転職のメールはどう返信する？基本的な書き方と注意点とは？例文もご紹介！

「転職活動中のメール返信の仕方が分からない」という方もいるでしょう。転職活動中のメールは、正しい敬語や改行で読みやすい文章にし、24時間以内に返信することがポイントです。
このコラムでは、転職活動中の基本的なメールの書き方や返信をするときの注意点をご紹介します。また、状況別の返信の仕方を例文付きで解説しているので、メール返信の文面に悩んだ際はぜひ参考にしてみてください。

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転職活動中のメール返信の基本マナー

 

 

転職活動中に採用担当者とメールでやり取りをするときは、文面や対応によって印象が左右されることを念頭に置きましょう。この項では、基本的なメールのマナーについてまとめます。転職を検討している方はぜひチェックしてみてください。

好印象を与えられるよう慎重に対応する

転職活動中のメールは採用担当者との初めての接点になることがあるため、好印象が与えられるような返信を心掛けましょう。一般的には、面接の日程調整や面接後のお礼の際にメールのやり取りがあると考えられます。メールのやり取りを通して「仕事ができる人材」「信頼に足る人材」だとアピールするなら、採用に一歩近づけるでしょう。

メールの内容が分かりにくかったり返信が遅かったりすると、採用後の仕事ぶりを懸念される恐れがあります。採用担当者に「この人なら安心して仕事を任せられそう」という印象を与えるためにも、分かりやすい内容で早めに返信するのがおすすめです。

好印象を与えられるメールの言い回しは、「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」にまとめているので参考にしてください。

返信は24時間以内に対応する

転職活動中のメールは、24時間以内での返信を心掛けましょう。日程の調整が必要ですぐに返事ができない場合も、「△日までにはご返信します」のように、取り急ぎの連絡をすることが大事です。

また、メールを返信する時間帯にも注意が必要です。メール返信の時間帯は、平日の日中、できれば企業の就業時間中に送るのが望ましいといえます。「返信を忘れてしまわないか不安…」と心配なときは、予約機能を活用し、平日の午前中に送信できるようにしておくのがおすすめです。

件名は要件と名前を書いて「Re」を残しておく

メールの件名は、誰が見ても本題が分かりやすいシンプルな件名にすることが重要です。たとえば、「お世話になっております」という件名のメールでは内容が分からず、採用担当者にすぐに見てもらえない可能性も考えられます。また、長過ぎる件名のメールも迷惑メールと間違われる恐れがあるため、短くまとめるのが望ましいでしょう。転職活動では、メールの件名に自分の名前も記載しておけば、誰からの連絡かすぐに判断できるためおすすめです。

また、応募企業からのメールに返信する場合は、件名は変えずに「Re」を残すのが一般的。あわせて本文も残しておくと、何に対する返事なのかが分かりやすいでしょう。

「会社説明会後もお礼メールをしたほうが良い？」と気になっている方は、「説明会後のお礼メールは必要？ビジネスマナーを守って好印象につなげよう」のコラムを参考にしてください。

転職で押さえておきたいメール本文の構成ポイント

ここでは、転職で押さえておきたいメールの構成をご紹介します。転職活動中の方は、メールの構成を一つひとつ確認しながら実際に書いてみましょう。

1.宛先

転職活動中に送るメールの冒頭には、「株式会社△△　人事部　△△様」のように、応募先の企業名や部署名、採用担当者名を記載します。企業名を記載する際、「株式会社」や「有限会社」などの法人名は省略せず、正式名称で書きましょう。

部署名や採用担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載するのがおすすめです。

2.書き出しの挨拶

ビジネスメールの書き出しは、「お世話になっております」という挨拶から始めましょう。転職活動中の企業へ初めてメールを送る際は「お世話になります」と記載するのが一般的です。

挨拶を記載したら、自分の名前をフルネームで名乗ります。選考の段階に応じて「貴社の中途採用へ応募させていただきました△△です」「△日に面接を予定しております△△です」と付け加えるのもおすすめです。

