学校の事務員とは？仕事内容や働くメリット、向いている人の特徴を解説

学校の事務員に興味があるものの、「具体的な仕事内容を知らない」という方もいるでしょう。学校の事務員は資料作成や経理の仕事に加え、生徒の募集に関する業務や学校の設備や授業の運営などの業務を行います。
このコラムでは、学校の事務員のなり方や仕事内容、向いている人の特徴、応募する際のポイントなどをまとめました。自分の能力や性格が業務にマッチしているかを判断するときの参考にしてみてください。

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学校の事務員とは？

学校の事務員とは、教育機関や学校法人で働く「学校事務職員」のことです。小中学校や高等学校、大学、専門学校などに配置されます。学校の事務員は、生徒や保護者だけでなく、市役所の職員や地域住民など、さまざまな人に対して学校を代表して対応します。学校の事務員の対応次第で学校の印象や評判が左右されることも考えられるでしょう。

学校の事務員になるには？

学校の事務員を目指す場合、国公立学校の事務員になるか、私立学校の事務員になるかで就職方法が異なります。以下では、学校の事務員になる方法を解説するので、ぜひチェックしてみてください。

公立学校の事務員になるには

公立学校の事務職員は、地方公務員に該当します。公立学校の事務員になるには、地方公務員採用試験への合格が必要です。学校事務の試験区分は都道府県によって異なり、「学校事務」「教育事務」「小中学校事務職員」などに分類されています。

学校の事務員の定数

文部科学省の「公立小中学校等の学級編制及び教職員定数の仕組み」によると、義務教育機関における学校事務職員の標準定数は、「4学級以上は1名配置」「小学校27学級以上、中学校21学級以上で複数配置」と定められています。同じ公立の学校でも、学校の規模によって、事務員の人数は異なるでしょう。

参照元
文部科学省
新しい時代の初等中等教育の在り方特別部会（第6回）会議資料

国立大学の事務員になるには

国立大学の事務員を目指す場合、国立大学法人等職員採用試験を受験するのが一般的です。1次試験と2次試験に分かれており、試験対策は必須といえるでしょう。また、大学によっては独自の採用試験を行っている場合もあります。

大学職員のなり方については、「大学職員の採用倍率は高い！？傾向や国立と私立の違いを解説」のコラムで詳しく解説しているので、あわせてご確認ください。

私立学校の事務員になるには

私立学校の事務員を目指す場合、学校ごとに定められている選考に通過する必要があります。独自の採用試験を受けなければならない可能性もあるため、応募前に選考の流れを確認することが大切です。私立の学校事務の選考への応募は、一般的な会社への就職と同じように、学校のホームページや求人サイトから申し込めます。

学校の事務員の仕事内容

学校の事務員の主な仕事内容は、一般企業の事務職と同じような事務作業全般です。さらに、学校事務ならではの業務として授業のサポートや生徒とのやり取りも担当します。下記で学校の事務員が担う仕事について確認してみましょう。

1.資料の作成や発行

学校の事務員が担当する仕事として、書類の作成や発行といった業務が挙げられます。主な業務は以下のとおりです。

• ・各種証明書の発行
• ・各種書類、文書の作成
• ・書類のコピー
• ・勤怠管理

作成する書類は期日が定められているものもあるため、正確に処理しながら対応する必要があります。生徒・保護者向けのお便りを発行したり、入学・転校・退学にともなって学籍管理をしたりするのは、学校の事務員ならではの仕事といえるでしょう。

2.経理や会計

学校の予算管理や教職員の給与計算なども学校の事務員の仕事の一つです。経理や会計の作業では、以下のような業務に取り組みます。

• ・新年度の予算申請
• ・経理業務（伝票処理、給与計算など）

業務が分担されている大規模な組織の学校では、経理課としてお金の管理を行います。小中規模の学校では、ほかの業務と兼務しながら伝票処理や決算処理なども担当するようです。

3.生徒の募集に関する業務

学校によっては、学校の事務員が生徒の募集を行うこともあります。生徒の募集は、一般企業であれば「広告」や「人事」の業務に該当するため、一般事務では携わる機会が少ないでしょう。

