退職を上司にどう伝えるべき？円満退社するコツ

「退職意思を上司に伝える方法が知りたい」と考える方もいるでしょう。今までお世話になった会社を退職する際、できることなら円満に退社したいと思うもの。円満退社を目指す場合は、「直属の上司に一番先に伝える」「繁忙期を避ける」といったポイントを押さえることが大切です。このコラムでは、退職意思を上司に伝える際の基本的なマナーを紹介。また、円満に退職するコツをまとめています。

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退職を上司に伝える流れ

退職意思は、直属の上司に1番はじめに伝えるのがマナーです。以下では、退職の意思を上司に伝える際の流れやポイントを紹介しています。

上司が伝えるまで同僚やほかの社員には話さない

まずは直属の上司に報告し、退職の手順を確認したあと、組織全体に伝えてもらうようにしましょう。仲が良いからといって、同僚などに先に話してしまうと、そこから上司や人事などほかの人に伝わってしまうことも。不信感や誤解を招く結果になりかねないため、先に話さないようにします。

退職意思はほかの人がいない場所で伝える

退職交渉を行う場合には、会議室などほかの社員に話を聞かれない場所で行うのがポイントです。「今お時間よろしいですか」「お話があるのですが」などと声を掛けて、個室に移動してから改めて退職意思を伝えましょう。また、退職意思は対面で伝えるのが一般的です。特別な事情がない限り、電話やメールで伝えるのは避けましょう。もし、電話で退職意思を伝えたい場合は「仕事を辞めるとき、電話で退職の意思表示はOK？」のコラムで、伝えるタイミングや例文などを紹介しているので参考にしてみてください。

事前にアポイントをとっておく

上司とのタイミングが合わないなどの事態を避けるためには、事前にアポイントをとるのが良いでしょう。「相談したいことがあるので、本日（明日）の◯時頃、お時間いただけますか」と声をかけておけば、業務に支障なくスムーズに話を進めることができます。また、業務の都合上、なかなか上司と会えない場合には、メールなどでアポイントを取るのもおすすめ。その際は、相手が身構えてしまわないよう、「今後のことで相談したい」など、退職を匂わせるような言い方をするのは避けた方が無難です。

退職意思を上司に伝える時期は？

退職意思を上司に伝えるときは、退職したい日の1〜3ヶ月前に報告するのが一般的です。ただし、企業によっては、「退職するときには◯日前までに報告する」と定められている場合もあるため、事前に就業規則を確認しておきましょう。また、退職時期を決める際には、引継ぎや後任探しなどにかかる時間や、繁忙期などに配慮すると、退職交渉をスムーズに進めることができます。前もって上司に相談しておけば、新しい人を採用したり、今後の人事を考慮したりなど、会社側にも余裕ができるでしょう。できる限り会社側に迷惑がかからないよう配慮すれば、会社側も退職をサポートしてくれることが多いようです。

円満退職するためのコツ

仕事を退職するとき、最後まで気持ちよく働きたいと思う方が多いでしょう。特に転職先の企業が同じ業界や職種の場合、退職した会社と今後も関わる可能性があるため、円満退社を目指すのがおすすめです。以下では、会社を円満に退職するコツを紹介しています。

最後までしっかり職務を全うする

いくら退職するからといって、横暴な態度を取ったり、仕事の手を抜いたりすると、周りに不信感を与える恐れがあります。最後まで気を抜かず、自分の仕事を全うするようにしましょう。また、退職後の業務に支障が出ないよう、引き継ぎをしっかりするのも大事なポイント。引継ぎは口頭だけでなく、文書に残すようにしておきましょう。「後任者も企業も安心！スマートな仕事の引き継ぎ方とは」では、引継ぎの流れやポイントについて紹介しているので、参考にしてみてください。

退職理由に会社の不満を伝えるのは避けよう

退職理由として職場への不平不満を伝えるのは避けるようにしましょう。上司に不信感を与えるほか、「給与・休みが少ない」などの理由を伝えると、「今後改善するから」などと引き留められて、退職交渉が進まない可能性もあります。退職交渉を円滑に進めるには、本当の理由は何であれ、相手が気持ちよく送り出してあげたいと思えるような理由を伝えるのが良いでしょう。特に「◯◯に興味があり、それに関連する仕事につきたい」「新しいことに挑戦したいと思っている」など、ステップアップを目指した前向きな理由を伝えるのがおすすめです。退職理由を上手く伝えられる自信がない場合は、「退職理由は正直に言うべき？上司や面接官への上手な伝え方を紹介」でも、退職理由の伝え方を紹介しているので、参考にしてみてください。

感謝の気持ちを伝える

上司をはじめ、同僚や取引先など、お世話になった人に感謝の気持ちを伝えるのを忘れないようにしましょう。万が一、強く引き止められた場合でも慌てずに、感謝と謝罪の気持ちや退職する意思は変わらないことを伝えます。誠実に対応することができれば、スムーズに退職することができるはずです。

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