3.本題・内容

メールの本文は、分かりやすく簡潔にまとめることを意識しましょう。結論から記載し、25～30文字程度で改行すると読みやすくなります。3～4行ごとに段落を挟んだり、重要なポイントの前に空行を入れたりすると、より見やすい文章になるでしょう。

メール本文は、パソコン、携帯のどちらからも読みやすいように意識して書くのがポイントです。転職時のシチュエーションごとの具体的な例文は後述するので、ぜひ参考にしてみてください。

4.締めの言葉

締めの言葉では、メールを読んでくれたことへのお礼の気持ちを込めることが大切です。「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった言葉で締めくくりましょう。

5.署名

メールの最後には署名を入れ、「名前」「住所」「連絡先」を記載します。前職や現職の社名を入れる必要はありませんが、「連絡先」には普段連絡の取れる電話番号以外に、メールアドレスも記載しておきましょう。
読みにくい名前や住所の場合は、読み仮名も記載しておくと丁寧な印象を与えられます。メールの署名テンプレートをお探しの方は、「就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介」で紹介しているため、転職活動時の参考にしてみてください。

転職面接の日程調整・辞退をするメール返信の例文

ここでは、面接の日程調整や辞退をする際に送るメールの例文を、パターン別にご紹介します。自分の状況に合った例文を確認し、参考にしてみてください。

会社から指定された候補日で確定する場合

転職活動で会社から候補日を提示され、その日程で確定する場合、以下の例文のような内容で返信しましょう。

会社から提示された日程で確定する際には、面接を希望する日時を省略せずに記載しましょう。例文のように、✕月✕日（✕曜）00:00～00:00と明記することで、自分と採用担当者との間に認識のズレがないかを確認できます。

指定された日が難しい場合（日程変更や再調整）

会社から指定された日が難しい場合は、以下の例文のような内容で返信しましょう。

会社から提示された日程が難しい場合は、謝罪とその理由を伝えるようにしましょう。自分から面接日を提示する場合は、できる限り多くの日程を提示することで、企業側がスムーズに調節できるようになります。

転職活動で自分から面接の時間や日程を提示する方法について詳しく知りたい方は「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムもあわせてご覧ください。

会社から候補日を指定されない場合

自分から面接の候補日を送る場合は、以下の例文のような内容で送りましょう。

転職活動で応募先企業から面接日が指定されておらず、自分から日程を提案する際は、最低でも3つの日時を提案することをおすすめします。しかし、3つ提案しても、固定の曜日であったり空いている時間が短過ぎたりすると、採用担当者が日程を組みにくい可能性も。

曜日や時間を限定せず、なるべく幅広い範囲の日程を提示すると、相手がスムーズに面接日時を決めやすいでしょう。

面接を辞退する場合

事情があって面接や選考を辞退する場合は、以下の例文のようにお詫びの言葉を含めてメール返信しましょう。

面接を辞退する際は、まずお詫びの一文から始めましょう。謝罪の言葉を繰り返すことで丁寧な印象を与えられます。「面接を辞退したから今後は関係がない」とは思わず、最後まで丁寧なやりとりをするのが社会人としての基本的なマナーです。

メールで送る謝罪の例文が知りたい方は、「謝罪メールはどう書く？ビジネスシーンにふさわしい表現と守るべきマナー」のコラムも参考にしてみてください。

転職の内定結果についてのメール返信の例文

 

 

転職活動で内定をもらった際のメール返信の例文をパターン別にご紹介します。内定をもらった方は、以下のメール例文を参考にしながら書いてみましょう。

内定を承諾する場合

企業からの内定を承諾する場合は、以下の例文のような内容でメールを送りましょう。

内定の承諾メールではまず、採用してもらえたことへの感謝を述べましょう。入社後の意気込みも伝えると、採用担当者へ好印象を与えられます。

返事を保留にしてほしい場合

転職活動で内定を得たあとに返事を保留にしたい場合は、以下の例文のような内容でメールを送りましょう。

返事を保留にしたいことを伝える際には、理由といつまでに返答するかを記載するようにしてください。一方的に保留を知らせるのではなく、あくまで返事の保留を企業に許してもらうためのメールであることを念頭に置いてメールを作成する必要があります。

