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スムーズに退職するための、退職届の書き方は?

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【このページのまとめ】

  • ・退職届と退職願いの違いは、提出のタイミングと役割
    ・退職願は退職を打診するための書類で、退職届は退職を伝えるための書類
    ・退職の意思を固め、直属の上司に伝えよう
    ・退職が承諾されたら退職届けを提出し、準備を進めていこう
    ・退職届の書き方を、例文を交えて説明
    ・退職は、基本的に一度申し出たら撤回は難しいと考えよう
    ・直属の上司に退職の承諾が得られなかったら、その上の上司に相談する
    ・会社都合で退職届けを提出する時は、具体的に退職理由を書く

退職届の提出は、退職に必要な手続きの1つ。退職届の書き方や退職の手順を把握し、正しいタイミングで提出しましょう。今回は、退職届と退職願の違いや、退職届の書き方、退職時に踏むべき手順などを解説します。

◆退職願と退職届の違いと役割

現在勤めている会社を退職するには、然るべき手続きが必要になります。退職をするために書類を提出するのはその1つですが、「退職願」か「退職届」か迷うことはありませんか?退職願と退職届は混同して考えてしまいがちですが、それぞれ役割が違うので要注意です。

退職願と退職届の具体的な違いは、下記のとおりになります。

【退職願】

退職願は、会社に「これから退職したい」と打診を申し出るための書類です。人事責任者からの承認が下りるまで待つ必要があるため、退職願を提出しただけでは退職と見なされません。
また、提出後は承認前であれば退職を撤回できる可能性もわずかにありますが、基本的には撤回できないものだと考えておいたほうが良いでしょう。

【退職届】

退職届は、既に退職が承諾された後に、退職を伝えるための役割を果たしているため、順序としては退職願の後に提出する書類になります(どちらか一方の提出で良い企業もあります)。
退職届は提出した時点で労働契約の解除が完了したことになるため、基本的に撤回は認められません。

退職願と退職届について説明しましたが、まずは就業規則をしっかり確認し、正しい退職手続きを踏むことが大切です。
もし不明点がある場合は、総務部などの担当部署まで問い合わせてみましょう。


◆退職までのフロー

退職を決意したら、下記の手順を踏んで準備を進めていきましょう。

【退職の意思を固める】

退職すると決めたら、意思をしっかり固めておきましょう。結論を曖昧なままにすると、引き止めらた時に気持ちが揺らいでしまう可能性があります。企業にもよりますが、一度退職を申し出てから撤回するのは、周囲にあまり良い印象を与えません。そのためにも、退職の意思を伝える前に気持ちの整理をしておきましょう。

【退職願を作成】

退職の意思が固まったら、退職願を作成しましょう。退職願には、退職希望日を記載します。また、まだ正式に退職を決める段階ではないため、本文は「○月○日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」という文面にしておきましょう。

【退職の意思を伝える】

退職の意思を伝える準備が整ったら、まずは直属の上司に申し出て、退職願を提出しましょう。また、この段階であれば退職願を用意せず、口頭のみで申し出ても問題はありません。退職理由を聞かれた場合は、会社の愚痴や不満などのネガティブな本音は避け、「キャリアアップしたいから」などの前向きな理由を伝えると良いでしょう。また、退職の意思が固いことや、引き継ぎなどにもしっかり対応することを伝え、上司の不安を和らげるのも大切です。

【退職日を決める】

退職が承認された後は、正式な退職日を決定します。会社側にも引き継ぎなどの都合があるため、自分だけの希望を押し付けないように注意が必要です。お互いのスケジュールをすり合わせ、よく話し合って決めましょう。

【退職届を提出】

退職が正式に決まったら、いよいよ退職届を提出します。法律上では退職の14日前で良いとされていますが、円満に退職するためにも、会社の就業規則に沿ったタイミングで提出しましょう。

【引き継ぎ】

自分が退職した後も業務がスムーズに進むように、引き継ぎや取引先への挨拶などを済ませておきましょう。後任や挨拶のスケジュールなどは、事前に上司と話し合って決めます。取引先には挨拶と合わせて後任者の紹介をしておきましょう。自分がこれまで担当していた業務は、口頭で伝えるだけでなく、資料やマニュアルなどをあらかじめ作成しておくのがベストです。

【退職】

退職当日は、社内の人に挨拶をしましょう。メールの一斉送信でも問題はありませんが、特にお世話になった人には直接これまでの感謝の気持ちを伝えるのが良いでしょう。また、私物は持ち帰り、保険証や社員証などの会社から貸し出されていたものは返却します。後々の転職に必要になため、離職票、雇用保険被保険者証、源泉徴収などを会社から受け取りますが、これらは会社によっては後日郵送という場合もあるので、不安であれば確認を取りましょう。

