退職時にもらう書類はパートと社員で異なる？返却物や必要な手続きも解説

パートや社員が退職するときにもらう書類にはどのようなものがあるか、分からない人もいるでしょう。退職後に受け取る書類は「雇用保険被保険者証」「源泉徴収票」「離職票」などがあり、大切に保管する必要があります。

このコラムでは、パートが退職時に受け取る書類に加えて、返却をするものや失業給付をもらうための手続き方法などを解説。退職に関する知識をきちんと持って、スムーズに退職後の手続きが進められるようにしましょう。

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パートが退職時に会社からもらう必要書類一覧

退職をする際は、企業から「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「源泉徴収票」「離職票」などの書類の受け取りが必要です。正社員ではなくとも、退職時にもらう書類はいくつかあります。以下で詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

1.雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していたことを証明する書類です。
雇用保険の加入条件は「31日以上の雇用見込みがある」「1週間の所定労働時間が20時間以上」「学生以外（卒業見込みや定時制は除く）」のため、正社員であれば必ず、パートでも条件を満たしていれば加入しています。

雇用保険被保険者証は転職先の企業に提出するほか、失業保険の申請に使用するため、もし会社で保管しておらず、手元にない場合は最寄りのハローワークで再発行を依頼しましょう。

雇用保険被保険者証の再発行について詳しくは、「雇用保険被保険者証の再発行できる？手続きに必要なものとは？」のコラムをご覧ください。

2.年金手帳・基礎年金番号通知書

年金手帳・基礎年金番号通知書は公的年金に加入していることを示す書類で、入社時に会社が保管している場合もあるようです。退職時には会社から返却されるので、大切に保管するようにしてください。

もし、会社で保管されていない場合は、自分で持っている可能性が高いため、手元にあるかどうかを確認しておきましょう。

3.源泉徴収票

退職時にもらう書類として、源泉徴収票があります。源泉徴収票は、1年間に会社から支払われた賃金や、納めた税金の金額が記載された大切な書類です。
年度の途中で転職した場合は、その企業に在籍していた期間分だけの情報が記載され、通常は退職後に郵送で受け取ることになります。

転職先の会社に提出する必要があるほか、年内に新しい就職先がない場合は確定申告にも必要となるため、パートや社員などの雇用形態に関わらず、必ず受け取って保管しておきましょう。

4.離職票

離職票は、退職後の再就職先が決まっていない場合や、失業保険を申請する際に必要となる書類です。企業が発行するもので、退職者が希望すれば発行されますが、再就職先がすぐに決まっている場合など、離職票が不要な場合もあります。
そのため、退職時には自分の状況に応じて離職票が必要かどうかを確認し、必要であれば会社に発行を依頼しましょう。

パートの場合でも、雇用保険に加入していれば離職票の発行や交付が可能です。雇用保険に加入していた人は、一定の条件を満たしている場合に失業手当を受給する権利があるため、失業手当の手続きで離職票が必要になるでしょう。

5.退職証明書

退職証明書とは、退職したことを証明するための書類で、退職した企業から発行されます。
公的な証明書ではないものの、国民年金・国民健康保険や失業保険の手続きをする際に利用できることもあるようです。

書類には、退職日や雇用期間、業務内容、賃金、役職、退職理由などが記載されますが、企業ごとにフォーマットが異なり、退職者が希望する内容を指定できる場合もあります。

なお、退職証明書は正社員やパート・アルバイトの区別なく、退職した事実を証明するためのもの。パート・アルバイトを辞めた際に離職票が発行されない場合でも、必要に応じて会社に申請すれば退職証明書を受け取れます。
新しい就職先や各種手続きで求められる場合があるため、必要な場合は早めに申請しておくと安心でしょう。

6.厚生年金基金加入員証

厚生年金基金加入員証は、厚生年金基金に加入していたことを証明する書類です。会社が厚生年金基金に加入している場合、正社員だけではなくパートにも退職時に返却されます。

