の写しなど続柄が確認できる書類
・退職証明書または雇用保険被保険者離職票の写し
・傷病手当や失業手当の受給額が分かる通知書（受給対象の場合）
上記の書類を揃え、扶養者である家族の勤務先に提出しましょう。雇用保険の被扶養者になるためには年収制限の条件をクリアする必要があり、該当しない場合は国民年金への変更手続きが必要です。
健康保険を切り替えるための書類
退職後の健康保険の切り替え手続きとしては、「国民健康保険に切り替える」「前職の健康保険を継続する」「家族の被扶養者になる」の3つの方法が挙げられます。
国民健康保険の場合
国民健康保険への切り替え手続きを行うために必要な書類は以下のとおりです。
・健康保険資格喪失証明や扶養認定資格喪失証明書など資格喪失日が分かる書類
・本人確認書類
・世帯主と加入者のマイナンバーが確認できる書類
・印鑑
住民票がある地域の市区町村役場に上記の書類を持参して手続きしましょう。
前職の健康保険を継続する場合
前職の健康保険に引き続き加入する「任意継続」の手続きで必要な書類は以下のとおりです。
・任意継続被保険者資格取得申出書
・退職証明書や雇用保険被保険者資格喪失届の写しなど退職日が分かる書類
任意継続の手続きができる条件は、「退職日の前日までに継続して2ヶ月以上の被保険者期間があること」。該当する人は、健康保険組合か居住地にある社会保険事務所で手続きを行いましょう。
健康保険の被扶養者になる場合
退職後に家族が加入している健康保険被扶養者になる場合は、以下の書類を用意します。
・健康保険被扶養者異動届
・源泉徴収票
・続柄が記載された世帯全員分の住民票
・退職証明書または離職票の写し
・傷病手当や失業手当の受給額が分かる通知書（受給対象の場合）
退職後すぐに上記の書類を扶養者の勤務先に提出しましょう。厚生年金の扶養にも加入する場合は、同時に提出すると手続きの手間がかかりません。
手続きを忘れると医療費の負担額が増える場合も
健康保険の切り替え手続きを忘れると、医療費の負担額が増える可能性があります。加入していた健康保険は退職と同時に脱退するため、手続きをしないままだと医療費を全額自己負担しなければなりません。健康保険の切り替え手続きをしなかった場合のリスクや対処法は「退職後の手続きを忘れたらどうなる？失敗を回避するための方法を紹介」で解説しているので、参考にしてみてください。失業保険を申請するための書類
退職後に失業保険の申請手続きを行う場合、まず居住地域を管轄しているハローワークで求職の申込みを行ったあと、以下の書類を提出しましょう。
・雇用保険被保険者離職票（ー1、2）
・個人番号が確認できる書類
・運転免許証やマイナンバーカードなど身元確認書類
・最近の写真2枚（正面上半身を写したもの、縦3.0cm×横2.4cm）
・印鑑
・本人名義の普通預金通帳またはキャッシュカード（一部の金融機関を除く）
失業保険の手続きに必要なのは以上の6点です。失業保険の受給条件や手続きの流れは「退職する際の手続きを解説！流れを把握してスムーズに進めよう」で解説しているので、ご一読ください。
退職後の手続きや書類提出のタイミングは？
退職後の手続きや書類提出は、期限が定められている場合があります。以下では失業保険と公的手続きを行うタイミングを解説しているので、スケジュールを立てるための参考にしてみてください。
失業保険の申請は退職直後がベスト
失業保険の申請は、退職直後に行いましょう。退職後の仕事が決まっていない場合、失業保険で一定の給付金を受けられます。ハローワークインターネットサービスによる失業保険の適用条件は、以下のとおりです。
・ハローワークに来所し、求職の申込みを行い、就職しようとする積極的な意思があり、いつでも就職できる能力があるにもかかわらず、本人やハローワークの努力によっても、職業に就くことができない「失業の状態」にあること
・離職の日以前2年間に、被保険者期間（※補足2）が通算して12か月以上あること