転職した後でも、退職した会社の人と一緒に仕事をすることになるかもしれません。退職のマナーと手順をしっかり守り、良い印象を残していきましょう。


◆退職届の書き方

退職届を書く際は、下記のポイントを押さえておきましょう。

【退職届の書き方と例文】

退職届は、白い無地か罫線の入ったシンプルな便箋に縦書きで書きましょう。
書くべき項目は、以下のとおりです。

・タイトル
一行目にはタイトルを大きめに書きましょう。

・書き出し
二行目の本文の書き出しには、「私事(わたくしごと)」あるいは「私儀(わたくしぎ)」と記入します。

・退職理由
退職理由は、自己都合である場合は「一身上の都合」と書いておきましょう。
(※会社都合の場合は後述)

・退職日
上司と話し合って決定した退職日を記載します。
特に規定がない場合、表記は西暦、和暦のどちらでも構いません。

・文末
退職届は退職が決定した時に提出する書類なので、文末は「退職いたします」という宣言で締めましょう。

・届出年月日
届出年月日は、退職届を提出する日を表記します。

・差出人
自分の部署名と氏名を、宛名より上の位置にならないよう、下の方に書きましょう。
氏名の後ろに印鑑を押すことを忘れずに。

・宛名
会社名と代表取締役社長の名前を、自分の名前より上の位置になるように書きます。
相手の名前には、必ず「様」か「殿」の敬称をつけましょう。

以下に具体的な例文を挙げているので、参考にしてください。

例文:
退職届

私儀

このたび、一身上の都合により、☓☓☓☓年☓月☓日をもって退職いたします。

☓☓☓☓年○月○日

営業部 第一課
ハタラク花子(捺印)

株式会社☓☓☓☓
代表取締役社長 ○○○殿

【封筒の書き方と書類の入れ方】

退職届を入れる封筒は、白い無地で長形3サイズのものがベストです。茶封筒や、表に郵便番号を記入するための四角い枠が入っているものは避けましょう。封筒の表には縦書きで「退職届」と書き、裏面左下に自分の所属部署と氏名を記載します。書類は長辺を三つ折りにし、シワになったり折れたりしないように慎重に封筒にいれましょう。封入口に糊付けして閉じたら、「〆」マークを記載して完了です。


◆退職時のお悩みアレコレ

退職は円満に収めるのがベストですが、何らかの悩みが生じてしまうケースもあるようです。
下記でシチュエーション別の対処法を紹介しているので、退職に関して悩んでいる方は参考にしてください。

【退職を撤回したい】

退職を申し出たものの、やはり撤回したくなったということはありませんか?

段階として、退職願を提出して承認される前であれば、確実ではないものの撤回できる場合があります。しかし、提出した書類が退職届であれば、既に退職が承諾された状態であるため、撤回は不可能です。また、たとえ退職届を提出する前であっても、一度退職を申し出た後に「やはり撤回します」となると、周囲は困惑してしまいます。

もし退職を撤回できたとしても、会社にいづらくなってしまうかもしれません。退職したいと思ったら、会社に意思表示をする前に慎重に検討しましょう。

【退職の承諾が得られない】

退職を申し出たのに、上司から許可が下りずに困っているというケースもあるようです。

もし就業規則に沿って申し出ているにも関わらず、直属の上司から承諾が得られない場合は、更にその上の上司に相談をしましょう。本来退職することは、法律上で認められた労働者の権利です。

上司が「人手が足りないから困る」「会社を裏切る行為だ」というような理由をつけて引き止めてきたら、それは不法行為に該当します。万が一直属の上司の上に相談しても難しかった場合は、部門長、人事部というような順番で交渉していくと良いでしょう。きちんと手順を踏んでいる限り、「自分が悪い」と思い詰めず、毅然とした対応をすることが大切です。

【会社都合による退職では退職届は必要か】

会社都合で退職する場合でも、会社側から提出を求められたら退職届が必要となります。自己都合退職とは違うので、退職理由に「一身上の都合」とは書かないように注意しましょう。もし退職理由の間違いで自己都合として処理されてしまうと、後々受給できる失業保険の金額や給付期間に変動が生じます。会社都合による退職の場合は、退職理由は「事業所の閉鎖」「早期退職」など、具体的に記載しておきましょう。

退職をする際は、退職届の書き方を含め、マナーを守って準備を進めていきましょう。もし退職に関することや、その後の転職活動のことを考えて悩んでいるという場合は、エージェントを活用するのも有効です。

ハタラクティブでは、プロのアドバイザーが退職や転職についてのさまざまな悩み・疑問に対応。応募書類の書き方や面接対策など、転職におけるサポートも行っているので、安心して本番に臨めます。
「退職したいけれど、将来が不安」という方は、ぜひハタラクティブにご相談ください!

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