辞表の書き方を例文で紹介！手書き？パソコン？退職届との違いも解説

「辞表の書き方が分からない」「退職願や退職届との違いは？」とお悩みの方もいるでしょう。辞表は役員や公務員が辞職するときに使用するものであり、一般社員は「退職願」「退職届」を使います。
このコラムでは辞表・退職願・退職届の違いや書き方、マナーについてまとめました。円満退職を叶えるためにも、マナーや基本を守って退職を伝えましょう。

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辞表とは？

辞表とは、民間企業の役員や経営者が退職する場合や、公務員が退職する場合に提出する書類です。
「会社を辞める」という意思を伝える退職届などと違い、「役職を辞める」ときに使用するものと捉えましょう。

取締役などは企業と雇用関係を結んでいないため、労働契約を解除する必要がありません。代わりに担っている役職を辞める必要があり、「役職を辞するのを届け出る」のが辞表の役割です。

公務員についても、行政と雇用関係を結んでいるのではなく、あくまでも「行政から仕事を任されている」「任命されている」と捉えられます。役職者と同様に「任されている務めをおりる」ため、辞表が使用されます。
「退職届は横書きでもいい？退職願や辞表との違いも解説」でも辞表について解説しているため、あわせてご覧ください。

辞表の書き方と例文

辞表には、「辞任する年月日」「辞任する役職者の氏名と押印」「辞職の対象になる役職」「会社名」「書類の作成年月日」の記載が求められます。

辞表の書き方例文

辞表はあくまでも自ら役職を辞するときに必要になるため、任期満了や解任の場合は不要です。

辞表と退職願・退職届の違い

役員や公務員など、雇用契約がない人が職を辞するときに使うのが「辞表」なのに対し、企業と雇用契約を結んでいる一般社員は「退職願」または「退職届」を使用します。

退職願とは

退職届とは、退職を願い出るための書類。あくまで意思を伝えることが目的の書類であり、一度提出しても撤回が可能なのが特徴です。「退職したくお願い申し上げます」と会社に伺いを立てる形の書類のため、円満退職を目指す場合にはこちらを選択するのが一般的でしょう。

なお、退職を願い入れるのは口頭でも問題ないとされているため、退職願は不要なケースもあります。

退職届とは

退職を届け出る書類。退職願いと異なり、「退職いたします」と言い切る形の書類のため、一度提出すると撤回できないのが特徴です。確実に会社を辞めたいときや、退職願が受理されて正式に退職手続きをはじめるときに使います。

退職願・退職届の書き方例文

退職願・退職届の書き方は基本的には同じで、縦書きで作成するのが一般的とされています。

退職願・退職届の詳細については「退職願と退職届の違いとは？書き方のコツや正しい提出方法を詳しく解説」のコラムでもご確認いただけます。

辞表や退職届は手書き？パソコン？

辞表や退職届は手書きで作成するのが慣例とされていますが、企業によってはパソコン作成が許容されることも。迷ったら手書きにするか、上司に相談しましょう。
なお、会社からパソコン作成で指示があったり、使用フォーマットの規定が合ったりする場合は従いましょう。

手書きの場合は黒ペンもしくは万年筆を使用し、消せるペンの使用は控えます。また、履歴書などと同様に修正テープや二重線などを使用しての訂正は避け、書き間違えたら必ず新しいものを作成しましょう。

パソコンで作成する場合は、手書きに合わせて縦書きにします。また、パソコン作成であっても最後の署名は手書きとし、捺印も忘れずに行いましょう。「退職届は手書きにした方が良い？基本のルールと書き方について」では、手書きもしくはパソコンでの書き方について解説しています。

辞表や退職届を入れる封筒のマナー

退職願や退職届は必ず封筒に入れてから上司に提出します。
使用するのは郵便番号欄や装飾のない白い封筒で、表面には封筒の中央に「退職願」もしくは「退職届」だけを記載。裏面には左下に自分の所属と氏名を書きましょう。手渡しのため住所や宛名は不要です。
なお、封筒は封はしてもしなくても問題ありませんが、封をする場合はテープを使用するのは避け、必ず「〆」を記載します。

また、辞表や退職届は基本的には手渡しですが、病気やけがなどやむを得ない場合は郵送を指示されることも。郵送で送るときは、書類を入れた封筒と添え状を、さらに一回り大きな封筒に入れます。郵送用の封筒には、対象者以外は開封しないことを求める「親展」と赤字で記入しましょう。封筒の書き方については「退職願は封筒に入れた方が良い？書き方や提出する際のポイントを解説」をご一読ください。