• ・願書の受付
• ・広報業務（Webサイトの更新や印刷物の作成など）

特に、大学や専門学校では、「入学に関する資料の送付」「学校案内のポスター作成やWebサイトの管理・運営」「オープンキャンパスや説明会の準備・運営」などの業務を学校の事務員が担当することがあります。

4.授業運営のサポート

教員が授業を円滑に進めるため、縁の下の力持ちとしてサポートするのが学校の事務員の役割です。主に以下のような業務も担当します。

• ・備品の管理や購入
• ・教室の管理

授業で使う備品を購入したり、設備に不具合があれば修理したりすることもあります。また、授業で備品を使用する際に、教員のサポートに入ったり、スムーズに授業を進められるよう教室の準備をしたりすることもあるでしょう。

5.窓口業務

窓口に配置されている学校の事務員は、人と接する機会が多いのが特徴です。具体的には、以下のような業務を任されます。

• ・窓口の受付業務
• ・電話やメールの対応
• ・学生の対応
• ・来客の対応

学校の事務員は、生徒や保護者、入学希望者など、さまざまな人からの問い合わせに対応します。窓口だけでなく、電話やメールでの対応もあるため、的確に物事を伝えるコミュニケーション能力が求められるでしょう。

学校の事務員の1日の流れ

この項では、学校の事務員の1日のスケジュール例をご紹介します。学校事務の仕事に就いたらどのように働くのかをイメージしながらご覧ください。

上記のスケジュールはあくまでも一例です。出退勤の時間や仕事内容は、勤める学校によって異なります。窓口の対応時間は学校側で決められているため、仕事とプライベートを両立しやすい職種といえるでしょう。

学校の事務員の給料はどのくらい？

学校の事務員の給料は、勤める学校によって異なります。公立の学校に勤めるか、私立の学校に勤めるかによっても違いがあるでしょう。以下で、学校の事務員の平均年収をご紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

平均年収

厚生労働省が提供する職業情報提供サイト（日本版O-NET）の「学校事務」によると、学校事務の平均月収は20万6,000円、平均年収は478万3,000円となっています。こちらのデータは学校事務が含まれる職業分類の統計のため、学校事務にのみ特化した数値ではありませんが、学校の事務員の給料は、就職先によって差があることを理解しておきましょう。
特に、規模が小さめの学校では、比較的給与が少ない可能性も考えられるでしょう。就職の条件として給料の高さを重視する方は、私立学校や経営が安定している大規模な組織の学校を選ぶのがおすすめです。

一般的な事務職と月給を比較したい人は、「大卒に人気の事務職！平均初任給や月給は？向いている人の特徴も紹介」のコラムもご覧ください。事務職の初任給や月給をご紹介しています。

参照元
職業情報提供サイト（日本版O-NET）
学校事務

学校の事務員として働くメリット

学校の事務員として働くメリットには、教育に関わる現場で活躍できたり、スキルアップを目指しやすかったりすることが挙げられます。以下では、学校事務で感じられるやりがいやメリットをまとめました。

未経験・無資格から挑戦できる

学校の事務員の仕事は、未経験・無資格から挑戦することが可能です。未経験者歓迎の求人が出ている可能性があるため、事務職の経験がない人も挑戦しやすい仕事といえるでしょう。
ただし、学校によっては独自の採用試験を用意しているところがあるため、志望先の学校の採用試験対策を行っておく必要があります。

生徒の成長を見ながら業務に携われる

学校の事務員は生徒を指導する立場ではないものの、学生とコミュニケーションをとる機会が多いので、教育や子どもの成長に興味のある方にとってはモチベーションにつながるでしょう。学校の事務員のなかには、「生徒の卒業を見届けるのが楽しみ」という人もいます。

また、大学や専門学校、予備校の学校事務として勤務する場合、学生生活のほかにも留学や就職の相談に乗ることも。学生と向き合った分、一人ひとりの人生や成長をサポートできるため、達成感ややりがいを感じられるでしょう。

生徒や保護者の役に立てると実感できる

生徒や保護者の役に立っていると実感しやすい点も、学校の事務員として働くメリットの一つです。
たとえば、大学の学校事務なら、アルバイトや下宿先を紹介したり、就職の相談に乗ったりする場合があります。自分のアドバイスによって生徒の悩みを解決できることもあり、本人や保護者から直接感謝される機会もあるでしょう。「役立つアドバイスができて良かった」と感じられると、仕事に対するやりがいにもつながります。