将来受け取る年金に基金からの支給額が上乗せされるため、加入員証を受け取ったら紛失しないよう大切に保管しましょう。

7.健康保険資格喪失証明書

健康保険資格喪失証明書は、退職後に社会保険の資格がなくなったことを証明するための書類で、国民健康保険への切り替えや失業給付金の手続きなどに必要です。

正社員やパートに関わらず社会保険に加入していた場合、退職すると退職日翌日から健康保険の被保険者資格を失います。発行には数日から数週間かかることがあるため、退職が決まったら早めに会社に申請するようにしましょう。

退職までの流れ

以下では、退職までの一般的な流れを説明します。スムーズに退職するためには、手続きの流れと必要な対応をしっかりと把握しておきましょう。

退職を伝える

まずは、直属の上司に退職の意思を伝えます。その際「退職します」と上司に一方的に伝えるのではなく、「相談したいことあるので、お時間いただけますか？」とアポイントを取ると、話す機会を設けてもらえるでしょう。

法律上、退職は退職日の2週間前までに伝えれば問題ありませんが、会社の就業規則で「3ヶ月前までに」などと定められている場合もあります。円満に退職するためには、法律だけでなく会社の規則に従い、できるだけ早めに退職の意向を伝えましょう。

退職日を決める

直属の上司に退職の意思を伝えて承諾されたら、具体的な退職日をすり合わせて決めましょう。業務の引き継ぎ期間や職場の状況を考慮し、双方が納得した上で正式な退職日を調整することがポイントです。

退職届の提出

退職日が決定したら、退職届を退職日の2週間前までに提出する必要があります。退職届は「退職の意思を正式に伝える書類」で、一度受理されると原則として撤回はできません。
また、退職願は「退職の意思を伺う書類」、退職届は「正式な退職の届け出」と違いがあるため、認識しておきましょう。

適切な書き方や注意点については「退職願と退職届の違いとは？仕事を辞めたいときの流れをご紹介」のコラムを参考にしてください。

業務の引き継ぎ

退職が決まったら、担当業務の引き継ぎに入ります。
担当していた業務を洗い出し、引き継ぎ項目をリストアップして漏れのないよう注意しましょう。取引先への挨拶は後任者とともに行うのが理想です。

取引先への挨拶

退職が決まったら、取引先への挨拶も忘れずに行います。挨拶はメールや電話で済ませることもありますが、可能であれば直接訪問して感謝の気持ちを伝えるのが望ましいでしょう。

また、引き継ぎがスムーズに行われるよう、必要に応じて後任者の連絡先や担当業務を簡潔に伝えることがおすすめです。円滑な関係を保ちながら退職できるよう、丁寧な対応を心がけましょう。

退職当日

退職当日は会社へ備品の返却を行います。備品の返却については、事前にリストを作成して漏れがないようにするのがポイント。詳細は次項でご確認ください。また、これまでお世話になった上司や同僚への挨拶も忘れずに行いましょう。

退職時の挨拶回りについて詳しくは「退職の挨拶回りはどこまですべき？順番や一言添える例文も紹介」のコラムもぜひ参考にしてみてください。

社員やパートが退職時に会社へ返却するもの

退職をする際は、会社の備品や貸与品はすべて返却する必要があります。そのほか、業務で得た情報や顧客リストなども、持ち出しは厳禁です。下記を参考に、返却忘れのないよう対応しましょう。

健康保険証

健康保険は会社を通じての加入のため、退職日の翌日には効力を失い利用できなくなります。最終日に出社していれば直接、最終日が有給消化中なら郵送など企業が指示する方法で返却しましょう。

なお、扶養家族がいる場合は家族の健康保険証の返却も忘れずに行います。

名刺

退職することでその企業の所属ではなくなるため、名刺も返却となります。企業によっては退職者本人だけでなく、業務を通じてもらった取引先などの名刺も返却するよう指示されることもあるようです。

