退職手続きのチェックリスト！会社への返却物や受け取りが必要な書類を確認

退職時の手続きを確実に終わらせるために、チェックリストを見ながら確認したいと考える方は多いでしょう。退職日までの手続きや受け取るべき書類など、確認が必要な項目は多くあります。このコラムでは、自己都合での退職時に行うべき手続きのチェックリストを紹介。会社に返却・提出するものや、会社側からもらう書類、退職日までの流れについてまとめました。退職日までに効率よく手続きを完了し、円満退社を目指しましょう。

自己都合での退職時に必要な手続きのチェックリスト

退職日までに行うべき手続きを、以下のチェックリストに沿って紹介します。退職日までのスケジュールと照らし合わせて、忘れている手続きがないかを確認してください。

1～3ヶ月前：退職したい旨を伝える

退職日の1〜3ヶ月前までに、直属の上司に退職したい旨を伝えましょう。手続きをスムーズに進めるにあたり、まず直属の上司に退職の意思を伝え、了承を得ておく必要があります。いきなり退職願を提出するのは望ましくありません。

退職の意思を伝えた際、上司に引き止められる可能性もあります。明確な理由を考えておき、伝え方を工夫しましょう。「退職を考えている」のような言い方だと、相談だと受け取られるケースもあります。「△△を理由に、△ヶ月以内に退職したい」というように、具体的で誤解を与えない表現を心掛けましょう。上司への伝え方は「転職を上司に相談するのに適したタイミングはいつ？伝え方や注意点を解説」のコラムを参考にしてください。

1～2ヶ月前：上司に相談して退職日を決める

退職に関して上司の了承が得られたら、相談のうえ退職日を決めます。退職日を決定する際は、会社側の都合や手続きに必要な時間に配慮しなければなりません。自身の希望を押し通すのではなく、両者にとって良いタイミングにすることが大切です。業務を後任者へ引き継ぐために必要な期間や、残っている有給休暇の日数などを考慮して、退職日を決定しましょう。

1ヶ月前～：後任者への引き継ぎを行う

退職日が決まったら、1ヶ月前から後任者への引き継ぎを開始します。周囲に迷惑を掛けることなく退職するためにも、次のポイントを意識して手続きを進めましょう。

引き継ぎの計画を立てる

まずは退職日までの引き継ぎ計画を立てます。自分が担当していた業務を洗い出し、引き継ぎに必要な時間を考えましょう。業務量や後任者のスキルを考えて臨機応変に計画を調整することが大切です。退職日の数日前までに引き継ぎが完了するよう余裕をもって計画を立てておくと、途中で手続きが滞った場合にもリカバリーできます。

資料やマニュアルを作成して残す

退職による引き継ぎは、資料やマニュアルなどの目に見える形で内容を残しておくことも大切です。口頭だけで確実に引き継ぎを完了させることは難しく、後任者にも不安が残ります。後任者が途中で交代する場合にも対応できるよう、できるだけ分かりやすい資料やマニュアルを用意しましょう。

2週間前～：取引先へ退職のあいさつを始める

退職日の2週間前からは、社内での手続きだけでなく取引先へのあいさつを開始します。後任者が決まっている場合は、同行してもらうと良いでしょう。次の担当者を直接紹介することで取引先に安心感を与えられ、後任者も仕事をスムーズに進めやすくなります。

なお、あいさつする際に退職理由を聞かれても、具体的に答える必要はありません。「一身上の都合により」「私事により」などと簡潔に伝えましょう。

最終出社日：書類の受け取りや社内でのあいさつを行う

最終出社日（退職日当日）は、退職手続き時に必要な書類を受け取り、不備がないかチェックします。引き継ぎに問題がないことを確認し、メールの自動返信設定なども再確認しましょう。業務で使用した備品なども忘れずに返却し、デスク周りを整理します。最終日の業務が終了したら、お世話になった上司や同僚などにあいさつをして感謝の気持ちを伝えましょう。