小規模・中規模の学校は少人数なのでスキルアップしやすい

小中規模の学校の事務員の場合、人事や経理、窓口対応などを一人でこなすため、事務職のスキルが幅広く身に付きます。学校の事務員として働くうちに「経理の知識を深めたい」と感じたら、これまでの業務経験を活かして簿記資格を取得するのも選択肢の一つです。将来的に一般企業の「経理事務」や「総務事務」へ目指したいと考えている場合も、学校の事務員で培ってきたスキルを役立てられるでしょう。

ワーク・ライフ・バランスを実現しやすい

学校の事務員は比較的休みが取りやすく、就職先によっては学校の休みに合わせて長期休暇を取れることもあるため、比較的ワーク・ライフ・バランスを実現しやすい仕事といえます。また、学校によって長期休み中は勤務時間が短縮になる場合もあるので、仕事とプライベートの両立を図りやすいでしょう。

学校の事務員の仕事はきつい？働くデメリット

学校の事務員として働くメリットがある一方で、対応が難しい場面に直面したりクレーム対応を担当したりするなどのデメリットもあります。働くうえでのデメリットも理解したうえで、学校の事務員を目指すかどうかを判断してみてください。

生徒との距離感の保ち方が難しいことがある

学校の事務員の仕事は、生徒たちと適切な距離感を保つことも重要です。学校の事務員は、子どもたちが安心・安全な学校生活を送れるよう、環境を整える役割があります。学校に勤める職員は全生徒と平等に接する必要があるため、生徒と距離を深め過ぎるのはあまり望ましくない場合もあるでしょう。

「学校事務は楽」と誤解していると苦労する場合もある

学校の事務員はノルマが求められる仕事ではなく、残業も少なめというイメージから「楽そう」と思う人もいるかもしれません。しかし、学校の事務員として配置されているのが一人の場合、マルチに業務をこなす必要があります。
状況によっては、いじめや退学といったセンシティブな相談を受けることも。相談内容に応じて適切な対応が求められることに対し、難しさを感じる場合もあるでしょう。

行事やイベントのときは休日出勤もある

入学式・卒業式や運動会、オープンキャンパスなどは休日に開催することが多いため、学校の事務員も学校行事に合わせて休日出勤をする可能性があります。イベント前後は準備や片付けで残業が増える場合もあるようです。また、生徒がいない学校の長期休みを利用し、備品の点検や照合、出席簿の整理をすることもあります。

公立学校では定期的な異動が辛いと感じる人もいる

公立の学校では定期的な異動があり、小学校から中学校へと職場が変わることもあります。自治体によっては、小学校から高校へ異動したり、教育委員会へ配置されたりする場合もあるでしょう。「児童との関わりがやりがい」「生徒の卒業を見届けたい」という人にとって、異動は辛いと感じる場合があります。

クレーム対応をすることもある

学校でクレームやトラブルが発生したときは、学校事務が調整役として対処する場合があります。保護者や近隣住民からのクレームは、事態を大きくしないためにも慎重な対応が求められるでしょう。

学校の事務員に向いている人の5つの特徴

 

学校の事務員の仕事に向いている人の特徴には、「人と接するのが好き」「教育に興味がある」などがあります。下記で詳しくご紹介するので、これから学校事務の求人へ応募しようと考えている方は、ぜひチェックしてみてください。

1.人と接するのが好きな人

学校の事務員は、「人と話すのが好き」「子どもと触れ合うのが好き」「人の成長を見守りたい」という方に向いている可能性があります。「学校の事務員とは？」でも述べたとおり、学校事務は学生や保護者とのやり取りのほか、教職員との打ち合わせや来客対応などもあり、人と接する機会が多い仕事です。義務教育機関では、地域住民との関わりを大切にしている場合もあります。そのため、人と積極的に関わるのが好きな人に向いているでしょう。

2.人の立場に立って物事を考えられる人

周囲との調和を図れて、相手の立場に立って物事を考えられる方は、学校の事務員に向いているでしょう。学校の事務員は縁の下の力持ちとして、人を支えるのが仕事です。そのため、人の話をよく聞き、ニーズを捉える力が必要とされます。

