マナー違反?退職したい時はメールで伝えて良いか

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【このページのまとめ】

  • ・法律では退職したいことを伝える手段について定められているわけではない
    ・一般的に退職したいことをメールで伝えるのはマナー違反とされている
    ・円満退職を目指すならメールで伝えるのは避けよう
    ・退職したいことを伝える場を持つためのアポ取りでメールを使うのは問題ない
    ・退職を切り出す前に就業規則や切り出すタイミングなどを確認しておこう
    ・退職が決まったら退職願の提出や引き継ぎ準備などを行おう

退職したいことを直接伝えるのは勇気がいります。 
「引き止められたらどうしよう」「気まずい雰囲気になったらどうしよう」など、不安に感じている人も少なくありません。 
では、円満退職のためにはどのように退職したいことを伝えるのがスマートなのでしょうか。 
ここでは、退職意思の伝え方やマナーなどをご紹介します。 

◆退職したいことをメールで伝えたい 

退職したいという報告は、退職願を提出する前に直属の上司に行うことがマナーとされています。 
ですが、直接伝えるのは気まずいという理由のほか、退職理由の詳細をまとめやすいということから、メールで報告したいという人は少なくありません。 

事実、民法には退職意思を伝える手段についての定めがあるわけではないため、メールでの報告が禁止されているわけではありません。 
しかし、メールだと一方的な伝え方になってしまうため、一般的にはマナー違反であるとされています。 
円満退職を目指すのであれば、メールで退職したいことを伝えるのは避けるのが無難です。 
ただし、退職意思を伝える場を持つためのアポ取りに使うのであれば問題ありません。 

〈アポ取り用のメール例文〉 
「お疲れ様です。〇〇です。折り入ってご相談したいことがあるのですが、○日のご都合の良い時間に10分程度お時間をいただくことは可能でしょうか。お手数ですが、よろしくお願いいたします。」 


◆退職意思を伝える前に 

退職したいことを伝える前に以下のことを確認しておきましょう。 

・就業規則の確認 

民法では「期間の定めがない労働契約は、契約解除の申し入れから2週間を経過すると終了する」とされています。 
しかし「退職願(退職届)は退職日から○ヶ月前に提出する」など、会社の就業規則に定めがあることがほどんど。 
予め就業規則を確認し、退職願(退職届)の準備もしておきましょう。 

・切り出すタイミングを決める 

退職したいことを伝えるタイミングとして避けたいのが繁忙期です。この時期は人手が足りない状況になるため、会社側に迷惑をかけてしまう恐れがあるほか、退職を引き止められる可能性があります。 

また、伝える相手の業務時間を避けるのがマナーのひとつ。休み時間といったの勤務外の時間で伝えるなど、話を切り出すタイミングを決めておくと良いでしょう。 

・退職理由をまとめる 

退職理由を聞かれたときに言葉がまごつかないように、理由を書き出してまとめるなど、簡潔に伝わるように準備することも忘れずに。 
このとき、前向きかつ納得感のある退職理由になっているかチェックしておきましょう。 
また、業務の引き継ぎなど、仕事相手が不安になるような要素に対する提案も考えておくことをおすすめします。 


◆退職が受理されたら 

退職が受理された後にすべきことを以下にまとめました。 

・退職願の提出 

上記のように、退職願(退職の意志を曲げない場合は退職届)は、各会社の就業規則によって異なるため、自社の就業規則に記載されている期間までに提出しましょう。 

・業務の引き継ぎ準備 

自身が担当している業務に区切りをつけ、後任への引き継ぎを行います。 
仕事の取引相手が居る場合は、自分が会社を退職する旨や、今後の流れ、後任者を伝えておきましょう。 

・会社内外への挨拶準備 

退職の挨拶もマナーのひとつ。自己都合退職の場合の退職理由は「一身上の都合」に統一するのが無難です。 

・会社からの返却物などをチェックする 

退職後、失業給付を受給する際は離職票が必要となるため、会社側に離職票を請求しておきましょう。 
また、返却物などの有無を確認し、私物を持参している場合は置き忘れがないように注意します。 


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