退職日までに行うべき手続きの流れは「退職する際の手続きを解説！流れを把握してスムーズに進めよう」でも解説しているので、ご一読ください。

不備のない退職届を作成するためのチェックリスト

続いて、退職届を作成する際に気をつけるべきことをチェックリスト形式で紹介します。退職願との違いや作成方法、使用する封筒の種類などを事前に確認し、手続きに不備がないようにしましょう。

1.会社指定の方法で作成する

退職届は、会社指定の方法で作成しましょう。指定がない場合は、一般的なフォーマットを利用するなどして作成します。退職届の作成方法を手書きとパソコンの2通り紹介するので、参考にしてください。

手書きの場合：黒の万年筆などを使用し縦書きで記入

退職届を手書きする場合、白地でB5かA4サイズの便箋を用意しましょう。罫線の有無は問いません。黒色のボールペンか万年筆を使用し、縦書きで記入します。摩擦で消えるインクや鉛筆など、文字の書き換えができる筆記用具の使用は控えましょう。

パソコンの場合：縦書きで作成し上質紙に印刷

パソコンで退職届を作成する場合、B5かA4サイズの白い紙に黒インクで印刷します。コピー用紙でも問題はありませんが、より丁寧な印象を与えるために上質紙を使うと良いでしょう。会社からフォーマットの指定がない場合、文章は縦書きにするのが一般的です。

2.白色で無地の封筒を選ぶ

退職届の用紙サイズがA4の場合は「長形3号」、B5の場合は「長形4号」の白い無地の封筒を使うのが一般的です。郵便番号などの図柄が入った封筒や、茶封筒の使用は控えましょう。二重構造の封筒を選ぶと、中の文字が透けるのを防げます。

退職届の作成方法は「辞表の書き方を例文で紹介！手書き？パソコン？封筒には入れる？」でも解説しているので、不備なく手続きを進めるための参考にしてください。

退職手続きにおける会社への返却物のチェックリスト

退職手続きの際に会社へ返却するもののチェックリストは以下のとおりです。

• ・健康保険被保険者証
  ・社員証や社章
  ・名刺
  ・払い戻し可能な通勤定期券
  ・業務で使用していたデータ
  ・そのほか業務で使用していた備品

それぞれの詳細は以下で解説します。

1.健康保険被保険者証

会社を通じて加入していた健康保険は退職と同時に脱退になります。健康保険被保険者証は使用できなくなるので、退職手続きの際、速やかに返却しましょう。退職後、すぐに転職する人は新しい健康保険被保険者証を発行してもらえます。

転職まで間が空く人は、種別の切り替えが必要です。被保険者証については「被保険者証とは？就職・転職・退職における健康保険や雇用保険について解説」にて、詳しく解説しています。

2.社員証や社章

社員証や社章など身分を証明するものも、退職手続き時に返却しましょう。退職した社員が社員証を持ったままだと、セキュリティ面での深刻な問題に発展する恐れがあるからです。取引先の入館証などが手元にある場合も、忘れずに返却する必要があります。

3.自身と取引先の名刺

自身の名刺だけでなく、取引先の名刺も返却対象です。前職で得た取引先の情報を利用し、転職先で営業活動を行うことを防ぐ目的があります。円満に退職するためにも、得た情報はすべて退職手続きの際に手放しましょう。

4.払い戻し可能な通勤定期券

通勤用の定期券を現物支給されていた場合は、退職する際に返却が必要です。ただし、有効期限まで残り1ヶ月を切っており、払い戻しが不可能な場合は返却しなくても良いケースがあります。事前に手続き方法を確認しておきましょう。

5.業務で使用していたデータやマニュアル

業務で使用していたデータは、種類によって対応方法が異なります。業務で社内システムのパスワードを使用していた場合は、必ず後任者へ引き継いでおきましょう。会社から支給されていたUSBメモリは、退職日までに確実に返却します。個人の判断でデータを削除すると、業務の遂行や引き継ぎが困難になってしまう恐れがあるため、事前に確認したうえで対応しましょう。社内文書のほか、マニュアルも大切な資産なので、データ・紙面を問わず返却するのが基本です。