3.正確かつ丁寧に仕事を進められる人

学校の事務員は書類作成や資料整理といった事務作業が多いため、正確かつ丁寧に業務をこなせる人が重宝されるでしょう。学校の事務員には留学生のビザ申請といった複雑な書類を扱う仕事もあります。また、教職員のスケジュール管理や経理なども、正確性が求められる仕事です。

4.教育に興味がある人

学校の事務員の職場は教育機関です。ときには進路相談を受けたり、業務のなかで専門用語が使われたりすることもあります。そのため学校の事務員は、学生の成長や教育に関心・興味のある人が向いている仕事といえます。関心のある分野で働くなら、やりがいを感じながら仕事に取り組めるでしょう。

5.幅広いスキルを磨きたい人

学校の事務員は、総務・経理・人事・広報などの業務に携わるため、オールマイティーなスキルを習得できます。より専門性を磨きたい場合は、部署ごとに仕事が細分化された大学の学校事務を目指してみるのもおすすめです。

学校の事務員は、事務職の職種のうちの一つであるため、一般的な事務職に必要なスキルを学校事務でも活かせる可能性があります。事務職に関係するスキルを知りたい方は、「事務職とは？種類や仕事内容を解説！向いている人の特徴も紹介します」のコラムもあわせてご一読ください。

学校の事務員に求められるスキル

ここでは、学校の事務員に求められるスキルをご紹介します。前述したように、公立の学校の事務員になるには公務員試験に合格する必要がありますが、それ以外でも止められるのは、「コミュニケーション能力」や「スケジュール管理能力」、「傾聴力」などが挙げられるでしょう。

1.コミュニケーション能力

学校の事務員として働くには、コミュニケーション能力が重要です。学校の事務員は、生徒や保護者、市役所の職員など、さまざまな人と関わります。オープンキャンパスや学校案内では、窓口の対応が学校のイメージにつながることも。ときには、苦手な人と関わらなければならないこともあるでしょう。窓口業務を円滑に進めるためにも、人と上手に付き合う能力が必要とされます。

2.WordやExcelといった基本的なパソコンスキル

学校の事務員は、書類作成や経理処理、労務管理などをパソコンで行います。学校の事務員は未経験者を歓迎している場合があるものの、パソコンの基本的な操作は理解しているのが望ましいでしょう。パソコンスキルや一般事務の経験があると、選考で優遇される可能性もあります。

3.スケジュール管理能力

学校の事務員の仕事を滞りなく進めるには、スケジュールの計画・調整をしながら業務を進める力が必要です。小規模の学校では、一人で経理や総務、人事などを兼任する場合があるため、無計画に進めると業務に支障がでる恐れがあります。
教職員に提出してもらう書類も多いので、提出期限に合わせてリマインドし、自分以外のスケジュールも管理できるとスムーズに業務を進めやすいでしょう。

4.傾聴力

学校の事務員の仕事は、奨学金や就職活動の相談など学生の話を聞く機会が多いので、傾聴力が求められます。相手の話を聞き、親身になって相談に乗ることが大事です。相談に耳を傾けながら、学生一人ひとりに合ったアドバイスができる人は、学校事務の現場で活躍できるでしょう。

5.事務処理能力

学校の事務員の仕事は、事務処理をスピーディにこなす必要があります。入学金や学費、履修届、奨学金などの手続きの締め切り前には、学生が窓口に殺到することも。万が一、事務処理の対応で手違いがあった場合、入学取り消しなど学生に影響を及ぼす可能性があります。
一人で対応しなければならない場面でも、ミスすることなくスピード感を持って業務をこなすことが求められるでしょう。

学校の事務員として働く際に役立つ資格

 

学校の事務員として働く際に役立つ資格には、「MOS」「日商簿記」などが挙げられます。以下で詳しく解説するので、学校の事務員を目指す際の参考にしてみてください。

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）

学校の事務員はパソコンを使用して作業する傾向にあるため、WordやExcelなどのパソコンスキルを証明できるMOSの資格が役立つ可能性があります。学校によっては採用試験の際にWordやExcelの実技試験を行う場合もあるため、資格を取っておいても損はないでしょう。

