辞表の書き方を例文で紹介！手書き？パソコン？封筒には入れる？

会社を辞めるときに提出する書類として「辞表」を思い浮かべる方も多いようですが、辞表は役員や公務員が辞職するときに使用するもの。一般社員は「退職願」「退職届」を使います。コラムでは辞表・退職願・退職届の違いや書き方、マナーについてまとめました。円満退職を叶えるためにも、マナーや基本を守って退職を伝えましょう。

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辞表の書き方と例文

辞表には、「辞任する年月日」「辞任する役職者の氏名と押印」「辞職の対象になる役職」「会社名」「書類の作成年月日」の記載が求められます。

辞表の書き方例文

辞任届

私は、一身上の都合により、令和△年△月△日をもって貴社の取締役を辞任したく、お届けいたします。

令和△年△月△日

東京都渋谷区～～～
取締役　氏名　※押印

株式会社△△　御中

なお、後述しますが、辞表はそもそも役員や公務員が使用するもの。辞表はあくまでも自ら役職を辞するときに必要になるため、任期満了や解任の場合は不要です。

辞表とは？

辞表とは、民間企業の役員や経営者が退職する場合や、公務員が退職する場合に提出する書類です。
「会社を辞める」という意思を伝える退職届などと違い、「役職を辞める」ときに使用するものと捉えましょう。

取締役などは企業と雇用関係を結んでいないため、労働契約を解除する必要がありません。代わりに担っている役職を辞める必要があり、「役職を辞するのを届け出る」のが辞表の役割です。

公務員についても、行政と雇用関係を結んでいるのではなく、あくまでも「行政から仕事を任されている」「任命されている」と捉えることができます。役職者と同様に「任されている務めをおりる」ため、辞表が使用されます。

辞表と退職願・退職届の違い

役員や公務員など、雇用契約がない人が職を辞するときに使うのが「辞表」なのに対し、企業と雇用契約を結んでいる一般社員は「退職願」または「退職届」を使用します。

退職願とは

退職を願い出る書類。あくまで意思を伝えるための書類のため、一度提出しても撤回が可能なのが特徴です。「退職したくお願い申し上げます」と会社に伺いを立てる形の書類のため、円満退職を目指す場合にはこちらを選択するのが一般的でしょう。

なお、退職を願い入れるのは口頭でも問題ないとされているため、退職願は不要なケースもあります。

退職届とは

退職を届け出る書類。一度提出すると撤回できないのが特徴です。
「退職いたします」と言い切る形の書類のため、会社に相談したのに話を進めてくれない、引き止めが続いて辞められそうにない…など、トラブルが起きたときや起こりそうなときに使用するのが一般的。

確実に会社を辞めたいときや、退職願が受理されて正式に退職手続きをはじめるときに使います。

辞表や退職届は手書き？パソコン？

辞表や退職届は手書きで作成するのが慣例とされていますが、企業によってはパソコン作成が許容されることも。迷ったら手書きにするか、上司に相談しましょう。

なお、会社からパソコン作成で指示があったり、使用フォーマットの規定が合ったりする場合は従います。

手書きの場合は黒ペンもしくは万年筆を使用し、消せるペンの使用は控えます。また、履歴書などと同様に書き間違えたら必ず新しいものを作成しましょう。

パソコンで作成する場合は、手書きに合わせて縦書きにします。また、パソコン作成であっても最後の署名は手書き、捺印も忘れずに行いましょう。

辞表や退職届を入れる封筒のマナー

退職願や退職届は必ず封筒に入れてから上司に提出します。
使用するのは郵便番号欄や装飾のない白い封筒で、表面には封筒の中央に「退職願」もしくは「退職届」だけを記載。裏面には左下に自分の所属と氏名を書きましょう。手渡しのため住所や宛名は不要です。

なお、封はしてもしなくても問題ありませんが、封をする場合はテープを使用するのは避け、必ず「〆」を記載します。

また、辞表や退職届は基本的には手渡しですが、病気やけがなどやむを得ない場合は郵送を指示されることも。郵送で送るときは、書類を入れた封筒と添え状を、さらに一回り大きな封筒に入れます。郵送用の封筒には、対象者以外は開封しないことを求める「親展」と赤字で記入しましょう。

辞表や退職願を出す前にやるべきことは？

辞表や退職願を出す前に、本当に辞職して問題ないか、なぜ辞職するのかを改めて考えてみましょう。退職届が受理されると撤回できません。また、提出スケジュールも確認が必要。就業規則で定められた期限内に提出するのがマナーです。