6.そのほか業務で使用していた備品

業務で使用していた備品も会社に返却しましょう。会社から支給された携帯電話やパソコンはもちろん、経費で購入した文房具なども会社の所有物です。トラブルを避けるためにもすべて返却するのが無難といえます。判断に迷う備品がある場合は、上司に確認すると良いでしょう。

退職手続きにおける会社からの受領物のチェックリスト

退職手続きでは、会社から受け取らなければならないものも複数あります。チェックリストで確認しておきましょう。

退職日までに受け取れるもの

退職日までに受け取れるものは「退職証明書」「年金手帳」「雇用保険被保険者証」の3つです。

退職証明書

退職証明書とは、退職した事実を証明するための書類のこと。退職者から申請があった場合に会社から発行されます。転職における手続きの際に必要な場合や、離職票が届くまでの代わりとして使用したい場合は、退職日までに発行申請をしておくのがおすすめです。退職証明書の詳細は「退職証明とは？いつもらえる？パートやアルバイトでも発行される？」のコラムで確認してください。

年金手帳

年金手帳を会社に預けている場合も、退職日までに受け取る必要があります。年金手帳は、転職する際や年金種別の切り替え手続きを行う際に必要です。もし手元にも会社にもない場合は、近くの年金事務所で再発行申請を行いましょう。なお、会社で厚生年金基金にも加入していた場合は、加入歴を証明できる厚生年金基金加入員証の受け取りも必要です。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、従業員が雇用保険に加入した際にハローワークから事業主へ発行される証明書です。雇用保険被保険者証の発行後、従業員本人に配布する企業もありますが、会社で保管している場合は退職日までに受け取っておきましょう。雇用保険被保険者証は転職先に入社する際、雇用保険再加入の手続きを行うために必要です。

退職後に会社から受け取る書類については「退職後の必要書類を一覧でチェック！手続きをスムーズに行うポイントとは？」にて、詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてください。

退職後に送付されるもの

「離職票」や「源泉徴収票」は、退職日以降に送付されます。「健康保険資格喪失証明書」も、保険証の返却後に発行が可能です。到着にかかる日数を考慮したうえで、手続きのスケジュールを立てておくと良いでしょう。

離職票

離職票は、ハローワークで失業保険の申請手続きをする際に提出する書類です。転職の予定がない人や、ブランクができる人は確実に受け取る必要があります。退職後、離職票が会社から届くまでの目安は10日前後です。

もし退職から2週間経っても届かない場合は、元職場の担当者に確認しましょう。自分で催促するのが難しい場合は、ハローワークに連絡して発行を促してもらえます。

源泉徴収票

源泉徴収票は、退職年の1月1日から退職月までの給与額と、所得税の支払額が明記された書類です。通常、退職日から1ヶ月以内に発行されます。転職先での年末調整や、同年内に再就職しない場合の確定申告手続きで使用するので、忘れずにもらっておきましょう。

健康保険資格喪失証明書

健康保険資格喪失証明書とは、退職などにより健康保険の被保険者資格を喪失したことを証明する書類です。会社の健康保険を脱退して国民健康保険に加入したり、退職後に任期継続被保険者として会社の健康保険に加入し続ける場合に使用します。

健康保険証の返納後、会社が資格喪失手続きを完了した時点から発行が可能です。会社側で証明書の発行手続きがされない場合は、年金事務所で申請しましょう。通常は申請から3日以内に発行されますが、状況によっては1週間以上要する場合もあります。

退職手続きの際に会社とやり取りする書類は「退職手続きに必要な書類とは？用意する方法や提出のタイミングを解説」でも紹介しているので、ご一読ください。

退職後に行う公的手続きチェックリスト

退職後に転職の予定がない人が行うべき公的手続きのチェックリストを紹介します。チェックリストに沿って、退職後の手続きも確実に進めましょう。

1.健康保険に関する手続き

退職したら、健康保険に関する手続きを必ず行いましょう。手続きの種類は以下の3つです。

• ・国民健康保険に加入する
  ・退職前の健康保険を任意継続する
  ・家族の健康保険の扶養に入る

国民健康保険の手続きをする期限は退職日の翌日から14日、任意継続は20日以内と決まっています。手続きをしないままだと、病院を利用した際に医療費を全額自己負担しなければならない可能性があるため、退職したらすぐに手続きを行いましょう。