日商簿記2級以上

学校事務の仕事に役立つ資格として、日商簿記も挙げられます。学校の事務員の仕事では経理に関する業務も行うため、日商簿記2級以上の資格を持っていると就活の際に有利になりやすいでしょう。また、日商簿記2級以上であれば実務に使える知識を得られるため、入社後もスムーズに業務をこなせるようになります。

TOEIC

英語を使用する学校や留学生が多い教育機関など、語学力を求められる職場で働く場合は、TOEICで高得点を取っていると就職で有利になりやすいでしょう。学校の事務員に語学力を求める学校では、教職員や生徒に外国の方がいる場合もあります。ある程度英語を話せると、業務上でのコミュニケーションもスムーズに行えるでしょう。

事務職に有利な資格は、「大学中退後に事務職を目指すには？必要なスキルや就職成功のコツを解説」でも紹介しているので、あわせてご覧ください。

学校の事務員の志望動機を書く3ステップ

ここでは、学校の事務員の志望動機を書くときのコツを3ステップでご紹介します。以下で詳しく解説しているので、学校の事務員の志望動機で悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

1.教育業界を志望する理由を書く

学校の事務員の志望動機では、「なぜ教育業界を選んだのか」を明確にすることが大切です。事務職はどのような業界にもあるため、「事務の仕事がしたい」という理由だけでは不十分でしょう。
たとえば、「教育が変われば社会も変わると考えたため」「自分自身が教育によって成長できたと実感しているから」などのように、教育業界に特化した志望動機が評価されます。

2.応募先の学校を志望する理由を書く

学校の事務員には、高校や大学、専門学校など、さまざまな就職先があります。そのなかから応募先の学校を選んだ理由を明確にしましょう。

応募先の学校について詳しく調べるときは、学校のWebサイトや校長先生のインタビュー記事などを見るのがおすすめです。学校の教育方針や理念などが確認できるだけでなく、熱意の伝わる志望動機の作成や、自分と相性の良い学校を見つけるためにも役立ちます。

3.学校の事務員を志望する理由を書く

学校の事務員という職種を志望する理由を、職場で活かせる自身の強みとあわせて説明するのがおすすめです。自分の強みをアピールすることで、採用担当者に学校の事務員になった後の活躍を想像してもらいやすくなります。
たとえば、「販売職のアルバイトで培ったコミュニケーション能力を活かし、自分と同じように教育によって成長実感が得られる子どもを増やしたい」のように伝えると、好印象を与えられるでしょう。

「志望動機はなぜ聞くの？企業側の意図と書き方を知ろう」のコラムでは、志望動機のNG例をご紹介していますので、書類作成や面接準備の際に確認してみてください。

アンケート調査対象の正社員のうち約27％が事務職

ハタラクティブの調査「若者しごと白書2024」によると、正社員が就業している職種で一番多いのは「事務職」で27.1％でした。調査対象の正社員のうち、およそ4人に1人が事務の仕事をしていることが分かります。

引用：ハタラクティブ「若者しごと白書2024（01 就業状況について）（p.4）」

なお、同調査では、フリーターが現在就業している職種を調べたところ、事務職の割合は11.1%でした。フリーターとして事務の仕事をしている人の割合と、正社員として事務の仕事をしている人の割合に差があることが分かります。

参照元
ハタラクティブ
若者しごと白書2024

学校の事務員の求人に応募するときのポイント

学校の事務員の仕事は未経験・無資格でもチャレンジできるうえ、アルバイトやパートの募集もあるため求人も探しやすい職種です。この項では、学校の事務員の仕事に挑戦するときのポイントをご紹介します。

未経験・無資格の場合は前向きにチャレンジしてみる

学校の事務員の仕事に必須となる資格はありません。学校の事務員の求人の多くが経験不問で応募できる傾向にあります。そのため、学校の事務員に興味がある方は、事務職経験がない場合にも前向きにチャレンジしてみるのがおすすめです。特に、派遣やアルバイトなら経験不問・未経験歓迎の求人も見つかりやすいでしょう。

「事務員は未経験から目指せる？業務内容と求められるスキルをチェックしよう」のコラムでは、未経験から事務職を目指す人に向けて、持っておくべきスキルや評価されやすい資格についてご紹介。未経験から事務職への就職・転職を検討している人は、ぜひご覧ください。

