受付の仕事内容とは

更新日2024/03/13

◆企業のイメージを左右する来客対応

受付は事務的に来客を案内すれば良いというわけではなく、思いやりを感じさせる対応で企業のイメージアップを図る役割が期待されます。

活躍の舞台は企業のほかにデパートやショールーム、アミューズメント施設や駅のインフォメーション、複合オフィスの受付などさまざまですが、いずれの場でも感じの良い笑顔と丁寧な対応が必須です。

企業の受付では、定期的に来訪される方の名前や企業名を覚えるのも仕事の一つ。相手が名乗る前に「〇〇様」と声かけをすると印象が良くなり、企業のイメージアップにもつながります。

受付にはアポイントなしの急な来客や飛び込みの営業マンが訪れることも多いため、予想外の来客にも柔軟に対応する判断力が大切です。また、一度に多くの方が来訪される場面がありますが、その際にも一人ひとりへの対応がおざなりにならないよう丁寧な姿勢を意識する必要があるでしょう。事前に大勢の来客があることが分かっている場合は、関連する部署にサポート頼む場合もありあます。

最近ではセキュリティに対する意識が高まっているので、来訪者の記録や身分証の確認といった業務も増えているようです。職場によってはお客様用のトイレ、会議室の清掃などが業務に含まれるところもあります。

受付は企業や施設のイメージを左右するポジションにあるので、清潔感のある身だしなみや正しい言葉遣いを身につけるのも仕事のうち。お客様に対して失礼にならないように、マナーの徹底が求めれる職種です。

◆パソコンを使った業務があり、基本スキルは必須

受付というとカウンター越しに来客とやり取りするイメージがありますが、来客の少ない時間帯には事務的な作業が発生します。来訪者のデータを整理したり会議室や応接室のスケジュール管理をしたりする仕事があるので、エクセルやワードの基本操作は覚えておく必要があるでしょう。職場によっては内線表の作成といった業務が発生することもあり、高度なスキルは求められないものの、表作成や文章作成といった基本スキルは多くの職場で必須条件となっています。

また、パソコンスキル以外に英語などの語学ができると外国人のお客様に対応でき、仕事の幅が広がります。最近では、英語のほかに中国語の需要が伸びているよう。受付の仕事で身につくホスピタリティはほかの分野でも大きな強みとなるため、受付で経験を積んだ後、秘書や一流ホテルなどにキャリアアップする方が多いようです。

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