国民健康保険の加入方法は「退職後に健康保険に入らない選択肢はある？加入方法や必要手続きを解説」にて、詳しく解説しています。

2.年金の切り替え手続き

退職後、転職しない場合は以下の2通りから年金の切り替え先を選びます。

• ・国民年金へ切り替える
  ・家族の厚生年金の扶養に入る

国民年金の手続き期限は、国民健康保険と同様に退職日の翌日から14日以内です。年金の支払いが困難な場合は、猶予制度や免除制度の利用を検討してみましょう。国民年金の加入方法を詳しく知りたい方は「国民年金の手続きはどこで行う？仕組みや保障について解説！」にて、解説しています。ぜひ、参考にしてください。

3.失業保険の申請手続き

失業保険の申請手続きは、ハローワークで行いましょう。ハローワークで求職申し込みを行い、条件が満たされていることが確認できると受給資格が得られます。自己都合で退職した場合は、7日間の待機期間と2ヶ月間の給付制限期間を終えたあとに支給されるのがルールです。

退職後に失業保険の手続きをする流れは「退職後の手続きは？ハローワークでの失業保険の受給条件や給付までの流れ」で詳しく解説しています。あわせて目を通しておきましょう。

そのほか、退職後の公的手続きの進め方は「退職後の手続きは何をする？期限や順番、必要書類を分かりやすく解説！」で詳しく紹介しているので、ご一読ください。

限られた時間の中で退職手続きを効率的に進めたい方は、ぜひハタラクティブをご利用ください。ハタラクティブは、若年層の支援に特化した転職エージェントです。専任のアドバイザーが、一人ひとりに最適な転職を実現できるようお手伝いします。求人紹介や選考対策はもちろん、企業とのやり取りもすべてアドバイザーが代行するので、退職前の忙しい時期でも安心です。第三者のサポートを受けながら、円満退職や転職の成功を目指したい方は、お気軽にご相談ください。

退職の手続きに関するFAQ

退職時の手続きについてよくある相談や質問に回答します。

退職手続きが面倒くさいです…。

退職手続きは書類の作成に手間がかかったり、引き継ぎ事項を整理したりと大変な作業が多いので、面倒と感じることもあるでしょう。しかし、手続きを確実に済ませておけば、新しいスタートを切りやすくなります。転職先での手続きや雇用保険の受け取りをスムーズに行うためにも、確実に対応しておきましょう。転職時に必要な書類も知りたい方は「転職時の必要書類とは？会社へ提出・返却する際のマナーについても解説」のコラムを参考にしてください。

退職手続きは会社側から進めてもらえる？

退職手続きで必要な提出書類や、返却しなければならない物は、会社側から指示されることが多いでしょう。しかし、退職証明書など自ら申請しなければ受け取れない書類もあります。「退職後の手続きは何をする？期限や順番、必要書類を分かりやすく解説！」のコラムも参考に、退職手続きでのやることリストや必要な書類の一覧を確認しておきましょう。自ら用意する必要がある書類は、早めに申請するのがおすすめです。

退職手続きを忘れたらどうなりますか？

退職手続きの中でも健康保険や年金の切り替え、失業保険の申請等を済ませなければ自分にとって不利になる可能性があります。具体的なリスクについては「退職後の手続きを忘れたらどうなる？失敗を回避するための方法を紹介」で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

退職後の手続きのうち役所で行うものは？

退職後に転職の予定がない場合は、市区町村の役所で健康保険への切り替えや、国民年金への加入申請が必要です。退職時期や再就職するまでの期間によっては、税金の手続きが必要になる場合もあります。詳細は「退職後に市役所の手続きでやることは？必要書類や持ち物も解説」のコラムで確認しておきましょう。