選考で有利になる資格を取得する

前述のように、学校の事務員になるために専門スキルは必須ではありませんが、業務に役立つ資格があると選考で有利になる可能性があります。

語学力を応募条件としているところなら、高得点のTOEICが評価されやすいでしょう。また、未経験からの挑戦に不安を感じる方は、一定のパソコンスキルを証明する「MOS」や、ビジネスマナーを証明する「秘書検定」などを取得するのがおすすめです。

正社員という雇用形態にこだわらず経験してみる

学校の事務員は事務職のなかでも人気が高い職種です。特に大学の学校事務は正社員の求人に応募者が集中する傾向があり、内定獲得のハードルが高いと感じる方もいるでしょう。
このような場合は、契約社員やアルバイトなど、正社員以外の雇用形態まで応募範囲を広げてみるのも一つの手。実務経験を積んだのちに正社員を目指す道もあるので、ひとまず学校の事務員の業務を経験してみるのもおすすめです。

また、一般事務の経験者が学校の事務員へ転職するパターンもあります。事務職の経験がある分、学校の事務員へ転職したときも業務をスムーズに行えるため、即戦力として採用される可能性が高いでしょう。

「学校の事務員の求人の探し方が分からない」「志望動機を書くのが難しい」という方は、就職・転職エージェントのハタラクティブへご相談ください。
ハタラクティブは、フリーターや第二新卒、既卒などの若年層に特化して就職支援サービスを提供しています。未経験歓迎・経験不問の求人が豊富なのが特徴です。カウンセリングでは、プロのキャリアアドバイザーが一人ひとりの希望を丁寧にお聞きするので、「自分に向いている仕事を探せるか不安…」といったお悩みをお持ちの方も安心して就職・転職を進められるでしょう。

自己分析や書類作成、面接対策のサポートのほか、所要時間1分程度でできる適職診断もご用意しています。サービスはすべて無料ですので、一人での給食活動に不安を感じている方は、ぜひお気軽にご登録ください。

学校の事務員に関するお悩みを解消するQ＆A

学校の事務員のなり方や就職後のキャリアについてお悩みの方もいるでしょう。ここでは、学校の事務員に関する疑問をQ＆A方式で解消します。

学校の事務員になるには大学を卒業する必要がある？

私立の学校の事務員を目指す場合には、大卒であることが求められる可能性もあります。公立の学校の事務員を目指す際には、大学を卒業していることは求められないものの、公務員試験に合格する必要があるでしょう。志望先の学校によって選考対策や就職方法は異なるため、事前に確認しておくことが大切です。
学校の事務員になる方法については、このコラムの「学校の事務員になるには？@」をチェックしてみてください。

学校事務で管理職を目指せる？

学校事務も管理職になることは可能です。勤続年数や昇進試験によって、主任などの役職を目指せるでしょう。事務職としてのキャリアプランを考えたい方は、「事務職のキャリアプランの立て方は？作成方法や面接での答え方の例文を紹介」のコラムを参考にしてみてください。

国立大学の事務員になるには？

国立大学法人等職員採用試験を通過するのが一般的です。一次試験は北海道、東北、関東甲信越、東海・北陸、近畿、中国・四国、九州の各地区で行われ、合格した人のみが二次試験に進む流れです。大学によっては、独自の試験での採用を行っている場合もあります。
国立大学は人気が高く、内定獲得のハードルは高いでしょう。詳細は、「大学職員の採用倍率は高い！？傾向や国立と私立の違いを解説」で解説していますので、ご覧ください。

学校の事務員に部署移動はある？

勤める学校の規模によっては、部署異動もあるようです。また、公立学校の場合は数年に一度の転勤があるでしょう。複数のキャンパスを持つ大学でも、転勤になる可能性があります。
「部署異動が行われる理由とは？希望したい場合や拒否できるかどうかも解説」で触れている民間企業の部署異動についての解説は、学校の事務員にも通ずる内容なので、参考にしてみてください。

事務職の経験がなくても学校の事務員になれる？

経験不問・未経験歓迎の求人が多い傾向のある派遣やアルバイトが就職しやすいでしょう。選考では、自分の強みをうまくアピールし、入社後の活躍を採用担当者に想像してもらうことが大切です。
若年層向けの就職・転職エージェントのハタラクティブでは、未経験者の求職活動をサポートしていますので、ぜひご相談ください。