辞表や退職願を出す前にやるべきことは？

辞表や退職願を出す前に、本当に辞職して問題ないか、なぜ辞職するのかを改めて考えてみましょう。退職届が受理されると撤回できません。また、提出スケジュールも確認が必要。就業規則で定められた期限内に提出するのがマナーです。

会社を辞める理由をまとめる

退職届が受理されると撤回ができません。本当に辞職して良いのか、会社を辞める理由を改めて確認しておきましょう。また、会社を辞めることは労働者の権利ですが、後任者の選定や引き継ぎなど会社に負担がかかるもの。「なんとなく辞めようと思っている」など退職の決意が曖昧な状態で上司に伝えた場合、引き止めに合う可能性は高いといえます。

「仕事を辞める決断ができないのはなぜ？対処法と決意した後の流れもご紹介」のコラムも確認しながら、会社を辞める理由を改めて考えてみてください。

就業規則を確認する

民法第627条では退職希望日の2週間前までに申し出れば退職できるとされていますが、多くの企業では個々に「退職の申し出は希望日の3ヶ月前までに」など規則を設けています。これは、退職後の人員配置や後任・引き継ぎを考慮しているためです。会社を辞める決意をしたら、まずは就業規則を確認してから退職の手続きを始めましょう。

参照元
e-Gov 法令検索
民法

直属の上司に退職の意思を伝える

退職を決意したら、まずは直属の上司に伝えましょう。いきなり退職届を提出するのはマナー違反とされています。このとき、「退職を考えている」と曖昧な伝え方をすると引き止めに合う可能性が高まるため、「退職を決めました」など明確に意思を述べるのがポイントです。

なお、直属の上司より先に同僚や先輩、別の上司に退職を伝えてしまうと、マネジメントトラブルや人間関係の悪化、退職スケジュールの変更といった影響が出る可能性があります。「直属の上司とは？退職の意思を伝えるにはどうしたら良い？」を参考に、上司への伝え方を確認しましょう。

退職について悩みがあるならプロに相談しよう

会社を辞めることを決めたら、書類の提出や引き継ぎ、転職活動などで忙しくなるもの。スケジュールが立て込むと、「一人で進めるのが難しい」と悩むことも考えられます。
また、「会社を辞めたいけど上司にどう伝えて良いか分からない」「転職したいけど転職理由が給与や条件で伝えにくい」と、退職そのものに悩みを持つこともあるでしょう。

そんなときは、転職のプロである就職・転職エージェントに相談するのがおすすめ。ハタラクティブは、若年層に特化した転職・就職支援サービスです。専任のキャリアアドバイザーが丁寧なヒアリングを行い、一人ひとりに合った求人を厳選してご紹介します。また、面接のスケジュール管理、利用者の方の強みの分析や面接対策といった各種サービスで、転職活動をトータルサポート。退職前に何をしておけば良いのかわからない、転職先がなかなか決まらないなど、転職活動に悩みがある方はぜひお気軽にご相談ください。

辞表や退職願の書き方に関するQ&A

ここでは、辞表や退職願の書き方についてよくある質問に回答をしていきます。

退職願はパソコンで作成しても良いですか？

退職願は基本的にパソコン作成で問題ありません。
ただし、企業によっては作成方法やフォーマットを定めている場合があるので、作成する前に就業規則などを確認しておきましょう。退職願の作成方法については、このコラムの「辞表や退職届は手書き？パソコン？」でご確認いただけます。

退職願の理由は書かなくても大丈夫ですか？

理由は、「一身上の都合」と記入をすれば問題ありません。
口頭で退職理由を聞かれた場合も「一身上の都合」で問題ないものの、詳細を問われたらポジティブな理由を伝えるのがベター。ネガティブな理由を伝えてしまうと退職トラブルに発展するおそれがあります。詳しくは「退職理由は建前を伝えてもいい？仕事を辞める本当の理由と効果的な伝え方」のコラムをご覧ください。

退職理由はポジティブでなければいけませんか？

ネガティブでも構いませんが、面接を受ける企業にはポジティブな内容を伝えましょう。
「転職理由と退職理由に違いはある？思いつかないときの対処法も解説」でも解説しているように、転職活動でネガティブな退職理由を伝えると、「仕事に対して消極的」「悪い面しか見ていない」といった印象を与えかねません。どうしてもポジティブな理由が思いつかないときは、ハタラクティブまでご相談ください。

転職先が決まっていなくても退職できますか？

可能ですが、転職先の企業を決めてから退職することをおすすめします。
転職先が決まっていない状態で仕事を辞めると、無職になる期間が発生します。転職先はいつ決まるか分からないため、焦りや不安を感じてしまうことも。「在職中に転職活動をするのがきつい…」という方は、転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。求人紹介だけでなく、スケジューリングや応募先企業とのやり取りを代行するため、スムーズに転職活動を進められるでしょう。