なお、失業保険は、給付申請をしたからといってすぐに支給されるわけではありません。自己都合退職の場合、手続き後7日間の待期期間や説明会への参加などを経て、実際に支給が始まるのは申請から約2ヶ月後です。手続きが遅れると、受給の開始時期も先延ばしになってしまいます。退職後すぐに申請を行えるように、事前に必要な書類を確認しておきましょう。
参照元
ハローワークインターネットサービス
基本手当について
健康保険と年金の手続きは退職後14日以内に行う
健康保険と年金の切り替え手続きは、退職の翌日から14日以内に行う必要があります。14日を過ぎると未納分をさかのぼって支払わなければならないため、期限内の手続きが効率的です。
また、先述のとおり、退職後に健康保険に未加入だと医療費が全額自己負担となることも。14日以内に必要な書類をそろえ、住んでいる自治体の窓口で手続きを行いましょう。
退職手続きの流れ
ここからは、退職の意思表示〜退職日までの流れについて解説します。退職のスケジュールを組む参考として、ぜひご活躍ください。
意思表示・退職日の相談
自分の中で退職の気持ちに迷いがないなら、退職願を作成して、早いうちに職場に報告しましょう。報告が遅くなると引き継ぎや手続きにも支障が生じます。職場に迷惑をかけないタイミングで、退職の意向を伝えるのが大切です。
会社によっては引き留めや退職日の調整を迫られることもあるため、退職日は上司と相談しながら妥協点を探りましょう。
退職届の提出
退職に意思を伝えて合意したあとは、退職届を作成して職場に提出します。遅くても退職日の2週間前までに提出しましょう。退職が決定すると、既存の業務をこなしながら、取引先への連絡や従業員へ業務の引き継ぎを行わなければなりません。忙しくなる前に済ませてしまいましょう。
業務の引き継ぎ
退職が決定したあとは、退職日の直前まで業務の引き継ぎをします。円満に退職するには、漏れなく業務を引き継がせなければなりません。退職の意向を伝えるのが遅いと、引き継ぎが難しくなる可能性があります。円滑に退職を進めるなら、期間に余裕を持っておくのが大切です。
取引先への挨拶・担当交代の伝達
業務の引き継ぎと同時に、取引先に退職の挨拶と担当の交代を伝えましょう。取引先によってメールで済ませる場合と、直接出向くケースがあります。付き合いが長い、重要な取引先には直接挨拶に向かうほうがよいでしょう。
各備品の返却
各備品の返却は最終日に行います。このとき、家に置いたままの備品がないか事前に確認して、漏れがないようにしましょう。例として挙げられるのは健康保険証や社員証、経費で購入した備品などです。業務で使用したデータや資料なども、返却したり削除したりして忘れずに整理しましょう。
「退職手続きのチェックリスト！やるべきことを確認してミスを防ごう」では返すべきもののチェックリストを紹介しているので、紛失やデータ流用といったトラブルを避けるための参考にしてみてください。
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退職の手続きに関するFAQ
ここからは、退職手続きや必要書類に関してよくある質問にお答えします。
退職の意向を伝えるのは1カ月前でも大丈夫ですか？
一般に1カ月前までに伝えるのがよいとされますが、繁忙期だと対応が間に合わなかったり、業務対応などで職場に負担をかけたりする可能性があります。退職の意向は、余裕をもって2カ月程度前に伝えておくとよいでしょう。なお、企業によっては就業規則で退職を伝える時期を決めていることもあります。
職場に提出するのは退職願と退職届のどちらですか？
退職に意向を伝えたものは「退職願」、退職日や詳細を記載したものは「退職届」です。
基本的な流れとしては、退職願を上司へ提出し意向を伝えたあと、退職届で詳しい退職日や退職事由を報告します。両者の違いについては「退職願と退職届の違いとは？仕事を辞めたいときの流れをご紹介」のコラムでご確認ください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
