退職したいとメールで伝えても良い？マナーや辞めるまでの流れをご紹介！

「退職したいとメールで伝えても良いのだろうか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。「気まずい雰囲気になったらどうしよう」という不安や、文章の方が気持ちをまとめやすいといったことを理由に、メールで伝えたいと考える方も少なくありません。しかし、メールだと一方的な伝え方になってしまい、マナー違反と思われる恐れも。このコラムでは、退職意思を伝える際のマナーや流れを紹介します。

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退職したいことをメールで伝えても良い？

退職したいという報告は、退職願を提出する前に直属の上司に行うことがマナーとされています。

しかし、「直接伝えるのが気まずい」「退職理由の詳細をまとめやすい」ということから、メールで伝えたいと考える人も少なくないでしょう。

民法には退職意思を伝える手段についての定めがないので、メールでの報告が禁止されているわけではありません。しかし、メールだと一方的な伝え方になってしまうため、マナー違反と思われる恐れも。円満退職を目指すのであれば、メールで退職したいことを伝えるのは避けたほうが良いでしょう。ただし、退職意思を伝える場を持つためのアポイント取りに使うのであれば問題ありません。

＜アポイント取り用のメール例文＞

「お疲れ様です。〇〇です。折り入ってご相談したいことがあるのですが、○日のご都合の良い時間に10分程度お時間をいただくことは可能でしょうか。お手数ですが、よろしくお願いいたします。」

メールでは「辞める」といった内容には触れずに、退職意思は上司と直接話せるときに伝えましょう。「仕事を辞める連絡はメールでも良い？注意点や例文を紹介」では、メールでの注意点や例文をまとめています。併せてご一読ください。

退職したいと伝える前に

退職したいと伝える前に以下のことを確認しておきましょう。

就業規則の確認

「民法第627条」では「雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する」とされています。しかし、「退職願（退職届）は退職日から◯ヶ月前に提出する」など就業規則に申告時期の定めがある会社も多いようです。退職を決意したら、就業規則を事前に確認し、会社のルールに従いましょう。

参照元
e-GOV法令検索
明治二十九年法律第八十九号「民法」

切り出すタイミングを決める

退職したいことを伝えるタイミングとして避けたいのが繁忙期です。人手が足りない時期は、会社側に迷惑をかけてしまう恐れがあるほか、退職を引き止められる可能性があります。また、伝える相手の業務時間を避けるのもマナーの一つ。休み時間といった勤務外の時間で伝えるなど、話を切り出すタイミングを決めておくと良いでしょう。

退職理由をまとめる

退職理由を聞かれたときに言葉に詰まらないように理由を書き出してまとめるなど、簡潔に伝えることができるように準備しましょう。前向きかつ納得感のある退職理由になっているかのチェックも大切です。また、業務の引き継ぎなど、会社側が不安になるような要素に対する提案も考えておくことをおすすめします。

退職が決まったら

退職が決まったあとにすべきことを以下にまとめました。

退職願の準備

退職意思を伝えて話が進んだら、退職願の準備をしましょう。各会社の就業規則によって、提出時期が異なります。また、指定の書類で作成しなければならない会社もあるので、事前に就業規則を確認しておきましょう。「退職願の書き方が分からない」と不安な方は、「退職願の書き方を解説！円満退社するための基本的なマナーとは」をチェックしてみてください。

業務の引き継ぎ準備

自身が担当している業務に区切りをつけ、後任への引き継ぎを行います。仕事の取引相手がいる場合は、会社を退職する旨や今後の流れ、後任者を伝えておきましょう。

会社内外への挨拶準備

退職の挨拶もマナーの一つ。自己都合退職の場合の退職理由は「一身上の都合」に統一するのが無難です。退職の挨拶について詳しく知りたい方は、「退職の連絡はどうすれば良い？社内・社外別にメールの例文を紹介！」もぜひ参考にしてみてください。

返却物のチェック

退職後、失業給付を受給する際は離職票が必要となるため、会社側に請求しておきましょう。また、返却物などの有無を確認し、私物を持参している場合は置き忘れがないように注意します。

「退職の切り出し方が分からない」「退職までの流れが不安」とお悩みの方は、就職・転職エージェントに相談してみてはいかがでしょうか。ハタラクティブでは、経験豊富なアドバイザーが個別にカウンセリングを実施し、求職者一人ひとりに合った求人をご提案。応募書類の添削や模擬面接、入社日の調整やアフターフォローといった就職のサポートはもちろん、退職に関するご相談も受け付けています。サービスは無料で利用できるので、興味がある方はお気軽にお問い合わせください。