事務用品・書籍

会社から支給された事務用品や書籍なども、企業に所有権があるため返却の対象です。また、会社の経費で購入したものに関しても、返却の対象になる場合があるため、確認しておきましょう。

身分証明書・IDカード・入館証

会社の所属や身分を証明するものは、すべて返却します。会社の入っているビルへの入館証やIDカードなども返却の対象です。

仕事に関わる書類やデータ

業務で使用した資料や書類、データなども返却もしくは削除の対象です。

個人情報や業務ノウハウの流出・持ち出しは就業規則違反にとどまらず、犯罪につながる可能性もあります。たとえ業務で私用のパソコンを使っていても、データは必ず削除しましょう。

退職後に必要書類を用いて行う手続き

ここでは、退職後に必要な手続きをご紹介します。以下を参考に必要な手続きを行いましょう。

失業保険の受給申請

失業保険は「雇用保険に加入している」「仕事をする意思がありいつでも就職できる」といった条件に該当する人が対象です。
失業保険を受給するためには、最寄りのハローワークで受給申請の手続きを行う必要があります。申請の際は、退職時に会社から受け取った「離職票」などの書類を準備しましょう。

申請後は、指定された日にハローワークで求職活動の報告を行うことで、給付金が支給されます。条件や給付日数は個々の状況によって異なるため、詳しい内容はハローワークで確認しましょう。

失業保険の受給条件について詳しくは、「失業保険の受給条件は？給付日数やもらい方などもあわせて紹介！」をご一読ください。

自己都合で退職する場合

自己都合退職では、受給条件として「被保険者期間が退職前の2年間で通算12ヶ月以上あること」が求められます。

また、失業保険の支給開始までは、申請から2～3ヶ月の待機期間があります。給付日数は年齢や雇用保険の加入年数に応じて異なりますが、一般的に90日から150日程度です。

会社都合で退職する場合

会社都合退職の場合は、受給条件として「雇用保険の加入期間が退職前の1年間で通算6ヶ月以上あること」が必要です。
待機期間は約7日と短く、すぐに給付が開始される点が特徴。給付日数は、自己都合退職に比べて長く、90日から330日と幅広く設定されています。

健康保険の切り替え

退職後は社会保険の資格を失うため、国民健康保険への加入や、家族の扶養に入ることになります。手続きには、退職時に受け取る健康保険資格喪失証明書が必要です。退職後、できるだけ早めに手続きを行い、健康保険の空白期間を作らないようにしましょう。

また、退職後にすでに転職先が決まっている場合は、健康保険の切り替え方法が異なります。新しい会社での入社手続き後に、再び社会保険に加入することが一般的です。

転職先の健康保険に加入するまでの間は、前職の健康保険の任意継続や国民健康保険への加入、または家族の扶養に入るなどの選択肢があります。切り替えの手続きを早めに進め、保険の空白期間が生じないように注意しましょう。

任意継続被保険者となる場合

退職後に転職を決めているものの、転職先が決まっていない場合や、新しい会社の健康保険に加入するまでの期間をカバーしたい場合、「任意継続被保険者」として前職の健康保険を継続する方法があります。
任意継続被保険者になるには、退職日までに継続して2ヶ月以上被保険者機関があることが条件です。

退職後20日以内に手続きを行う必要があり、保険料は全額自己負担となりますが、引き続き同じ保険の給付を受けられるメリットがあります。加入を希望する場合は、早めに手続きを進めましょう。

国民健康保険に加入する場合

国民健康保険は市区町村が運営しているため、住んでいる地域の役所で手続きを行いましょう。
退職日の翌日から14日以内に手続きをするのが一般的で、必要書類としては、「退職証明書」や「健康保険資格喪失証明書」「本人確認書類」などが求められます。
保険料は前年の所得に基づいて計算されるため、収入が多かった年の翌年は負担が大きくなることがある点は注意が必要です。加入の際は早めに役所で手続きを行いましょう。

健康保険の手続きで必要な手続きは、「健康保険は仕事を辞めたら手続きが必要？切り替えの方法や注意点を解説！」のコラムでも詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