会社を辞める理由をまとめる

退職届が受理されると撤回ができません。本当に辞職して良いのか、会社を辞める理由を改めて確認しておきましょう。また、会社を辞めることは労働者の権利ですが、後任者の選定や引き継ぎなど会社に負担がかかるもの。「なんとなく辞めようと思っている」など退職の決意が曖昧な状態で上司に伝えても、引き止めに合う可能性は高いといえます。

「仕事を辞める決断ができないのはなぜ？対処法と決意した後の流れもご紹介」のコラムも確認しながら、会社を辞める理由を改めて考えてみてください。

就業規則を確認する

民法では退職希望日の2週間前までに申し出れば退職できるとされていますが、多くの企業では個々に「退職の申し出は希望日の3ヶ月前までに」など規則を設けています。これは、退職後の人員配置や後任・引き継ぎを考慮しているためです。会社を辞める決意をしたら、まずは就業規則を確認してから退職の手続きを始めましょう。

直属の上司に退職の意思を伝える

いきなり退職届を提出するのはマナー違反とされています。退職を決意したら、まずは直属の上司に伝えましょう。このとき、「退職を考えている」と曖昧な伝え方をすると引き止めに合う可能性が高まるため、「退職を決めました」など明確に意思を述べるのがポイント。

なお、直属の上司より先に同僚や先輩、別の上司に退職を伝えてしまうと、マネジメントトラブルや人間関係の悪化、退職スケジュールの変更といったネガティブな影響が出る可能性があります。「直属の上司とは？退職の意思を伝えるにはどうしたら良い？」を参考に、上司への伝え方を確認しましょう。

退職について悩みがあるならプロに相談しよう

会社を辞めることを決めたら、書類の提出や引き継ぎ、転職活動などで忙しくなるもの。スケジュールが立て込み、一人で進めるのが難しいと感じることもあるでしょう。
また、「会社を辞めたいけど上司にどう伝えて良いか分からない」「転職したいけど転職理由が給与や条件で伝えにくい」と、退職そのものに悩みを持つことも少なくないはずです。

そんなときは、転職のプロに相談するのがおすすめ。ハタラクティブは、若年層に特化した転職・就職支援サービスです。マンツーマンでの相談や面接などのスケジュール管理、利用者の方の強みの分析や面接対策といった各種サービスで、転職活動をサポートしています。

退職前に何をしておけば良いのかわからない、転職先がなかなか決まらないなど、転職活動に悩みがある方はぜひお気軽にご相談ください。

辞表や退職願の書き方に関するQ&A

最後に、辞表や退職願の書き方についてよくある質問に回答をしていきます。

退職願はパソコンで作成しても良いですか？

退職願は基本的にパソコン作成で問題ありません。
ただし、企業によっては作成方法やフォーマットを定めている場合がありますので、作成する前に就業規則などを確認しておきましょう。退職願の作成方法については、「辞表や退職届は手書き？パソコン？」でご確認いただけます。

退職願の理由は書かなくても大丈夫ですか？

理由は、「一身上の都合」と記入をすれば問題ありません。
口頭で退職理由を聞かれた場合も「一身上の都合」で問題ないことが多いですが、詳細を問われたらポジティブな理由を伝えるのがベター。ネガティブな理由を伝えてしまうと退職トラブルに発展するおそれがあります。詳しくは「退職理由は建前を伝えてもいい？仕事を辞める本当の理由と効果的な伝え方」のコラムをご覧ください。

転職先が決まっていなくても退職できますか？

可能ですが、転職先の企業を決めてから退職することをおすすめします。
転職先が決まっていない状態で仕事を辞めると、無職になる期間が発生します。転職先はいつ決まるか分からないため、無職期間が長引く可能性もあるでしょう。「転職はどれくらいかかる？準備期間の目安や早めに終わらせるコツを解説」のコラムでは、転職活動期間について触れています。

退職理由はポジティブでなければいけませんか？

ネガティブでも構いませんが、面接を受ける企業にはポジティブな内容を伝えましょう。
「転職理由と退職理由に違いはある？思いつかないときの対処法も解説」でも解説しているように、転職活動でネガティブな退職理由を伝えると、「仕事に対して消極的」「悪い面しか見れない視野が狭い人」といった印象を与えてしまいます。どうしてもポジティブな理由が思いつかないときは、ハタラクティブまでご相談ください。

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