内定を辞退する場合

転職活動で内定を辞退する場合は、以下の例文のような内容でメールを返信しましょう。

転職活動で内定辞退の連絡を送る際は、詳しい理由は記載せず簡潔にまとめて送りましょう。
採用されても、ほかに行きたい会社があったり、何かしらの事情で入社できなくなってしまったりする場合も考えられます。「言いにくいから…」と先延ばしにすると、企業に迷惑を掛けてしまうため、内定を辞退することが決まったら、速やかに内定辞退の連絡を入れるようにしましょう。

転職時にそのほかの状況で使えるメール返信の例文

ここでは、面接日時や内定関係以外で企業へ送るメールの例文をご紹介します。

面接後にお礼のメールを送る場合

転職活動で応募先企業に面接のお礼のメールを送る場合は、以下の例文のような内容で送りましょう。

企業側から面接後すぐに選考結果の連絡が来る恐れもあるので、お礼メールはなるべく早く送ることをおすすめします。また、お礼だけでなく、面接担当者に教えてもらった会社のことや、面接で話した内容を盛り込むと転職に対する意思を伝えられるでしょう。

書類を添付してメールを送る場合

履歴書や職務経歴書をメールに添付して送る場合は、以下の例文のような内容で送りましょう。

書類を添付してメールを送る際は、添付ファイルにも名前を記載し、履歴書や職務経歴書であることが分かるようにしておきましょう。

メールの内容だけ記載し、データの添付を忘れてしまうことやも考えられます。メール送信の前には、データが添付されているか、誤ったデータを添付していないかなど、しっかりと見直してから送信するよう注意が必要です。

書類選考に通過した場合

書類選考に通過した場合のメールを送る場合は、以下の例文のような内容で送りましょう。

書類選考に通過した場合、同時に面接日程の提案をされるのが一般的です。企業の提示した日程のなかから、自分の都合を合わせやすい日を選びましょう。採用担当者も予定を調整する必要があるため、できるだけ早く返信することが大切です。スケジュールの確認が必要な場合には、いつまでに返事ができるのかを先に伝える必要があります。

面接結果を問い合わせる場合

面接結果がなかなか届かず、メールで企業へ問い合わせる場合は、以下の例文のような内容で問い合わせましょう。

面接結果を企業に問い合わせる際は、選考結果のメールが届いていないかもう一度確認してから送るようにしましょう。メールソフトの設定によっては、迷惑メールに紛れ込んでいる可能性もあるので、注意して確認することが大切です。

転職の面接結果がなかなか送られてこなくて心配な方は、「最終面接の結果待ちがつらい！連絡が遅れる理由と不安なときの対処法を解説」のコラムもあわせてご参照ください。

入社日の案内メールに返信する場合

入社日の案内メールに対して返信する場合は、以下の例文のような内容で送りましょう。

入社日の案内メールが届いたら、内容をしっかりと確認してから返信しましょう。場合によっては企業からの質問が記載されていることもあるため、見過ごさないよう気をつけてください。

入社日の案内メールの返信を作成する際は、連絡に対するお礼から始まり、内容を確認したこと、今後の意欲、の順で書くのがおすすめ。これから働く企業に好印象を抱いてもらえるよう、ポジティブな言葉で返信しましょう。

転職活動中に企業へメール返信する際の8つの注意点

ここでは、転職活動中に企業へメールの返信をする際の注意点をまとめました。

転職活動中のメールは、採用に直接関係するものではありません。しかし、採用担当者への印象に影響を与える可能性もあるので非常に重要です。企業から良い印象を持ってもらうためにも、注意点をよく理解し、社会人として正しいメールを送れるようにしましょう。