年金の手続き

退職後の年金手続きは、状況によって異なります。転職先が決まっている場合は、新しい会社で自動的に厚生年金に再加入するため、特別な手続きは不要です。

一方、転職先が未定の場合は、退職後に「国民年金」に切り替える必要があり、市区町村の役所で手続きを行います。任意継続は厚生年金への加入が可能ですが、多くの場合は国民年金への切り替えとなるため、早めの手続きが大切です。

 

年末調整・確定申告の手続き

退職した年内に再就職する場合は、再就職先で年末調整が行われるため確定申告は不要です。
もし、年内に再就職しなければ、退職時に受け取った源泉徴収票を使って個人で確定申告を行います。
確定申告について詳しくは「転職したら確定申告は必要？やり方や年末調整との違いも解説」のコラムをご覧ください。

住民税の支払い

住んでいる地域にもよりますが、パートの収入が100万円以下で、ほかに所得がない場合は、住民税はかかりません。しかし、所得税を納めていた場合は支払いの手続きを行う必要があります。

住民税の支払い手続きに必要な書類は、「給与所得者異動届出書」です。これは1ヶ月以内に転職する場合のみに必要な書類で、転職先に提出します。転職までの期間が1ヶ月以上空く場合・独立する場合などは、時期によって手続きの方法が違うため、下記の表で確認してみてください。

住民税は、前年の1年間の所得に対して、翌年の6月～翌々年の5月の期間で納める税金です。住民税については「退職後の住民税はどうなる？納付方法や注意ポイントについて解説！」のコラムで詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

1ヶ月以内に転職する場合

1ヶ月以内に転職する場合、住民税の支払い方法は前の職場での給与からの天引き（特別徴収）が一般的です。新しい職場でも同様の方法が適用されることが多いため、引き続き給与からの天引きで支払うことになります。

ただし、転職によって住民税の納付額が変わることもあるため、前職での給与明細や住民税通知書を確認しておくことが大切です。

転職まで期間が空く・独立する場合

転職まで期間が空く場合や独立する場合、住民税の支払い方法が変わる可能性も。前職での給与からの天引きが終了すると、住民税は普通徴収に切り替わり、自分で納付する必要があります。

この場合、自治体から送付される納付通知書に従って、指定された期限までに住民税を支払いましょう。独立して収入が変動する場合も、納付額を見直す必要があるため、確認が必要です。

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退職後の必要書類に関するQ＆A

ここでは、退職後の必要書類に関する疑問と回答をご紹介します。

退職後14日過ぎたら健康保険に加入できない？

国民健康保険には14日を過ぎても加入できます。
14日を過ぎて手続きをした場合、届け出の日以降が保険給付の対象です。タイミングによって全額負担になる恐れがあるので、退職後14日を過ぎてしまった場合は、早急に手続きを行いましょう。

健康保険については「退職後の手続きを忘れたらどうなる？失敗を回避するための方法を紹介」のコラムでまとめているので、あわせてお読みください。

雇用保険に入っていたのに離職票が届かないときはどうする？

雇用保険に加入していたのに、しばらく待っても離職票が届かないようなら、企業に問い合わせてみてください。手続きが遅れている可能性があるからです。

「離職票が届かない」といったトラブルについては、「離職票がもらえないのは違法？ハローワークへの問い合わせも解説」のコラムで詳しく解説しています。手続きが遅れると失業給付が満額受けられなくなる恐れもあるので、早めに問い合わせましょう。

退職後の必要書類のなかで転職に必要な書類は何ですか？

一般的に転職先に提出する必要があるのは、「雇用保険被保険者証」「源泉徴収票」「年金手帳」の3つです。
これらの書類は必ず提出する必要があるため、退職後は大切に保管しておきましょう。特に源泉徴収票は、新しい勤務先で年末調整を受ける際に必要になります。しっかり管理し、スムーズな転職を目指しましょう。

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