1.会社のアドレスで返信しない

働きながら転職活動を行う場合は、会社のアドレスで転職活動中の企業へメール送信しないように気をつけましょう。会社のメールアドレスを使用して転職活動を行っていると、「公私混同する人なのではないか」と懸念されてしまうことも。また、働いている職場の人に転職活動をしていることが知られてしまう可能性もあるので注意しましょう。

応募先の企業へメールを送る際は、個人のメールアドレスを利用するのがマナーです。個人のメールアドレスがない人は、転職活動用のフリーメールアドレスを取得し、携帯やパソコンで確認できるようにしておくとスムーズにメールを確認できます。

2.記号や顔文字を含むアドレスで返信しない

転職活動中に使うメールアドレスは、自分の名前を使用したシンプルなものにするのが望ましいでしょう。アドレスに好きなキャラクター・アーティスト名・記号などを使用すると、幼稚な印象を抱かせてしまう恐れがあります。

フリーメールアドレスを取得する際、「@」より前は自由に設定できるため、転職活動に相応しいアドレスがなければ新たに取得するのも手段の一つです。

3.文字に装飾をしない

転職活動中に使用するメールは、文字に色をつけたり太字にしたりせず、シンプルなまま返信しましょう。装飾した文字でメールを送ると、企業のメールソフトによっては文字化けしてしまい、かえって内容が見にくくなる恐れもあります。

また、色文字や太字をビジネスの場で使用することにネガティブな印象を持つ企業もあるので注意が必要です。転職活動中は、「HTML形式」ではなく「テキスト形式」を標準に設定し、何も装飾せずに送りましょう。

4.本文は残したまま返信する

転職活動中のメールは、本文を残したまま送信しましょう。企業からメールが来た際に返信しようとすると、企業のメールが本文に記載されている状態になります。企業から来たメールの本文を消してしまうと、何の話をしていたか分からなくなり、過去のメールを見返す手間がかかってしまう恐れも。採用担当者が内容を確認しやすいよう、企業側から来たメールの内容は消さずに、本文を残したまま返信しましょう。

5.正しい敬語や改行・段落分けで読みやすい文章にする

メールを返信する際は、正しい敬語や改行で読みやすい文章になるよう心掛けましょう。丁寧な言葉を意識し過ぎて、間違った言葉の使い方になってしまう場合もあるので注意が必要です。
転職活動中によく使用する、間違えやすい敬語の代表例を以下でご紹介します。

自分では合っていると思っていても、間違えた敬語を使用している可能性もあるので、メールを送信する前によく確認してから返信をしましょう。正しい敬語について詳しく知りたい方は、「メールで敬語を正しく使うには？気をつけるポイントを解説」のコラムもご一読ください。

6.誤字脱字には気をつける

転職活動中のメールの誤字脱字は、マイナスイメージにつながる恐れがあるので気をつけましょう。誤字脱字があると、「入社してからも仕事で確認ミスをするのではないか」「対応が雑なのではないか」と思われてしまう可能性もあります。そうならないためにも、メールを返信する前に、誤字脱字がないか複数回チェックをしてから送るようにしましょう。

7.会社名は省略せず正式名称で記載する

前述したように、応募先の会社名は省略せずに正式名称で記載してください。長い会社名の場合、「省略したほうが良いのでは？」と考えてしまうこともあるでしょう。しかし、会社名を省略してしまうと、マナー違反と思われ相手に不快感を与える可能性もあるため、正式名称で書くことが重要です。Webサイトや求人票で志望先企業の正式名称を確認してから記載するようにしましょう。

8.署名は忘れずに添える

転職活動中に応募先の企業にメールを送る際は、署名を忘れずに記載するのが重要です。前述したように、署名とは自身の「名前（フルネーム）」「住所」「電話番号」「メールアドレス」のこと。署名を添えると、採用担当者がメール以外の方法で連絡をする際に確認の手間が省けるため、丁寧な印象を与えられるでしょう。

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